Kind: captions
Language: id
Zaman yang terus bergerak,
sambut dengan penuh semangat.
Saatnya kita melangkah.
Hadapi segala tantangan.
Tingkatkan setiap kompetensi
untuk pelayanan berdampak.
Bersama ASN
belajar.
Ciptakan SDM unggul berprestasi
selalu inisiatif dan kolaboratif
untuk inovasi yang berkelanjutan.
menjadi ASN berakhlak mulia.
Siap menyongsong Indonesia emas.
ASM
belajar wujudkan
pemerintahan
berkelas dunia. Satukan tekad pantang
menyerah
jadi ASN getar berkualitas.
Amen. belajar wujudkan
perintah
kelas dunia
tekad pantang menyerah
jadi AS berkualitasku
[Musik]
belajar
[Musik]
เฮ
[Musik]
Asalamualaikum warahmatullahi.
wabarakatuh. Selamat pagi sobat ASN.
Bagi Anda yang tengah menyaksikan acara
ini, yang sudah bergabung melalui
platform Zoom meeting ataupun yang
tengah menyaksikan melalui live YouTube
BPSDM Jatim TV. Senang sekali kembali
menyapa Anda semua. Saya Lukman Ali
tentunya dalam acara webinar ASN Belajar
seri 22 tahun 2025. Pengelolaan arsif
digital dan bagaimana autentikasinya.
Persembahan spesial dari Korpu SDGIS
BPSDM Provinsi Jawa Timur. Sahabat SN,
sebagaimana yang kita tahu pesatnya
perkembangan teknologi digital saat ini
tentunya menjadikan arsip digital
menjadi salah satu komponen yang penting
dalam sebuah birokrasi utamanya untuk
kepentingan pengambilan keputusan
kemudian evaluasi program hingga
bagaimana pertanggungjawaban dari sebuah
birokrasi tersebut. Namun pada
praktiknya sendiri kita ketahui
bahwasanya ASN ini masih minim sekali
kesadaran terkait dengan prinsip
pengarsipan digital yang benar. Dan juga
kita ketahui bahwasanya ada beberapa
masalah yang seringki timbul seperti
masalah-masalah terkait duplikasi data
ataupun terkait dengan hilangnya
informasi penting. Nah, melalui webinar
ASN Belajar seri 22 kali ini kita akan
belajar dan berbagi banyak sekali
insight. Salah satunya adalah terkait
dengan pengelolaan arsif secara digital
yang sesuai dengan standar nasional dan
juga internasional dan bagaimana cara
kita bisa menjamin integritas dan
keabsahan dari dokumen elektronik.
Selengkapnya akan kita pelajari dalam
webinar ASN belajar seri 22 tahun 2025.
[Musik]
Baik, Sobat ASN, untuk memulai webinar
ASN Belajar seri 22 pada pagi hari ini,
terlebih dahulu mari kita simak opening
speech yang kali ini akan disampaikan
oleh Dr. Ramlianto, SPMP selaku Kepala
BPSDM Provinsi Jawa Timur.
[Musik]
Asalamualaikum warahmatullahi
wabarakatuh. Salam sehat dan salam
sejahtera untuk kita semua. Sobat ASN di
seluruh tanah air, selamat bertemu
kembali dalam webinar series ASN
Belajar, sebuah wahana pengembangan
kompetensi ASN persembahan Jatim
Corporate University Badan Pengembangan
Sumber Daya Manusia Provinsi Jawa Timur.
Hari ini, Kamis tanggal 12 Juni 2025,
ASN belajar telah memasuki seri ke-22.
Sebagai bentuk terima kasih kami, kami
selalu berkomitmen sekaligus terus
berikhtiar untuk menyajikan topik-topik
pengembangan kompetensi yang menarik,
kekinian, dan tentu berdampak secara
nyata terhadap peningkatan kompetensi
dan kinerja aparatur sipil negara di
Indonesia.
Sobat ASN, hari ini ASN Belajar seri
ke-22 tahun 2025 ini menyajikan salah
satu topik yang akhir-akhir ini menjadi
perbincangan hangat di banyak kalangan
masyarakat, yakni terkait keaslian
sebuah dokumen.
Sehubungan dengan hal tersebut, kata
autentisitas saat ini menjadi diksi yang
luas digunakan. mengacu pada jaminan
bahwa sebuah dokumen adalah asli dan
tidak asli atau telah diubah dan
dipalsukan, terlebih lagi di era
teknologi informasi saat ini. Dikenal
juga kemudian penggunaan istilah
integritas dokumen atau arsip yang
berarti dokumen tersebut tidak mengalami
perubahan, manipulasi atau penggantian
setelah diciptakan.
Karena hal ini sangat menarik untuk kita
elaborasi di dunia birokrasi, maka ASN
Belajar seri ke-22 tahun 2025 ini
mengangkat topik pengelolaan arsip
digital. Bagaimana autentikasinya.
Nah, sudah menjadi tradisi akademik
dalam ASN Belajar bahwa topik menarik
ini akan kita bahas secara intensif dari
beragam perspektif bersama para
narasumber yang sangat kompeten di
bidangnya.
Sobat ASN di seluruh tanah air, di balik
setiap keputusan besar tersimpan catatan
yang membingkai cerita.
Di balik setiap kebijakan terdapat
dokumen yang menyusun sejarah.
Akhirnya kita sadar arsip bukan sekedar
dokumen diam. Ia adalah denyut kehidupan
sebuah lembaga. Ia memuat bukti hukum
menjadi dasar akuntabilitas dan
menyimpan memori kolektif yang menuntun
masa depan.
Tanpa arsip yang sahih kita kehilangan
pijakan. Tanpa otentisitas kita
kehilangan kepercayaan.
Oleh karena itu, autentikasi arsip bukan
sekedar teknis. Ia adalah tanggung jawab
etis. Menjaga arsip berarti menjaga
kebenaran.
Saat SN, kini kita hidup dalam landskap
digital yang terus melaju di mana
arsifisik perlahan bertransformasi
menjadi data yang tersebar di server,
cloud, dan sistem yang berbasis dalam
jaringan. Pengelolaan arsif digital
menuntut pendekatan baru yang tidak
hanya efisien, tetapi juga aman,
terstruktur, dan dapat dipercaya.
Autentikasi dalam ranah digital tidak
lagi bisa mengandalkan tanda tangan
basah yang konvensional.
Kini kita berbicara tentang metadata
yang otoritatif sebagai identitas dan
konteks.
Kita bicara soal H function dan digital
signature sebagai pengaman keutuhan.
Kita bicara tentang audit trail yang
merekam siapa mengakses dan mengubah
serta standar interoperabilitas agar
arsif dapat lintas sistem dan generasi.
Lebih jauh lagi, kita perlu memastikan
bahwa sistem yang dibangun memenuhi
prinsip otentik, andal, utuh, dan dapat
diakses bukan hanya untuk hari ini,
tetapi untuk 5, 10, bahkan 100 tahun ke
depan.
Sahabat ASN di seluruh tanah air. Lalu,
bagaimana kita menjaga integritas arsip
di era artificial intelligence saat ini.
Nah, untuk membahas cerdas dan tuntas
topik ini, kami telah mengundang para
narasumber luar biasa yang sudah barang
tentu sangat kompeten di bidangnya. Kami
menyampaikan terima kasih dan apresiasi
kepada para narasumber hebat yang telah
berkenan hadir dan akan berbagi berbagai
informasi strategis kepada seluruh SOBAT
ASN di tanah air.
Pertama kami menyampaikan terima kasih
kepada yang terhormat Bapak Rudi Anton,
SH. MH. Beliau adalah Direktur Informasi
Kearsipan pada Arsip Nasional Republik
Indonesia. Kedua, kami menyampaikan
terima kasih kepada yang terhormat Ibu
Ir. Tiat Suwardi, M.Si. Beliau adalah
Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan
Provinsi Jawa Timur. Dan yang ketiga
kami menyampaikan terima kasih kepada
Ibu Dr. Diah Puspitasari, SKOM, MHum.
Beliau adalah seorang akademisi dari
Universitas Air Langga Surabaya
sekaligus Wakil Ketua Bidang 3 Asosiasi
Arsiparis Indonesia Jawa Timur.
Nah, Sobat TSN, mari kita simak dengan
seksama webinar series ASN Belajar seri
ke-22 tahun 2025. Semoga bermanfaat.
Wasalamualaikum warahmatullahi
wabarakatuh.
[Musik]
Kami ucapkan terima kasih kepada Bapak
Dr. Ramlianto, Spaku Kepala BPSDM
Provinsi Jawa Timur atas opening speech
yang telah disampaikan. Sobat ASN, kali
ini kita akan langsung masuk ke sesi
kita yang pertama. Kali ini narasumber
sudah datang dari Kepala Dinas
Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa
Timur, Ibu Ir. Tiar Swardi, M.Si.
[Musik]
Baik, saya akan sapa beliau terlebih
dahulu. Selamat pagi, Bu Tiat.
Selamat pagi. Waduh,
senang sekali bisa bertemu dengan Bu
Tiat. Ini posisi di mana, Bu Tiat?
Posisi di kantor di ruang inkubator
literasi. Wow, bagus banget tuh, Bu.
Belajar bersama. Yes, bagus banget tuh,
Bu. Apa namanya? interiornya saya jadi
juga bersemangat dan juga ceria pada
pagi hari ini. Ee anyway Bu Tiat sebelum
saya persilakan kepada Bu Tiat untuk
menyampaikan materinya, saya ingin
berbincang santai dengan Bu Tiat
terlebih dahulu. Bu, tadi kan sudah
disampaikan oleh Kepala BPSDM Provinsi
Jawa Timur ya. Kita kan sedang masuk di
era perkembangan teknologi. Utamanya kan
sekarang banyak sekali artificial
intelligence yang sedang berkembang ya.
otomatis perlu adanya perubahan mindset
yang kalau dulu misalnya arsip dikelola
secara fisik tapi sekarang sudah harus
serba digital gitu. Nah, kalau dari
pengalamannya Bu Tiat sendiri dalam
pengelolaan arsip di instansi Ibu gitu
ya. Sebenarnya apa sih Bu
kesalahan-kesalahan yang paling sering
terjadi bagi seorang arsiparis ini dalam
mengelola aset digital yang ada saat
ini? Bu Tiat
ya. Terima kasih eh Mas Lukman Ali dan
Sobat Pustaka lainnya, Sobat ASN ya,
Sobat lainnya. Jadi ee kalau kita
melihat terkait dengan keasipan tadi
yang ditanya langsung kesalahan ya,
langsung kesalahan ya. Betul. Iya.
Kesalahannya sering terjadi Bu. Iya.
Mungkin yang pertama adalah yang pasti
pada saat kita ee melakukan pengolahan
sehingga nanti ee arsifnya itu jadi.
Bagaimana kita menyimpan, bagaimana kita
menyimpan arsif. Kemudian ee arsip itu
terdiri dari arsip dinamis yaitu arsif
yang ada di masing-masing PD atau
lembaga. I nanti bila sudah selesai itu
kapan dimusnahkan, kapan menjadi arsip
statis yang harus diserahkan ke depo
atau disperkusif? Nah, itu yang
kadang-kadang ee teman-teman masih belum
memahami. Oke. Dan yang lebih sederhana
lagi mungkin yang utama bagaimana
menyimpannaknya, ruangannya seperti apa
seperti itu. Jadi sehingga kita bisa
mengetahui mana saja arsif yang bisa
digunakan, mana lagi arsif yang bisa
disimpan dan untuk selanjutnya bisa
diolah lebih lanjut. Baik, terima kasih
Bu Tiat. Jadi saya sudah tidak sabar
untuk mendengarkan materi Bu Tiat
terkait dengan dasar-dasar metode
teknologi dan juga proses autentikasi ya
untuk kearsipan digital. Saya persilakan
kepada Bu Tiat. Nanti kita akan ada sesi
Q&A di sela-sela materi di akhir materi.
Silakan Bu Tiat
ya. Ee terima kasih ee teman-teman
semua, sahabat ASN. Kalau kita bicara
mengenai arsip sesuai dengan judul di
sini adalah pengelolaan arsip digital
dan utentikasi. Jadi ee sudah jelas apa
saja yang akan kami bahas ya. Sebetulnya
arsip itu sangat luas. Mungkin kalau
kita bahas pertama terkait dengan
beberapa quots terkait dengan arsip.
Ee tadi Pak Ramli sudah menyampaikan
beberapa quotes. E kami mencoba salah
satunya ya. Jadi without memory there is
no culture, without memory there will be
no civilization society and no future.
Jadi bagaimana arsip itu sangat penting
dan bisa menjadi keberhasilan suatu
kegiatan ini ee apalagi dikaitkan dengan
kondisi saat ini digitalisasi sehingga
bagaimana kita mendigitalisasi,
mengautentikasi arsif menjadi sangat
penting.
Ee selanjutnya kalau kita melihat ee
dari alur ya yang akan kita bahas cukup
banyak sebetulnya tapi ini sebetulnya
ringkas sudah ada 14 item yang nanti
kita pelajari bersama-sama dan ee saya
yakin semua yang hadir di sini pasti
terkait erat dengan arsif ya. Mungkin
kalau kita pertama terkait dengan
kebijakan kearsipan. Bujatkan next ya.
bisa teman-teman ee ada berbagai
peraturan perundangan terkait dengan
kearsipan digital mulai dari
Undang-Undang 43 2009 tentang kearsipan,
PP28 tentang pelaksanaan Undang-Undang
43 tadi pelaksanaannya, kemudian Perka
Andri pedoman autentikasi sesuai judul
ini. Kemudian juga
peraturan Andri nomor 2 2021. Mungkin
nanti ee sahabat ASN bisa meng-googling
sendiri. Kemudian next kita lihat juga
ee
Perpres, Perantri,
undang-undang dan semuanya ini ee sangat
erat kaitannya dengan apa yang sedang
kita bahas pada pagi hari ini.
Sesudah saya nanti juga ada ee dari
Andri ya. Heeh. Bapak kami itu dari
Andri juga ada dari UNER tentu akan
membahas secara lebih detail ee terkait
dengan yang ee saya bahas hari ini.
Kemudian ee selanjutnya kita lihat
pengertian arsif dulu. Simpel sekali. Ee
mungkin nanti juga dari Andri, dari UNEL
juga membahas apa sih bedanya arsib?
Seperti misalnya di tempat kami ada
arsip, ada naskah. Apa bedanya?
Apa beda arsiparis dengan pustakawan?
Kalau arsip adalah rekaman kegiatan atau
peristiwa dalam berbagai bentuk dan
media sesuai dengan perkembangan
teknologi.
Nah, bisa dilihat di sini ya. Jadi bisa
berupa arsif yang ada di flashdk atau di
CD. Next. ee jangan dulu pindah kembali
dulu ee foto berupa foto berupa lembaran
itu semua menjadi
ee arsif yang termasuk dalam pelaksanaan
kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan
bernegara. Beda dengan naskah ya. Kalau
naskah itu lebih ke karya. Nah, ini ee
dari sini pengertian arsif. Next. Kita
lihat lebih lanjut
apa saja sih arsip. Mungkin sebelum kita
sebelum ke digitalisasi tentu ada dua
arsif dinamis dan arsif statis. Kalau
kita lihat arsif dinamis digunakan
secara langsung oleh pencipta arsif.
Nah, jadi ee sahabat ASN yang ada di OPD
masing-masing atau mungkin yang di
lembaga lainnya yang ada di tempat kita
semua, Anda semua itu yang saat ini
sedang dimanfaatkan itu adalah arsibis.
Nanti terjadi arsif vital, aktif dan
inaktif. Kemudian satu lagi arsif
statis.
Misalnya memiliki nilai guna
kesejarahan, telah habis retensinya dan
berketerangan dipermanenkan.
Ee mungkin yang simpel saja misalnya
arsip para kepala OPD itu purna ada di
tempat kami. AT ada arsip-arsip lain
yang ee itu harus di amankan secara
terus-menerus.
proses alih media atau digitalisasi dan
autentikasi.
Kalau untuk arsif
dinamis dilakukan oleh OPD pencipta
ee untuk arsip statis. Jadi digitalisasi
dan sebagainya itu dilakukan oleh
disperpusif
terhadap ASIP statis. Jadi kalau di
kabupaten kota tentu disperpusif Kota.
untuk provinsi tentu di tempat kami.
Dan kaitannya dengan arsif digital atau
elektronik ee dari Perka Andri 621
secara eksplisit
mengakui bahwa arsip elektronik sebagai
arsif yang dibuat diterima dalam bentuk
format elektronik.
Ee tentu kita semua sangat terbantu ya
ee mungkin para kepala OPD atau apapun
juga yang tanda tangan sekarang sudah
TTE itu sangat membantu kita semua
terkait dengan kemudahan dalam hal ini
dengan administrasi. Next.
Kemudian
pengertian autentikasi
merupakan proses untuk menjamin bahwa
arsif elektronik benar-benar asli dan
tidak mengalami perubahan sejaknya atau
sesuai dengan aslinya. Nah, ini yang
penting kalau kita kaitkan dengan konsep
ee kearsipan nasional, arsip otentik
diartikan sebagai arsif yang layak
diterima atau dipercaya,
identik dengan asli serta informasinya
dapat dipercaya. Ini mungkin yang
perlu kita pahami bersama. Nanti lebih
detailnya bisa dilihat di sini ya.
Ee dan yang penting lagi ee tadi Mas
Lukman Ali ee kita berbicara terkait
asik itu bisa sebagai bukti hukum,
sebagai sumber informasi penting. Jadi
ee berbeda dengan mantan. Kalau mantan
harus dilupakan, kalau asib jangan
dilupakan.
Betul enggak, Teman-teman?
Ini enggak boleh ya. Eah. Jadi seperti
itu. Jadi ee banyak peristiwa hukum yang
pada saat proses berkelanjutan
ee pihak-pihak terkait menghubungi kami
untuk meminta arsif.
Pada saat arsip tersebut ada diserahkan
kepada kita insyaallah kita
mengamankannya.
Tapi terkadang ada juga yang ternyata
hilang atau dan sebagainya. Oleh karena
itu, mari kita sama-sama untuk menjaga
arsif kita masing-masing.
Next.
Nah, ini pentingnya autentikasi
membantu memastikan bahwa arsif digital
yang tersedia tidak dimanipulasi atau
diubah setelah diciptakan. Ini penting
untuk mempertahankan keandalan dan
keabsahan arsi digital sebagai sumber
informasi yang akurat. tadi contohnya
hukum, aspek hukum, tapi tidak menutup
kemungkinan terkait dengan aspek-aspek
lain lainnya yang mungkin yang kita
pernah mengalami itu ee sipa dan
sipad dan ligitan. Nah, itu seperti itu.
Kemudian juga ee
perbatasan antara Kediri dan Blitar,
Gunung Kelut. Nah, manalah arsifnya
yaitu yang lengkap. Nah, akhirnya
ee yang akan
memenangkan perkara itu. Jadi ee perlu
berhati-hati sekali apalagi arsip
keluarga ya itu sangat penting.
Ee next.
Mengapa perlu pengelolongan arsif
elektronik? Itu kita sekarang hidup di
era digital,
hidup dalam sebuah web dokumen lah kita
istilahkan. Semakin tinggi pertumbuhan
volume arsif dalam organisasi. Siapa
yang arsifnya di masing-masing lembaga
masih menumpuk? Heeh. Angkat jari. Oh,
tapi enggak bisa diketahui ya. Bisa
berkomunikasi dengan kami. Kita ada apa,
Mas? Kita ada Sultan Ardi
singkatan dari konsultasi kearsipan
dinamis. Nah, bisa teman-teman
berkonsultasi
ee di sana juga nanti juga teman-teman
terkait dengan volume arsif bisa melihat
arsif yang ada di disperpos
ruang
record centernya lebih bagus dari ruang
Kadis. Jadi kita mencoba seperti apa sih
arsip itu. Kalau kita selama ini
membayangkan arsip adalah sesuatu yang
menumpuk berdebu, insyaallah kita rubah
semua. Monggo teman-teman OPD Jawa Timur
ee kita berkolaborasi ya, kita tata
arsif yang ada di masing-masing.
Kemudian nanti bila waktunya bisa
disampaikan kepada kami. Kemudian juga
nanti bisa dimusnahkan aturan yang juga
bervariasi jenis
teknologi informasi yang digunakan
pencipta arsip.
Saat ini cukup banyak teknologi
ehnya
word processing, email, database. Nah,
yang ini tentu ee perlu kita
rapikan bersama-sama ya. Jadi suatu
keniscayaan bahwa kita menggunakan
berbagai ee web atau tools untuk ee
pengelolaan arsif di masing-masing PD.
Next.
Terkait dengan pedoman teknis arsip
digital. Tadi sudah dijelaskan secara
makro ya, kebijakan makro.
Ee untuk teknisnya mungkin nanti mohon
maaf dari Andri kami hanya mengawali
mungkin mengembangkan domain teknis ya
Andri untuk mendukung pengelolaan arsif
digital mulai menyusun standar metadata,
ketentuan pengamanan modul pelatihan
kearsipan. Nah, termasuk kebijakan
standar metadata arsif. Nah, itu
misalnya sudah ada jadi ee mulai dari
Andri kemudian turunannya juga di Pempr
kita juga ada turunannya ya. Tentu
mudah-mudahan ini juga kan dari
kabupaten kota ya, mudah-mudahan juga
kabupaten kota juga sudah ee
mendetailkan kebijakan teknis yang
sangat diperlukan oleh lembaga atau
khususnya OPD yang ada di masing-masing
pemerintah daerah kita. Pertama, J.
Kita sudah ada Perut Jawa Timur
nomor 1 tahun 2025 tentang JRA. JRA itu
jadwal retensi arsip. Jadi dari situ
kita akan mengetahui misalnya
ee terkait dengan urusan pertanian.
Contoh
ee perluasan dan pengelolaan lahan
retensi arsifnya 5 tahun
supaya itu permanen. Kemudian misalnya
koperasi dan usaha kecil menengah
retensinya 5 tahun musnah.
Jadi monggo nanti bisa digoogling ya
untuk Prof. Perikanan retensi 5 tahun
ee kemudian perindustrian retensi 5
tahun ee penanaman modal retensi 10
tahun permanen. Contoh-contoh. Kemudian
juga misalnya terkait dengan nilai guna
ASIP untuk administrasi ee aktifnya
minimal 3 tahun dan inaktif 3 tahun
untuk legal. hukum aktif 3 tahun ee
inaktif
ee selamanya selama berlaku finance
keuangan 3 tahun dan inaktifnya baru 10
tahun bisa dimusnahkan. Jadi ee kemudian
risetch dan informasi untuk generasi
yang akan datang ee aktifnya 3 tahun
selanjutnya per. Jadi kalau teman-teman
OPD bisa mengetahui jadwal retensi
arsifnya sangat enak. Tidak akan ada ee
arsif yang menumpuk. J pertama arsif ee
kita olah, kemudian
paralel kita digitalisasi,
kemudian juga mana yang aktif, mana yang
dinamis, mohon maaf ee dikelola. Nanti
pada saatnya nanti yang statis bisa
disampaikan pada disperusif.
untuk disimpan. Nah, nanti ada batas
waktu mana yang bisa dimusnahkan.
Nah, itu bisa dimusnahkan.
Pada saat pemusnahan pun nanti kita
tetap mengajukan ee permohonan kepada
gubernur. Jadi, tidak ada istilah arsif
akan berantakan di tempat kita
masing-masing.
Kemudian klasif classifik arsip juga ini
sudah pergup 3023.
Sistem klasifikasi keamanan akses arsip
dinamis juga kita ada Pergup Jatim nomor
72 tahun 2021. Ini juga antara lain
ketiga ini selain disperpusif juga ee
diterbitkan bersama dengan biro hukum
dan biro organisasi.
Ee kami yakin dengan
pengelolaan administrasi dengan
mengandalkan aturan-aturan ini, aturan
teknis ini, insyaallah semua akan
berjalan dengan lancar.
tidak ada OPD yang asibnya menumpuk.
Nah, untuk kabupaten kota yang belum,
nah, ayo didorong ee disursipnya, biro
hukumnya untuk menerbitkan hal ini
karena
ee sangat diperlukan atau mengadop dari
kami dengan berbagai modifikasi. Silakan
dengan senang hati.
Eh, next. Terkait dengan sistem
manajemen arsif elektronik nasional.
Untuk nasional
kita sudah ada sistem informasi
kearsipan dinamis terintegrasi.
Jadi aplikasi pengelolan arsif dinamis
ee kolaborasi dari Kementerian PAN RB,
Kominfo, BSSN, dan Andri.
ee dari Srikandi ini mulai dari kita
menciptakan surat, membuat surat
internal sampai kita mengirimkan antar
OPD kepada kemudian juga kepada
kementerian itu bisa satu sistem itu
secara nasional. Demikian juga bila ada
disposisi
itu juga lengkap bisa langsung melalui
sistem tersebut.
Dan yang menarik termasuk juga untuk ee
penyimpanan arsif. Jadi di sana di
Srikandi itu kita masukkan JRA sehingga
ee teman-teman OPD akan langsung bisa
mengetahui begitu ada begitu ada arsif
masuk akan diketahui klasifikasinya
seperti apa, JRA-nya berapa, sehingga
nanti di kemudian hari akan diketahui
kapan dimusnahkan,
kapan itu menjadi asli dinamis statis,
kapan kalau memang harus diserahkan
keusif untuk disimpan di depo dan
sebagainya.
ee Sandi ini dibangun dengan Perpres
SPBE 958
ya. Jadi ee menghubungkan aspek-aspek
kearsipan pemerintahan
dan juga ada sistem informasi kearsipan
nasional. Ini terkait dengan data pusat
data terkait dengan kearsipan.
SIKIKN ini bertujuan menyimpan arsip
negara dalam bentuk digital sehingga
dapat diakses publik dan dilestarikan
dalam jangka panjang.
Jadi ee sahabat-sahabat ASN dengan
Srikandi dan SIKN, sistem manajemen
arsif elektronik Indonesia semakin
terstandar dan terintegrasi
ee secara nasional. Dan ini juga Andri
dan kami selalu sering melakukan
sosialisasi
terus-menerus dan tatapan Bu kita dalam
waktu dekat juga ya ee akan melakukan
kembali sosialisasi dan pendampingan
terhadap kedua hal ini. Next.
Selanjutnya ee sistem informasi
kearsipan nasional. Nah, ini tadi yang
sudah dijelaskan. kita coba dalam bentuk
bagian di atas srikandi. Jadi ee dengan
srikandi ini ee kita akan ee JRA masuk.
Kemudian juga kita jadi bisa mengetahui
kapan arsif itu aktif inaktif.
Ee jadi pencipta arsif atau Bapak Ibu
yang ada di OPD di lembaga nanti
memasukkan arsifnya nanti ee nanti bisa
berkolaborasi ee berkomunikasi dengan
kami. Seperti itu. Ee intinya adalah ee
niatan dari pemerintah pusat adalah
menjadi satu kesatuan terintegrasi dan
diberikan kemudahan.
Ee untuk Jawa Timur juga kita paralel
menggunakan sistem srikandi ini terutama
sekali untuk komunikasi dengan ee
lembaga terkait seperti itu. Dan
sistem informasi kearsipan statis. Nah,
ini tentunya di disisperusif ya, baik
yang ada di provinsi maupun kabupaten
kota.
Selanjutnya
yang sebelah kanan jaring jaringan
informasi kearsipan nasional. Nah, ini
ee data kearsipan secara internas
nasional secara terintegrasi. Nanti
mungkin di hampir slide hampir terakhir
ee kita tunjukkan linknya apa,
website-nya apa, nanti bisa dilihat
bersama-sama
secara mandiri.
Ee bagaimana alur pengelolaan arsip
digital bagi OPD? Nah, ini tentu
pasti sudah dilakukan oleh
sahabat-sahabat semua. Jadi, mulai dari
penciptaan arsip
dengan berbagai versi ya, ada PDM,
dan sebagainya dan tentu dilengkapi
dengan metadata arsif. Jadi judul,
pencipta, tanggal dan sebagainya.
Kemudian juga pengelolaan dan
pemeliharaan
masih di OPD masing-masing.
Arsip disimpan dalam sistem elektronik
yang aman diterapkan prinsip backup
enkripsi dan kontrol akses. Kemudian
juga penjaminan integritas file.
Jadi selain digital ini kami juga ingin
menekankan setiap OPD juga jangan lupa
terkait dengan ruang kearsipan juga ee
monggo untuk diperhatikan ya agar arsif
yang ada di kita semua tata dengan rapi.
Selanjutnya utentikasi. Jadi terkait
dengan keaslian arsif diverifikasi
menggunakan tanda tangan digital atau
sistem
signature ada pencatatanikasi
dalam metadata atau log sistem dan
pengklasifikasian
dan penataan.
ini sesuai dengan klasifik arsip yang
tadi kita sudah ada perg ada kabupaten
kota belum ada perg harusnya sudah semua
ya CRA juga harusnya sudah ada semua
selanjutnya dikelompokkan berdasarkan
fungsi
atau tugas organisasi
lebih lanjut lagi akses dan penggunaan
ini juga penting jadi tidak hanya
disimpan tapi bagaimana bisa digunakan
kembali dapat dicari dan diakses sesuai
dengan hak akses pengguna digunakan
untuk keperluan administrasi hukum atau
informasi publik. Dan jangan lupa
penyusutan. Penyusutan ini juga penting
jangan sampai arsip itu menumpuk.
Menumpuk baik secara digital maupun
secara berkas non digital. Jadi ee ini
sepertinya PR kita bersama ya untuk
penyusutan ini. Penyusutan arsip ini.
Arsipeleksi jadiannya dipindahkan ke
arsip permanen atau dimusnahkan jika kad
luarsa. Tadi berdasarkan JRA tadi
contoh tadi ya. Oh kalau pergup Jatim
tentang keuangan. Nah tadi kita bisa
lihat ya ee JRA teman-teman semua. Tapi
yang terlengkap
1 2025
yang versi terakhir. Jadi semua sektor
yang ada di Pempr sudah lengkap.
Kemudian pengalihan ke arsip statis
untuk arsip permanen. Nah, ini
diserahkan kepada kita
eh arsip diserahkan ke atau lembaga
kearsipan daerah.
pengalihan disertai metadata dan
otentikasi itu tentu nanti diserahkan
kepada kami atau kepada Andre atau di
kabupaten kota kepada disperpositif kota
masing-masing.
Next. Metode teknologi dan proses
autentikasi arsif digital. Nah,
itu menggunakan tanda tangan elektronik.
Tentu juga berdasarkan PP71 2019 tentang
SPBE dalam Pasal 60 ditegaskan bahwa
tanda tangan elektronik berfungsi
sebagai alat autentikasi dan verifikasi
atas identitas penandatanganan serta
kebutuhan informasi elektronik. Ya, jadi
dokumen digital yang ditandatangani
secara elektronik diakui secara hukum
setara dengan tanda tangan.
Jadi tidak perlu ragu-ragu kita ya
terkait
hanya memang kalau TTE itu yang penting
adalah proses internal kita sehingga TTE
itu disetujui. Nah, itu tentu ee
keamanan di masing-masing OPD ee perlu
ketat ya sehingga TPE itu bisa
diterbitkan.
Eh, next.
Selanjutnya juga selain TTE arsif
digital dilengkapi metadata terper
misalnya tanggal klasifikasi
revisi. Nah, untuk mendukung pencarian
dan audit dan penggunaan cek SAM atau
Hryptografis
juga ee umum diterapkan.
Jadi, nilai HAS disimpan sebagai bagian
dari metadata untuk memastikan
integritas berkas. Jadi perubahan tidak
sah pada konten arsif akan terdeteksi
secara keseluruhan kombinasi teknologi
PTTE, metadata standar, mekanisme fixity
checking atau cek SAM dan sistem l
keamanan digunakan untuk menjamin bahwa
arsif digital Indonesia tetap otentik
dan dapat dipercaya.
Seperti itu, sahabat ee ASN.
Selanjutnya terkait dengan pengujian
fisik.
Hasil digitalisasi ee dapat digunakan
melibatkan pengujian karakteristik fisik
arsip asli. Misalnya dari kertas, tinta,
tulisan tangan, dan uji forensik.
Pengujian informasi melibatkan pengujian
informasi yang terkandung dalam aspek
digital seperti
integritas data, penggunaan tanda tangan
digital, penggunaan algoritma hasing,
kemudian juga pernyataan tertulis atau
tanda lainnya.
Otentikasi juga dapat dilakukan dengan
memberikan pernyataan tertulis atau
tanda lainnya yang menunjukkan bahwa
arsif tersebut asli. Nah, apa manfaat
autentikasi arsif digital ini? Next.
Next. Sudah, ya.
sehingga
ee
ASN belajar ini muncul dengan tema ini.
Tentu terkait dengan keandalan
informasi. Memastikan bahwa informasi
yang dikandung dalam arsip digital
adalah akurat dan terpecaya.
Keabsahan hukum ini menjadi sangat
penting. Menjamin bahwa arsip digital
dapat digunakan sebagai bukti hukum yang
valid dan pengamanan arsib memperkuat
pengamanan arsip digital dari manipulasi
atau perubahan yang tidak sah.
Kalau kita lihat contoh autentikasi ASI
digital eh misalnya penggunaan T
digital, watermark,
penggunaan algoritmaing, dan penggunaan
sistem manajemen arsif yang
terintegrasi.
Selanjutnya bagaimana terkait dengan
metode penyimpanan arsip digital. Nah,
ini bisa kita lihat
penyimpanan secara online. Tentu
biasanya misalnya di hardisk, server
seperti itu atau offline.
Saya yakin ini semua sudah paham. Jadi
bisa melujar dengan komputer
yang membutuhkan campur tangan manusia
ya. misalnya esteris
dan nearline ini yang sering kita
ee gunakan juga. Jadi penyimpanan arsif
pada media sistem digital removable
namun dapat diakses secara cepat melalui
sistem
sterotomasi yang terhubung ke jaringan
komputer
seperti itu. Nah, namun yang penting
adalah ee kepastian keberlanjutannya.
misalnya kita menggunakan Google Drive
atau apapun juga jangan sampai tidak
kadang-kadang ada batas waktu atau penuh
atau apapun. Jadi kita harus hati-hati
sekali ya. Ee kalau ini terutama
arsip-arsip pribadi mungkin ya
kadang-kadang wah ternyata penuh. Ee
saya yakin kalau terkait dengan arsif
OPD atau arsif lembaga semua ini sudah
berjalan secara sistematis.
Nah, bagaimana strategi kita dalam
mengelola arsif digital? Tentu duplikasi
dan penyimpanan yang tersebar. Ya, itu
untuk mencegah hal-hal yang tidak
diinginkan.
Transfer secepatnya ke arsip nasional
atau lembaga kearsipan daerah
apabila bernilai guna sekunder. Jadi
bisa ke Andri atau ke tempat kami atau
di superposif Kota. Sistem backup yang
reguler dan komprehensif. Jangan lupa
secara teratur m-backup preservasi
dokumentasi dan password dari sistem dan
aplikasi. Rutin juga kita lakukan
pengamanan fasilitas penyimpanan untuk
perangkat digital.
penerapan standar yang tinggi
untuk melindungi arsip dari perubahan
atau pemusnahan yang tidak sah dan
perlindungan dari serangan virus
komputer dan penerapan prosedur
penanganan keadaan kritis apabila arsif
elektronik tidak di-backup atau disimpan
di luar fasilitas penyimpanan.
ini menjadi penting bagi kita untuk
menerapkan strategi ini. Karena apapun
juga kita berupaya terkadang ada musibah
atau apa ya, ada hal-hal yang tidak
diinginkan yang terjadi. Next. Mungkin
terkait dengan hal-hal yang tidak
diinginkan atau musibah tersebut
misalnya bencana alam, kerusakan
bangunan seperti tempat kami pernah juga
di Galeri Waras tiba-tiba bocor kena
hujan, angin kencang. Nah, seper apakah
kita ada backup dan
kecelakaan industri, musibah teknologi,
virus komputer, kerusakan peralatan
komputer, tindakan kriminal,
kesalahan manusia.
Tanya manusia tak luput dari kesalahan,
tapi kita berupaya meminimalisir
kesalahan yang di
kondisi penyempatan yang tidak stabil.
Misalnya penyimpan media magnet ee dekat
peralatan. Kemudian kualitas material
yang buruk,
koreksi pada kompis yang jil kualitasnya
seperti hardisk misalnya. Hardisk pun
bermacam-macam, komputer bermacam-macam.
Jadi ee kita perlu hati-hati sal terkait
dengan keadaan hal yang tidak
diinginkan. Selanjutnya next kita coba
terkait dengan contoh implementasi
pengelolaan arsif digital ya. tadi kita
ee lihat ada Srikandi dan
SIKNIK ya. Jadi ini ee dikelola oleh
Andri dan kolaborasi dengan tadi eh
Kementerian Kominfo dan DIi Kemenpan.
Next. Kita langsung lihat saja. Ini
contohnya
srikandi
ee sistem persuratan yang sudah digabung
ke dalam
ee arsif sehingga kita bisa otomatis
menyimpan ee arsif digital seperti itu.
Kemudian yang tengah jaringan informasi
kearsipan nasional untuk Provinsi Jawa
Timur. Nah, itu bisa dilihat oh kita
tidak menyediakan barcode ya. bisa
dilihat ee Bapak Ibu semua eh
siknjatimprov.go.id
bisa juga melalui jiknri.
idid. Jadi, Asrip-Arip Asatis kita ee
Jawa Timur bisa dilihat di sini ee arsif
yang ada itu merupakan rekap dari
berbagai arsif statis baik yang kami
kumpulkan secara mandiri maupun berasal
dari lembaga lain atau OPD seperti itu.
Nah, dan alhamdulillah terkait dengan
SIKNJKN ini ee Ibu Gubernur setiap
tahunnya mendulang penghargaan karena
kita cukup lengkap ee teman-teman juga
ee sangat aktif untuk ee menyampaikan
kearsipan dan ini sangat bermanfaat bagi
generasi muda. Jadi ee sahabat ASN arsip
ini tidak hanya sekedar berkas tapi
terutama sekali terkait dengan aspek
hukum, kelancaran administrasi, tapi
yang penting lagi adalah nilai-nilai
kebaikan yang perlu kita simpan dan kita
sebarkan. Nah, ini bisa terinformasikan
antara lain melalui ini SIKN CIKN ini.
Selanjutnya ee hampir selesai ee apa
tantangan implementasi pengelolaan ASIP
digital tentu political WH
harus semua gitu mulai dari atas sampai
bawah ya. untuk PPR Jawa Timur.
Alhamdulillah kita
arsip berupaya dengan baik. Semua
stakeholder yang ada kemudian juga
sarana prasarana. Nah, ini yang
kadang-kadang mungkin wah tidak ada
anggaran. Anggaran memang penting, tapi
bukan segala-galanya.
diperlukan perangkat keras dan perangkat
lunak
seperti itu. Kemudian juga sumber daya
manusia
di arsiparis ataupun nonarsiparis yang
handal dan mampu menempatkan teknologi
informasi dan komunikasi. Ee saya
berterima kasih kepada BPSDM terkait
dengan
acara hari ini karena memang terkait
dengan ke ini sangat diperlu terkait
dengan ee mendorong kelancaran semua
kegiatan yang ada di OPD. Syukur-syukur
lagi nanti ada berbagai diklat bintek
dan sebagainya dan terkait dengan SDM ee
Bapak Ibu mungkin sebelumnya tadi ya
tidak harus arsiparis juga mungkin kalau
belum memenuhi ada teman-teman lainnya
yang tentunya kita jangan bosan-bosan
ee untuk teman-teman kita berikan
kesempatan untuk belajar ada di BPSDN
kemudian kalau kita disperpusit juga ada
kalau Bintek mungkin masih bisa kita ya
sosialisasi
Andri juga ada jadwal per tahunnya. Ayo
kita teman-teman kita beri semangat
untuk belajar. Termasuk saya sendiri
sampai saat ini detik ini masih selalu
belajar. Kelembagaan unit organisasi
kearsipan di setiap instansi pusat dan
daerah merupakan satu keharusan. Ini
suatu peniscayaan
bagaimana kita bisa menyimpan arsip
dengan baik kalau lembaganya
ee belum optimal. Alhamdulillah untuk
kita di Jawa Timur semua sudah ee
setingkat eson 2 ya untuk lengkap. Jadi
ee kita juga perlahan-lahan bergerak
untuk semakin melengkapi semua yang ada.
Jadi untuk di superpus Jawa Timur
alhamdulillah kita selalu berupaya keras
untuk berkolaborasi dengan OPD
sehingga alhamdulillah nilai kearsipan
kita untuk Jawa Timur itu bernilai aa
dan itu merupakan rekapitulasi dari
nilai kearsipan yang ada di Jawa Timur,
OPD PEMPR maupun OPD kabupaten kota ya.
Jadi ee
kewajiban kami juga untuk membina
disperpus kota. Ayo kita sama-sama ya
terus belajar, terus giat, tidak ada
kata selesai untuk belajar termasuk juga
ee terkait dengan kearsipan. Dan yang
terakhir kesimpulan. Kesimpulannya tentu
terkait dengan pengelolaan arsip digital
tentu
mulai dari undang-undang
ee hingga turunnya kita mencoba untuk
melengkapi karena ini menjadi dasar bagi
kita semua.
Jawa Timur atau mungkin juga ee
teman-teman lainnya untuk menjalankan
kegiatan.
Ee suatu keniscayaan bagi kami bila kita
melakukan satu kegiatan mulai dari
peraturan bila belum ada termasuk sampai
ke SOP-nya ee kita terbitkan untuk Jawa
Timur. Alhamdulillah kita sudah mencoba
lengkapi. Kemudian sistem
sistem kearsipan
ee tadi terkasih digital ada beberapa
hal antara juga srikandi dan siknjikn
termasuk juga terkait dengan yang
dinamis yang di ada di masing-masing
teman-teman. Silakan nanti ee terkait
dengan penyimpanan pengolahan arsip
digital silakan dikelola dengan baik.
aturan sudah lengkap oleh JA
klasifikasi kita sudah adaup kemudian
juga metode autentikasi nah di sini ada
tanda tangan elektronik
teknologi informasi pengolan arsif
digital dapat terlaksana secara
terintegrasi
dan efisien.
Jadi ee itu sahabat-sahabat ASN sedikit
pengantar terkait dengan ee arsif
digital dan otentikasi.
Nanti mungkin pada saat diskusi ee kita
bisa bersama-sama mengupas tuntas.
Demikian ee dari saya kasih.
Asalamualaikum warahmatullahi
wabarakatuh.
[Musik]
Waalaikumsalam warahmatullahi
wabarakatuh. Terima kasih sekali lagi Bu
Tiat untuk materinya. Jujur saya sebagai
orang yang berlatar belakang manajemen
dan tidak tahu-menau terkait dengan
keilmuan kearsipan, saya jadi semakin
paham betapa arsip itu penting dan saya
baru tahu juga ternyata arsip itu dibagi
menjadi dua, arsip dinamis dan juga
arsip statis yang memang memiliki nilai
guna kesejah gitu ya Bu ya. Nah, sedikit
pertanyaan yang mau saya sampaikan
sebelum kita masuk ke sesi Q&A bersama
dengan Sobat ASN yang tentunya sudah
tidak sabar menyampaikan pertanyaan
kepada Bu Tiat. Bu Tia tadi sudah
disampaikan bahwasanya ee kita perlu
memiliki backup juga ya Bu ya. Selain
dari arsip digital kita juga masih
menggunakan arsip offline gitu ya. Yang
tentunya arsip offline ini memerlukan ee
ruang penyimpanan tersendiri gitu.
Apakah nanti di beberapa tahun ke depan
kita akan shifting ke arsip digital 100%
atau memang menurut Bu Tiat arsip
offline ini memang masih perlu
diperlukan. Ee berapa tahun mendatang
pun itu arsip offline tetap dibutuhkan.
Kalau menurut Bu Tiat seperti apa, Bu?
Ya, ee terima kasih. Jadi terkait
arsibital ini kan memang suatu
keniscayaan ya, suatu keharusaan itu
terkait dengan kecepatan, ya, kecepatan
dalam pengolahan, penyimpanan, maupun
hal-hal lainnya. Eh, shifting memang
dilakukan saat ini, tapi apapun juga ee
kita tetap ada dua. Heeh. I digital dan
non digital. Itu tetap ada. Berarti
istilahnya tetap harus ada yang arsip
offline-nya ya, Bu ya? Iya. Untuk tapi
tidak semua ya kan ada tadi ada ada JRA
ASIP ada klasifikasi jadi nanti mana
yang sudah ada pembagiannya. Baikbaik
terima kasih Bu Tiat untuk
konfirmasinya. Sekarang saya akan
membuka kesempatan bertanya. Bagi sobat
ASN yang ingin bertanya, silakan Anda
bisa langsung saja raise hand atau
barangkali bagi sobat ASN yang tengah
bergabung melalui live YouTube bisa
langsung sampaikan pertanyaannya di
kolom chat YouTube. Nanti akan kita baca
untuk pertanyaan yang menarik. Saya akan
undang untuk penanyaan yang pertama.
Silakan Bapak bisa disampaikan namanya
asal instansi dan langsung saja
disampaikan pertanyaannya kepada
narasumber kita Bu Tiat. Monggo, Pak.
Pak Koir masih termute suaranya Bapak.
Ee apakah suara saya dapat terdengar,
Pak? Sudah terdengar dari Bu Tiat. Sudah
terdengar jelas. Siap. Silakan. Silakan,
Pak. Ya, terima kasih sebelumnya atas
kesempatan yang telah diberikan. Nama
saya Abdul Qir. Saya dari Kementerian
Perhubungan di Jakarta. Ee izin
bertanya, Bu Tiar. eh JRA ketentuannya
itu apakah per instansi atau mengacu
pada peraturan Andri. Ya, Bu. Misalkan
untuk pengelolaan arsif keuangan. Saya
beroleh informasi bahwa untuk dokumen
terkait keuangan itu minimal 10 tahun
JRA-nya. Kemudian pertanyaan kedua ee
apakah jika sudah mencapai umur J 10
tahun penanganannya itu seperti apa ya,
Bu? Apakah dimusrahkan?
Apakah dimusnahkan atau dikilokan
seperti itu, Bu? Terima kasih.
Apakah di apa sebelum dikilokan tadi
apa? Apakah di ee
kemarin e baik Bu untuk ASIP keuangan
itu
siap itu Bu. Terima kasih, Bu.
Bu Tiat bisa langsung saja dijawab, Bu.
Makasih. Ee jadi kalau terkait dengan JA
itu perurusan ya. Jadi jadi perurusan
memang kalau kita terkait dengan
keuangan itu memang ee 10 tahun.
10 tahun dan
kalau tidak memiliki nilai guna
selanjutnya bisa dimusnahkan.
Hanya memang mekanisme untuk
memusnahkannya tidak langsung. Kalau
musnahkan itu tidak langsung begitu
begitu selesai langsung dibakar atau
dirajang ya. Tapi ee ada mekanismenya
antara lain kalau kita ee kita
mengajukan dulu sehingga nanti ada
persetujuan,
ada persetujuan dari pimpinan yang di
atas kita. Jadi ada mekanismenya.
Memang kalau keuangan itu ee 10 tahun.
Jadi nanti kita lihat perurusan Mas yang
tadi ee saya sampaikan misalnya
pertanian tadi 5 tahun.
Nah, untuk Jawa Timur finalisasinya kita
pergup 1 tahun 2025. Jadi semua urusan
yang ada di Jawa Timur sudah kita
terbitkan ja
Mas.
B apakah sudah terjawab atau ada hal
yang ingin dikonfirmasi kembali Bapak
sekalian ee Mas eh kita juga mungkin
banyak juga teman-teman OPD Provinsi
Jawa Timur yang hadir silakan
men-download
ee pergup terkait dengan jaranah
masing-masing gitu. Nanti bagian TU-nya
atau bagian kearsipannya sudah bisa
mencet. Nah, nih dinamis mana yang harus
dimusnahkan, mana yang diserahkan.
perpusif. Nah, jadi kita nanti smo rapid
baik itu ya, Mas. Pada intinya untuk JA
ini sudah ada ketentuannya tapi kita
juga harus lihat nilai gunanya dan
memang harus kita ajukan sebelum kita
musnahkan ya Bu Tiat ya. Ya. Baik,
terima kasih Pak Koir atas
pertanyaannya. Salam sehat selalu Bapak.
Kita akan masuk ke penanya selanjutnya.
Saya persilakan untuk langsung saja bisa
open mic dan disampaikan nama dan asal
unitnya. Ya, silakan Ibu.
Bu Rosdiana.
Ibu suaranya masih belum terdengar.
Bu Rosdiana masih monitor suaranya masih
belum terdengar. Ibu
masih belum masuk, Bu.
Baik, mungkin kita bisa masuk ke penanya
berikutnya terlebih dahulu karena ada
kesalahan teknis dari penanya
sebelumnya. Saya persilakan untuk
penanya berikutnya dipersilakan untuk
memberikan pertanyaannya kepada Bu Tiat
ya dengan open mic.
Baik, sudah bergabung bersama dengan
kami Ibu. Silakan Ibu ee boleh eh cek
sound dulu. Kedengar suara saya, Bu?
Sudah terdengar jelas.
Oke, terima kasih. Izin saya ee dari
Kementerian PU ee saya mau bertanya, Bu
ee penciptaan arsip ya ee untuk
mengetahui kelengkapan standar arsif
yang benar. Nah, sekarang nah ee karena
persoalan efisiensi ya, Bu. Nah, sering
sekali ee satu arsif itu contoh kita
ciptakan nih dari kita pencipta arsif.
ee hanya kata pengantar, Bu. Nah,
mungkin lampiran arsif itu sudah dican
dalam bentuk PDF gitu. Ee
kita nyimpannya hanya dalam bentuk
digital yang lengkap, ya, Bu. Nah, kalau
yang kita simpan yang diparak itu hanya
kata ee surat pengantar gitu. Nah,
sebenarnya standar dari arsip nasional
Bu seperti apa? Apakah memang harus
dicetak sebagai kita pencipta arsip atau
bisa ee hanya surat pengantar yang asli
lampirannya dalam bentuk digital? Terima
kasih, Bu.
Langsung saja dijawab terkait dengan
standar arsip nasional seperti apa, Bu
Tiat?
Ee
kita penyimpanan secara arsif digital
seperti tadi bisa, Ibu.
Makanya kita kan ee pada saat kita
memproses itu mengolah itu kan ada
entikasi, ada TTE dan water bisa nanti
pada saat penyimpannya tentu ee memang
sudah seperti itu bisa kita lakukan.
Ee jadi arsip digital itu memang selain
untuk kemudahan, kecepatan
juga untuk efisiensi.
Seperti tadi kan
bisa seperti itu, Bu dilakukan.
Jadi penyimpannya penyimpannya nanti ee
berupa surat itu kemudian lapiran ya.
Ya, bagaimana Ibu? Apakah sudah menjawab
atau ada hal yang ingin perlu
dikonfirmasi lebih lanjut Ibu?
ee dan yang penting otentikasinya itu ya
sudah terjaga kan sistem di internal.
Jadi sampai surat itu terbit TTE. Nah,
itu yang penting
ee sudah jadi sistemnya sudah baik tapi
bisa dilakukan. Sistem farmasi yang
digunakan tentu sudah sudah bagus.
Siap. Baik, terima kasih Bu Tiat untuk
jawabannya. Kita masuk ya. Ee izin boleh
bertanya satu. Silakan Ibu silakan. ee
terkait untuk alih media, Bu. Ee
maksudnya saya pernah ee arsif yang kita
ciptakan itu ee dialih mediakan gitu
sebelum kita serahkan ke unit pengolah.
Nah, itu mekanismenya seperti apa ya, Bu
dan arsip yang seperti apa yang kita
alih mediakan. Terima kasih, Bu.
Ee terima kasih, Bu. Jadi kalau terkait
dengan alih media
yang pasti itu dari arsif nanti kan ada
yang dinamis ya arsif dinamis itu kan
adalah arsif yang kita yang kita gunakan
di OPD kita pada saat arsif itu masih
digunakan nanti kita akan melihat ke JRA
kita misal JRA nanti ada batasannya
untuk per masing-masing sektor
itu nanti bisa pada waktunya JRA nanti
bisa disampaikan ke unit kearsipan.
Nah, terkait scanning kemudian nanti
kapan diserahkan yaitu kembali ke JA dan
ee kode
klasifikasi di masing-masing arsif
tersebut.
Seperti itu. Mungkin bisa dicek kembali
ke TU-nya nanti ya. Ee coba kembali
dilihat CRA kemudian kode klasifikasi.
Karena di kode klasifikasi itu ee sudah
ada aturan-aturan yang terkait. misalnya
kapan nanti diigitalisasi gitu.
Ee kemudian juga ada satu tambahan
terkait dengan persyaratan ahli media
mungkin ah langsung ahli media tap
sebetulnya ada juga persyaratannya Bu
kalau kita lihat tentu daftar arsip alih
media itu harus kitaat
ee kita buat tentu kemudian juga berita
acara yang dialih media seperti itu. ee
kalau kita lihat Undang-Undang 32 2014
juga bahwa setiap instansi pemerintah
dapat melakukan perekaman arsif
elektronik yang disai dengan daftar
arsif ah media dan berita acara alimi
seperti itu. Nah, tentu itu ada SOP.
Nah, bagaimana SOP-nya itu? Nah, turunan
dari tadi Bu, mulai dari undang-undang
kururan ya sehingga kita bila sudah ada
SOP tentu akan mudah bagi semua OPD atau
mungkin di tempat Ibu ya tadi di
Kementerian
ee PU untuk mengelola kearsipan.
Mungkin ini juga nanti bisa menjadi
masukan ee untuk bagian sekretariat TU
atau kearsipan ya. Bagaimana SOP-nya
sudah ada belum?
Ee kami pikir ini penting sekali Bu
karena misalnya terkait dengan
kementerian itu kan proyek-proyek ya,
proyek-proyek yang luar biasa berkasnya
mungkin mulai dari studi FS, DED,
berkas-berkas lain ya lelang dan
sebagainya ee memang harus harus sampai
SOP itu didetailkan juga masing-masing
lembaga yang ada seperti itu sehingga
nanti jelas kapan Ibu merekam
elektronik, daftar ASIPnya seperti apa,
berita acaranya seperti apa. apa itu
sudah ada standar
dan ini mungkin juga bisa diterapkan ee
di lembaga lainnya sesuai dengan standar
masing-masing tapi tentu tetap mengacu
kepada aturan utama yang ada di And
[Musik]
Sultan Ardi konsultasi kearsipan
dinamis yang ee bisa kita komunikasi
atau di IG untuk lebih dalam ya, lebih
lanjut.
Baik, terima kasih Bu Tiat untuk
jawabannya. Semoga menjawab ya Bu ya
tadi pertanyaan yang sudah disampaikan
Bu Tiat terima kasih sekali lagi atas
rawuhnya di webinar ASN belajar seri 22
tahun 2025. Sebelum diakhiri, Ibu
barangkali ada closing statement yang
ingin Ibu sampaikan kepada sobat ASN
yang hadir di webinar kali ini. Silakan
Bu Tiat ya. Terima kasih. Ee jadi
sahabat ASN
ee arsif itu tidak hanya sekedar sekedar
berkas yang kita gunakan pada saat kita
melakukan peristiwa. Tapi arsip itu
sangat penting bagi kita semua.
ee bagaimana kita bisa menjalankan
kegiatan dengan lancar. Yang terpenting
lagi adalah bagaimana nilai-nilai
penting dan nilai-nilai kebaikan dari
arsip itu dapat kita sampaikan kepada
masyarakat luas khususnya generasi muda.
Jadi tanpa arsip tentu budaya itu tidak
akan muncul. Dan oleh karena itu mari
kita bersama-sama menjaga arsib kita dan
mensosialisasikannya kepada masyarakat.
Terima kasih. Kasih Bu Tiat. Jadi perlu
dipahami dan digaris bawahi ya, Sobat SN
Arsip itu bukan hanya sekedar dokumen
tapi juga memuat nilai-nilai kebaikan
yang perlu kita sosialisasikan. But
Tiat, sekali lagi kami ucapkan terima
kasih karena telah menyampaikan
inset-insetnya. Semoga barokah. Salam
sehat selalu untuk Bu Tiat. Kita bertemu
lagi di event-event selanjutnya, Ibu.
Thank you, Bu.
Baik, Sobat SN, sebelum saya lanjut ke
sesi narasumber berikutnya, terlebih
dahulu saya ingin ingatkan bagi Sobat
ASN yang sudah hadir di webinar ASN
belajar seri 22, jangan lupa untuk
mengisi presensi via laman semesta
Bangkom ya, Sobat ASN. Jadi, Sobat ASN
bisa akses linknya melalui kolom running
teks yang sudah ada di bawah saya ini
ataupun bisa akses juga melalui kolom
chat Zoom ataupun di live chat YouTube.
Baik, Sobat SN, sesaat lagi kita akan
masuk ke sesi pemaparan narasumber kita
yang kedua setelah jeda pandiwara
berikut ini.
[Musik]
Ya, Anda kembali menyaksikan webinar ASN
belajar seri 22 tahun 2025 terkait
dengan pengelolaan arsip digital dan
bagaimana autentikasinya. Tadi kita
sudah dengarkan paparan dari narasumber
kita yang pertama dari Kepala Dinas
Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa
Timur. Kali ini kita akan masuk ke sesi
narasumber kita yang kedua. Telah hadir
bersama dengan kami Direktur Informasi
Kearsipan atau ARI atau Pakar hukum
kearsipan Bapak Rudi Anton, S.H., M.H.
[Musik]
Selamat pagi menuju siang, Pak Rudi.
Bapak mohon maaf audionya masih belum.
Selamat pagi, Mas. Siap. Kabar baik, Pak
Rudi? Alhamdulillah wasyukurillah. Baik,
Pak Rudi. Tadi kita sudah dengarkan
berbagai insight terkait dengan
dasar-dasar pengelolaan arsif digital
oleh Bu Tiat. Kali ini kita akan
dengarkan paparan dari Pak Rudi. Mohon
izin remind Bapak untuk waktu
pemaparannya kurang lebih selama 30
menit. Nanti kita akan langsung masuk ke
sesi tanya jawab. Kami persilakan kepada
Pak Rudi untuk menyampaikan materinya.
Monggo, Pak. I. Terima kasih.
Bismillahirrahmanirrahim.
Asalamualaikum warahmatullahi
wabarakatuh.
Salam sejahtera untuk kita semua. Om
swastiastu. Namo buddhaya.
Salam kebajikan, salam sehat, salam
arsip untuk kita semua. Pertama-tama
marilah kita panjatkan puji syukur ke
hadirat Allah Subhanahu wa taala, Tuhan
yang maha esa
di pagi hari yang cerah ini kita bisa
berkumpul kembali dengan teman-teman ASN
ee seJawa Timur dan tadi saya juga lihat
ada teman-teman juga dari ee kementerian
lembaga yang ikut.
Ee ini acara ini sangat ee bagus. saya
sangat mendukung sekali terutama terkait
dengan ee apa ya pemahaman, pemberian
pemahaman keasipan kepada teman-teman
aparatur sipil negara atau siapapun yang
mengikuti diskusi kita ini.
Jadi kalau kita bicara tentang arsif
digital atau lebih tepatnya disebut di
dalam konteks ee undang-undang itu
dengan arsif elektronik ini tentu kita
ee
tidak lepas dari apa pengertian arsif
itu sendiri. Coba ditampilkan
ya. Jadi ketika kita bicara ee arsif
elektronik, arsif digital, sebenarnya
dalam Undang-Undang 43 tahun 2009 itu
telah kita antisipasi. Jadi waktu kita
menyusun undang-undang itu, apapun jenis
arsif yang tercipta
dari ee proses penyelenggaraan suatu
organisasi
itu dalam bentuk media apapun ya.
sepanjang itu mengikuti perkembangan
teknologi, informasi dan komunikasi
itu adalah semua yang tercipta itu
adalah yang dimaksud dengan ee arsif
yang kita ee diskusikan hari ini. Jadi
dalam pengertian arsif di pasal 1 ayat 2
Undang-Undang 43 itu jelas bahwa arsif
yang dimaksud dalam pengertian ini tidak
saja hanya dibatasi dari arsib-arsip
tekstual, tapi arsif yang tercipta dalam
bentuk berbagai media apapun termasuk
yang tercipta sejak awal atau dalam
bentuk bond digital sejak awal. Nah, ini
telah kita antisipasi pada saat itu.
Jadi ketika kita bicara ee
digital maaf ee autentikasi sebenarnya
yang perlu kita ee sepakati bersama
apakah arsif yang kita ciptakan sejak
awal itu dalam bentuk apakah itu
tekstual, apakah itu dalam bentuk arsif
ee elektronik atau yang di dalam diskusi
ini kita sebut dengan arsif digital itu
itu kembali kepada apa yang kita atur
sebelumnya. Jadi untuk memastikan sebuah
jenis arsif itu adalah arsif yang
autentik, tentu kita tidak lepas dari
kesepakatan aturan main ketika arsif itu
kita ciptakan, baik dalam konteks
tekstual maupun dalam konteks arsif
elektronik. Itu yang harus kita
sepakati. Jadi yang pertama-tama tentu
ketika kita bicara arsif itu autentik
atau tidak itu sejalan dengan tujuan
penyelenggaraan keasipan yang di pasal 3
itu. Coba lanjut
ya. Lanjut lagi.
Nah, next. di pasal 3 Undang-Undang 43
tahun 2009.
Lanjut bahwa arsif ee tujuan
penyelenggaraan kearsipan itu adalah
salah satunya untuk menjamin bahwa
penciptaan arsif itu adalah ee autentik
dan terpercaya. Jadi ketika kita bicara
tentang ee penyelenggaraan kearsipan,
yang harus kita pastikan pertama bahwa
apa yang kita ciptakan itu, lembaga
ciptakan itu, OPD ciptakan itu,
kementerian ciptakan itu adalah
arsif-arsib yang benar, autentik, dan
terpercaya. Nah, untuk menjawab
maksud dari poin satu ini tentu kita
harus menyepakati sebelumnya arsif yang
autentik yang kita ciptakan itu baik
dalam konteks arsip tekstual maupun
dalam konteks arsif elektronik tentu
harus mengikuti aturan main yang kita
sepakati sebelumnya. Di mana itu diatur?
yaitu yang pertama terkait dengan
instrumen penyelenggaraan keasipan
dinamis yang kita sebut dengan tata
naskah dinas. Jadi ketika sekarang kita
ribut-ribut tentang ijazah palsu
misalnya tentang ee ee apa ya ijazah
palsulah seharusnya yang harus kita
telisik pertama di samping kita
menyandingkan, di samping kita meng
apakah ini identik atau tidak dengan
yang lain, yang harus kita sepakati
sesuai dengan konsep kearsipan adalah
yang kita harus telisik pertama perama
itu adalah apakah aturan main pada arsif
pada saat arsif itu diciptakan itu sudah
sesuai belum dengan produk arsif yang
tercipta itu apapun bentuknya mau arsif
korespondensi mau laporan mau dalam
bentuk ee ijazah seperti yang sekarang
jadi alat ukur pertama untuk menyatakan
arsif itu autentik atau tidak dalam
konteks kearsipan adalah aturan main
yang kita sepakati. Di mana itu diatur?
di dalam tata naskah dinas yang
diberlakukan di masing-masing lembaga
itu. Itu kata kuncinya. Nah, kalau ini
sudah disepakati tentu ketika kita
menguji, ketika kita akan melakukan apa
yang disebut dengan autentifikasi itu
tentu kita akan mengacu kepada aturan
main yang sudah disepakati pada periode
itu. Apakah itu tentang ee hurufnya,
tentang pendatanganannya,
tentang bentuknya, susunannya, jenisnya,
dan segala macamnya.
termasuk juga tentang penomorannya
itu. Jadi, apapun arsif yang tercipta
baik dalam konteks arsif tekstual maupun
dalam konteks arsif ee elektronik ini
yang harus disepakati terlebih dahulu.
Nah, jangan sampai terjadi terutama
teman-teman di OPD ketika menciptakan
arsif. Tadi Ibu Kadis sudah menyampaikan
bahwa PEMPRO telah menetapkan pedoman
tata naskah dinas yang berlaku di
Provinsi Jawa Timur. Tiba-tiba
teman-teman ketika mengedrop surat,
ketika menjadi arsif tidak mengikuti
aturan main yang ditetapkan dalam pergup
itu. Pertanyaannya adalah apakah arsif
yang tercipta itu autentik atau tidak
atau bahkan bisa disebut dengan palsu.
Aspal asli ditandatangani pejabat yang
berwenang tapi palsu dalam konteks
kearsipan karena tidak mengikuti aturan
main yang telah disepakati. yang
dituangkan dalam pedoman tata naskah
dinas. Itu yang pertama yang harus kita
sepakati dulu. Jadi kalau kita bicara
autentik, autentikasi,
autentisitas dan segala macam, kita
harus sepakat dulu dari penciptaannya.
Bahwa penciptaan arsib, dokumen apapun
penyebutannya harus mengacu kepada
ketentuan yang telah disepakati
sebelumnya. Apa ketentuan dasar dalam
penciptaan arsib? Ketentuan dasar adalah
tentang ketentuan atau peraturan tentang
pedoman tata naskah dinas. Ini yang
harus pertama yang harus kita sepakati.
Lain lagi nanti kita bicara tentang ee
autentikasi dalam konteks arsif yang
telah diali mediakan. seperti yang
ditanyakan oleh teman-teman entah dari
PU atau dari Perhubungan tadi, saya rasa
dari PU itu nanti kita akan bicara hal
lain lagi. Jadi yang kita bicarakan
pertama ini ketika bicara tentang
keautentikan dokumen elektronik adalah
yang kita harus ee tanamkan di pikiran
kita bahwa arsif itu harus tercipta
mengikuti aturan main yang kita
sepakati. Di mana itu diatur? di dalam
tata naskah dinas itu juga yang dimaksud
dalam tujuan penyelenggaraan keasipan
tadi. Nah, kalau tidak bisa saja dalam
suatu provinsi dalam bermacam dinas
arsif yang tercipta yang seharusnya
menggunakan huruf yang sama menggunakan
jarak spasi yang sama akhirnya
berbeda-beda karena tidak taat terhadap
aturan main tadi. Nah, di sinilah muncul
nanti di kemudian hari munculnya mungkin
bukan sekarang ketika muncul
permasalahan hukum di kemudian hari alat
ukur seharusnya seperti kemarin ee pihak
entah itu Universitas Gajah Mada entah
itu dari kepolisian
atau hakim atau di persidangan nantinya
seharusnya yang pertama ditelisik adalah
konsep penciptaan atau dasar penciptaan
dari arsip yang kita sebut dengan ijazah
itu mengacu ke mana tadinya sekitar
tahun 1980 itu. Nah, ini yang ingin saya
sampaikan di awal kepada ee teman-teman
ASN semua.
Yang kedua kembali kepada instrumen
tadi. Yang kedua, ketika kita bicara
arsif yang autentik, arsif yang
terpercaya, instrumen berikutnya yang
harus dimiliki oleh setiap pencipta
arsif termasuk Provinsi Jawa Timur
adalah klasifikasi arsif. Nah, ini dia
adalah alat untuk kita mengelompokkan
informasi dari urusan-urusan. Seperti
yang disampaikan Bu Kadis tadi, urusan
itu nanti ada suburusannya sampai ke
transaksinya, sampai ke sub-sub
masalahnya. Nah, itu kita harus buat
klasifikasinya
karena nanti ini akan saling terkait
instrumen ini ketika diimplementasikan
di dalam sebuah sistem informasi
kearsipan.
Nah, itu yang kedua.
Pengelompokan informasi ini penting
karena kaitannya nanti dengan penomoran
surat yang diberikan ketika penciptaan
dan kaitan nanti terkait dengan jadwal
retensi yaitu tentang alat untuk alat
ukur untuk menyusutkan arsif baik
memindahkan, memusnahkan maupun
menyerahkan arsif ke lembaga kearsipan.
Nah, nanti kita diskusi lagi nih
bagaimana penyerahan arsif elektronik
yang tersimpan di dalam sebuah sistem
yang secara fisiknya itu tidak dikuasai
lagi oleh pencipta arsif atau
kementerian atau OPD yang menciptakannya
karena tersimpan misalnya di pusat data
nasional misalnya. Ini juga
pertanyaan-pertanyaan yang harus dijawab
segera. Nah, yang berikutnya instrumen
wajib yang harus dimiliki oleh setiap
pencipta arsif adalah sistem klasifikasi
keamanan dan akses arsif dinamis. Nah,
ini menentukan apakah tingkat keamanan
arsif ini sangat rahasia sampai biasa
misalnya. Terkait juga dengan tingkat
akses. Apakah antar unit boleh mengakses
arsif ini, antar lembaga boleh mengakses
atau publik boleh enggak mengakses arsif
ini. Nah, empat instrumen wajib ini yang
saya sering dengan sering saya sebut
dengan empat pilar ini, inilah yang
mewarnai ya yang mewarnai baik
keautentikan, akses dan ee penemuan
kembali arsif yang kita kelola di
masing-masing lembaga, termasuk juga
arsif digital atau arsif elektronik.
Jadi instrumen dasar ini juga menjadi
alat alat ukur, alat ee untuk
mengoperasionalkan pengolahan arsif baik
baik itu arsif tekstual maupun arsif
elektronik. Next, Bapak, Ibu,
teman-teman ASN yang ee saya banggakan.
Jadi, kalau kita kembali ke tujuan tadi,
tujuan pertama dari penyelenggaraan
kearsipan itu sama seperti diskusi kita
sekarang.
Untuk apa arsib diciptakan yang hanya
menimbulkan pertanyaan di kemudian hari?
Apakah dia autentik atau tidak dipercaya
misalnya. Nah, kenapa ini penting
keautentikan ini? Karena kaitannya
dengan sering yang saya sebut bahwa
arsif itu sama dengan alat bukti hukum.
Nah, muncul persoalan autentik seperti
kemarin bicara tentang identik. ini kan
terkait dengan masalah hukum
ya. Sekali lagi Bapak, Ibu, teman-teman
semua, diskusi kita sebenarnya mengenai
autentik, identik, dan segala macam itu,
itu tentu kaitan dengan arsif sebagai
alat bukti hukum. Mungkin kalau arsif
tidak sebagai alat bukti hukum itu tidak
terlalu dipersoalkan orang. Tapi karena
arsif bahwa setiap proses penegakan
hukum baik dalam konteks hukum pidana,
hukum perdata, hukum tentang tata usaha
negara, bahkan di sidang pengadilan di
maaf sidang di Mahkamah Konstitusi pun
semua proses penegakan hukum itu sejak
dari penyelidikan penyidikan sampai ke
proses sidang di pengadilan, sampai ke
proses putusan pengadilan dan
eksekusinya misalnya oleh ee lembaga
pemasyarakatan itu semua pasti terkait
dengan arsif yang menjadi alat buktinya.
Jadi ketika kita bicara autentik,
identik, apapun istilah yang dipakai,
saya tidak mau masuk ke persoalan
identik atau autentik itu. Tapi kalau
bicara tentang pengujian, apakah dokumen
itu asli atau tidak, itu bicara tentang
autentikasi,
bukan identikasi misalnya. Nah, ini yang
harus kita ee clearkan juga di antara
kita. Nah, jadi ketika kita bicara
autentik itu sangat relevan dengan dua
hal. Dalam konteks kekinian terkait
dengan arsif sebagai alat bukti hukum.
Dalam konteks kekinian terkait dengan
arsif sebagai bukti aset. Nah, dalam
konteks ke depan autentik ini terkait
dengan apa? Terkait dengan arsif sebagai
memori kolektif bangsa.
Tidak mungkin kita mewarisi sejarah yang
dipertanyakan apakah dokumen yang lahir
dari proses penyelenggaraan pemerintahan
tadi autentik atau tidak. Bagaimana akan
dijadikan referensi kalau
keautentikannya itu diragukan? Nah,
kira-kira begitu ee teman-teman semua.
Jadi ketika kita bicara autentik dalam
proses penciptaan sejak arsif itu
dicipta, baik arsip tekstual maupun
arsif yang bond digital, tentu yang
harus kita taati adalah empat instrumen
wajib itu. Dalam konteks penciptaan
tentu yang paling wajib kita taati
adalah aturan yang diatur di dalam
pedoman tata naskah dinas. Makanya kalau
kita uji petik, kita lakukan uji petik
seJawajawa Timur misalnya ee di L maaf
antara OPD OP 1 dengan OPD lain ya, baik
dalam konteks arsif ee tekstual maupun
dalam konteks arsif elektronik kalau
sudah menggunakan aplikasi ini perlu
nanti kita uji petik dari Dinas
Perpustakaan Kearsipan apakah semua
surat atau arsif yang tercipta dari
masing-masing OPD itu telah mengikuti
ikuti aturan main dari tata naskah dinas
yang telah ditetapkan sebelumnya oleh
gubernur atau belum atau masih ada
penyimpangan-penyimpangan
yang tidak sesuai dengan ketentuan yang
telah ditetapkan itu. Ya, jadi ini
sekali lagi sebagai pemicu diskusi nanti
silakan kita akan diskusi banyak karena
waktu kita terbatas. Nah, berikutnya
pengertian autentikasi tentu adalah
pengertian ketika arsif itu telah
tercipta ya. Tadi proses yang autentik
itu ada syarat-syaratnya, ada aturan
mainnya. Yang berikutnya adalah tentang
pengujiannya.
Nah, tentang pengujiannya. Pengujian
oleh siapa? Pengujian oleh lembaga
kearsipan. Jadi bicara tentang
keautentikan,
undang-undang mengatur bahwa yang harus
melakukan pengujian itu adalah salah
satunya dilakukan oleh lembaga
kearsipan. Nah, lembaga kearsipanlah
yang melakukan autentikasi. Kalau di
sini kan diatur di Undang-Undang 43
adalah pasal 69 yang disebut dengan
autentikasi arsipstatis. Pertanyaannya,
apakah lembaga kearsipan dapat melakukan
juga autentikasi terhadap arsi dinamis?
Kalau kita menggunakan analogi hukum
untuk azas manfaat dan efektivitas,
bahwa lembaga keasipan juga seharusnya
dapat melakukan autentikasi terhadap
arsip dinamis yang tanda petik diragukan
apakah itu autentik atau tidak. Nah, ini
hal-hal yang harus kita sepakati. Begitu
juga dengan pertanyaan tadi, bagaimana
ketika arsif itu sudah tercipta dalam
bentuk arsif tekstual, lalu untuk
menghemat tempat kita alihkan dia
menjadi arsif digital misalnya dengan
melakukan alih media. Nah, apakah nilai
pembuktian dari arsif tekstual yang
tercipta sudah mengikuti aturan main
tata naskah dinas yang sudah ditetapkan?
Lalu ketika dialih mediakan muncul dua
pertanyaan. Apakah arsifnya mempunyai
nilai pembuktian yang sama arsif
elektroniknya atau arsif digitalnya
dengan arsif aslinya?
Atau yang kedua ee pertanyaan berikutnya
apakah arsif
hasil alih media tadi dalam bentuk arsif
ee dalam bentuk ee elektronik atau
digital tadi bisa dijadikan alat bukti
menggantikan arsib tekstualnya dan
apakah arsib tekstualnya dapat
dimusnahkan.
Kan itu pertanyaannya tadi. Karena untuk
apa kita menyimpan kedua-duanya? kan
muncul di situ. Padahal kita bicara
tentang peralihan Perpres 95
2018 tentang sistem pemerintahan
berbasis elektronik, niat utamanya
adalah efisiensi. Niat keduanya adalah
untuk percepatan proses administrasi
pemerintahan. Nah, muncul pertanyaan
ketika arsif tekstual dialih mediakan,
apakah tekstualnya sudah dapat
dimusnahkan? Nah, jawabannya adalah
satu, arsif ahli media akan mempunyai
kekuatan pembuktian yang sama dengan
aslinya, tekstualnya apabila mengikuti
aturan main tentang tata cara milh media
yang telah ditetapkan sebelumnya. Jadi
jangan coba-coba kita melakukan ahli
media entah itu perusahaan, entah itu
perguruan tinggi, entah itu pemerintah
daerah, entah itu kementerian lembaga
melakukan alih media tapi belum
menetapkan tentang aturan main alih
media sebelumnya dalam bentuk peraturan
pimpinan lembaga yang bersangkutan.
Hasil medianya. Kalau pihak lawan ee
teman-teman ASN paham tentang kehasipan,
dia akan menyerang, dia akan katakan,
"Majelis hakim terhormat, kami tidak mau
menerima hasil alih media itu sebagai
alat bukti karena tidak melalui proses
alih media yang sesungguhnya." Apa salah
satunya? Yaitu harus ditetapkan terlebih
dahulu kebijakannya barulah dilakukan
ahli medianya. Itu yang jawaban pertama.
Jawaban kedua bahwa ahli media yang kita
lakukan apakah bisa menggantikan atau
arsif tekstualnya dapat dimusnahkan?
Jawaban untuk teman-teman ASN untuk
kepentingan
untuk kepentingan arsif milik negara
yang diatur di dalam Undang-Undang 43
tahun 2009, kebijakan itu belum diatur.
Sebentar
kebijakan itu belum diatur. Berbeda
seandainya Bapak Ibu bertanya dengan
saya dalam konteks dokumen perusahaan
ya. Kalau dalam konteks dokumen
perusahaan yang leg spesialisnya
Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1997,
maka arsif tekstual yang telah diah
mediakan dalam bentuk soft copy, maka
tekstualnya, kertasnya dapat dimusnahkan
kecuali
bisa dimatikan.
kecuali dalam bentuk akta otentik. Jadi
ketika ahli media dalam dokumen
perusahaan, Undang-Undang Dokumen
Perusahaan, Alhia diperbolehkan
dilakukan malah dianjurkan karena
asbabun nuzul lahirnya Undang-Undang
Dokumen Perusahaan itu juga terkait
dengan efisiensi. Arsif tekstualnya
dalam konteks Undang-Undang Dokumen
Perusahaan Nomor 897 itu dapat
dimusnahkan kecuali akta otentik. akta
otentik yang dibuat oleh pejabat pembuat
akta misalnya sertifikat misalnya lagi
MOU, perjanjian, ee macam-macam yang
terkait dengan ee akta otentik itu
walaupun dilakukan ahli media hard
copy-nya tetap harus disimpan. Itu dalam
konteks Undang-Undang Dokumen
Perusahaan. Dalam konteks Undang-Undang
Kearsipan,
peluang itu tidak diatur. Jadi ahli
media dilakukan hanya sebagai backup dan
sebagai percepatan penyampaian informasi
saja, bukan sebagai dokumen pengganti.
Nah, ini yang harus ee kita ee pahami
dari berapa ee diskusi yang saya lihat
tadi yang teman-teman harus memahami
ini. Jadi kalau memang dari awal arsif
tercipta dalam bentuk bond digital
seperti yang digunakan sekarang di
Srikandi atau aplikasi umum sejenis yang
lahir berdasarkan ee perintah Perpres 95
tahun 2 ee 18 itu memang sejak awalnya
sudah bond digital.
Tinggal kita jaga proses penciptaannya
yang harus sesuai dengan apa yang kita
sebut aturan main yang sudah ditetapkan
sebelumnya. Nah, itu yang harus menjadi
perhatian kita. Tapi kalau arsif itu
sudah tercipta dalam bentuk tekstual,
ada langkah untuk kita lakukan ahli
media supaya ee ruang penyimpanannya
berkurang dalam konteks arsib milik
negara. Dalam konteks yang diatur di
undang-undang kearsipan itu belum ada
pasal yang mengatur bahwa arsif tekstual
pasca dilakukan oleh media itu dapat
dimusnahkan. Artinya dua jenis arsif ini
sampai jadwal retensinya terlewati,
sampai prosedur pemusnahannya dilakukan
secara baik, tetap harus disimpan
dua-duanya. Fungsinya apa kalau begitu?
Ya, fungsinya satu sebagai backup. Yang
kedua fungsinya adalah untuk percepatan
penyampaian informasi dibanding kita
mengolah arsif tekstual. Nah, berikutnya
saya akan mencoba menjawab tadi juga
ketika kita bicara tentang arsif yang
tercipta dalam bentuk tekstual di suatu
sisi lembar pengantar apakah ee
lampirannya bisa kita simpan dalam
bentuk arsif ee digital misalnya. Nah,
ini yang perlu diatur adalah terkait
dengan aturan main dari kementerian
lembaga itu sendiri. Jadi ketika kita
menyatakan kalau itu arsif milik negara
yang terciptanya sejak awal sudah bond
digital tentu tidak ada masalah. Yang
jadi masalah adalah ketika terciptanya
dalam bentuk arsip tekstual lalu dialih
mediakan, kita tinggalkan saja satu
surat pengantarnya yang arsi tekstualnya
kita musnahkan, yang kita jadikan ee apa
cross reference-nya dengan arsif
elektronik atau arsif digital. ini yang
tidak dimungkinkan sampai saat ini
terkait dengan ee aturan main di
Undang-Undang 43 tahun 2000 ee 9 yang
diatur tentang terkait dengan ee alih
media atau yang terkait dengan ee ee
bolehkah arsif tekstual pasca ahli media
itu dimusnahkan. Nah, ini Bapak Ibu saya
ingin sebenarnya kalau bicara tentang
cara utentikasi arsip elektronik sudah
ada aturan mainnya di peraturan ee
kepala ASIP nasional ee nomor 20 tahun
2011. Aturan main tentang bagaimana
mengautentikasi arsif ee tekstual itu
juga sudah ada di dalam ee Perka nomor 1
tahun 2023. Jadi nanti Bapak Ibu tinggal
lihat karena ini sangat teknis. Tapi
yang ingin saya sampaikan tadi adalah
hal-hal yang ee clue-klue yang harus
kita pahami semua bahwa transformasi
digital yang kita lakukan tetap harus
menjamin arsif itu tetap autentik.
Kenapa? Arsip yang kita ciptakan akan
memasuki fase dua pilihan nantinya.
Suatu saat dia pasti akan berhenti,
dimusnahkan dia pada saat dia masih
dinamis. Tapi sebagian akan menjadi
memori kolektif bangsa kita. Akan
menjadi memori kolektifnya Jawa Timur
yang akan disimpan bukan puluhan tahun,
mungkin ratusan tahun, bahkan mungkin
ribuan tahun karena arsip statis itu
akan disimpan selamanya. Inilah yang
perlu diantisipasi
oleh kita yang mencoba telah melakukan
transformasi digital dari
penyelenggaraan kearsipan berbasis
konvensional menuju ke penyelenggaraan
kearsipan yang berbasis TIK. Banyak
hal-hal yang masih perlu dicarikan
jawabannya. Misalnya contoh di dalam
Undang-Undang Kearsipan bahwa arsif yang
tercipta itu berada di bawah penguasaan
penciptanya yaitu siapa? Kalau arsif
dinamis di daerah berada di bawah
penguasaan OPD. Kalau arsif statis di
daerah berada di bawah penguasaan
lembaga keasipan daerah provinsi. Kalau
arsif di kementerian lembaga berada di
bawah penguasaan di dalam Undang-Undang
Arsib nasional. Pertanyaannya
ketika kita sudah melakukan
penyelenggaraan keasifan menuju totally
elektronik, nanti saya jawab juga apakah
sudah total elektronik dari Mas Host
tadi. ini juga kita harus jawab
pertanyaan di mana sekarang fisik arsif
itu disimpan apabila bahwa semua proses
itu telah dilakukan atau disimpan di
dalam sebuah pusat data nasional yang
secara fisik tidak lagi dikuasai oleh
pencipta arsifnya. Jadi PR-PR ini
sebenarnya harus segera kita jawab. Yang
kedua, bagaimana kita akan menyusutkan
arsif elektronik, arsif digital yang
kita ciptakan yang selama ini fisiknya
ada di depan kita. Bisa kita pindahkan
aktif ke inaktif, bisa kita usul
musnahkan sesuai prosedur karena
fisiknya ada di kita. Dan kita bisa
serahkan dari OPD ke lembaga keasipan
karena fisiknya ada di kita. Bagaimana
pertanyaannya untuk pemusnahan dan untuk
penyerahan arsif statis dari arsif
elektronik yang ada di dalam sebuah
sistem. Nah, kalau kita diskusikan ini
tentu waktu ee nanti yang tidak cukup
dan ini tentu kembali aturan main yang
harus segera dibuatkan. Tentu ini ada
pada posisi sekarang di ASIP nasional,
di Kominfo, di BSSN yang mengampu ee
aplikasi umum yang berlaku secara
nasional ini. Karena kalau aplikasi
seperti Srikandi yang telah dimulai ee
launchingnya tahun 2020 dan kalau kita
lihat jadwal retensi yang berlaku di
masing-masing pemda bahwa sekarang tahun
2025 berarti sudah ada jenis arsip yang
berumur 5 tahun. mungkin sudah
seharusnya pindah dari aktif ke inaktif
atau bahkan mungkin ada jadwal retensi
yang 2 tahun langsung musnah atau 5
tahun langsung musnah. Artinya bahwa
sudah ada arsif elektronik yang di dalam
sebuah sistem informasi itu yang
seharusnya sudah jatuh tempo untuk
disusutkan. Ini sebagai
pemancingpemantik diskusi kita kepada
teman-teman semua. Ee untuk itu ee saya
berharap karena tadi saya lihat
teman-teman sangat bersemangat dan saya
akan sediakan waktu lebih banyak untuk
ee kita berdiskusi. Demikian yang dapat
saya sampaikan semoga bermanfaat.
Wabillahi taufik walhidayah.
Wasalamualaikum warahmatullahi
wabarakatuh. Om santi santi om. Terima
kasih.
[Musik]
Baik, sekali lagi terima kasih Pak Rudi
atas materi yang telah disampaikan.
Sangat komprehensif sekali. Tadi kita
sudah dapatkan berbagai inset ya dari
Pak Rudi gitu ya. Bahwasanya ee ketika
kita mengelola arsip ada berbagai
instrumen wajib yang perlu untuk kita
pahami ya. Utamanya tadi beliau seringki
merepetisi kata terkait dengan aturan
main. Harus paham aturan mainnya. tadi
ada terkait dengan tata naskah dinas
yang harus kita perhatikan kapan arsif
itu dibentuk ya. Jadi nanti kalau
misalnya ada problem kita harus mengacu
kembali terhadap tata naskah dinas
ketika arsip itu diproduksi. Tadi kita
juga sudah dijelaskan juga terkait
dengan klasifikasi arsip terkait dengan
kategorisasi unit informasi kearsipannya
kemudian bagaimana jadwal retensi arsip
dan juga sistem klasifikasi keamanan
maupun akses arsif dinamis. Ya, tadi
kita sudah bicara juga terkait dengan
aksesibilitas dan apakah arsip ini
termasuk arsif yang rahasia atau
konfidentil atau yang bisa diakses oleh
publik. Baik, selanjutnya kita akan buka
untuk sesi tanya jawab. Kami persilakan
bagi Sobat ASN yang ingin bertanya
kepada Pak Rudi, silakan bisa
mengaktifkan feature hand ataupun bisa
menyampaikan pertanyaan melalui kolom
chat Zoom ataupun live chat YouTube
kami. Kami persilakan.
Baik, ini sudah bergabung bersama dengan
kami. Silakan Pak Shihin bisa
disampaikan asal instansinya dan
langsung saja disampaikan pertanyaannya
kepada Pak Rudi. Silakan, Pak.
Asalamualaikum warahmatullahi
wabarakatuh. Waalaikumsalam. Selamat
wabarakatuh. Pagi menjelang siang, Pak
Rudi Anton.
Saya dari saya Sihin, Pak Rudi Anton
dari Banyuwangi. I bajunya ketahuan itu
orang Banyuwangi itu.
Pak Rudianton selamat sehat selalu.
Mudah-mudahan selalu diberkahilah.
Ada yang sedikit yang perlu kami
tanyakan. kami dari Dinas
Perpustakawanan dan Kearsipan Kabupaten
Banyuwangi ee sangat ee bagaimana
pengelolaan arsif
digital ini sangat penting untuk
diterapkan di Kabupaten Banyuwangi.
Langsung saja, Pak. ee enggak perlu
panjang-panjang karena pertanyaan ini
mungkin ada tiga kurang. Bagaimana cara
membuat struktur folder yang jelas dan
konsisten terkait dengan ee pengelolaan
arsif digital. Kemudian yang kedua,
bagaimana cara menangani arsif sensitif
atau rahasia?
Itu yang kedua, sensitif dan rahasia.
Kemudian yang ketiga Pak Rudi, bagaimana
cara melakukan migrasi
migrasi arsif dari format fisik
ke format menjadi digital? Itu aja Pak
Rudianton yang saya hormati. Pertanyaan
tiga aja mungkin yang lain-lain mungkin
nanti akan bertanya juga. Sekian.
Asalamualaikum warahmatullahi
wabarakatuh, Pak Waalaikumalam
warahmatullahi wabarakatuh, Pak. Ini ada
tiga pertanyaan, Pak Rudi.
Mas Lukman. Pak Rudi langsung jawab kah?
Iya. Silakan langsung dijawab saja, Pak
Rudi. Terima kasih, Pak Solohin. Kalau
yang pertama nanti ee
ada yang menghubungi Pak Sihin nanti
jadi ee bimtek khusus itu kalau e teknis
itu saya akan menjawab yang kedua. Dan
ketiga terkait dengan yang kedua tentu
perlakuan ee terhadap tingkat
kerahasiaan yang diatur di dalam sistem
klasifikasi keamanan dan akses itu yang
harus kita patuhi. Persoalan bocor,
persoalan itu sampai ke tangan orang
lain itu kan yang sering terjadi itu
karena kelalaian kita, karena ketidak
hati-hatian kita, karena ketidaktaatan
kita terhadap aturan main.
Sebenarnya kalau kita bicara kesisteman
ketika di dalam konsep ee three inone
itu klasifikasi JRA dan sistem
klasifikasi keamanan itu diterapkan
semuanya kan saling terkait. Jadi ketika
kita melakukan penginputan ee jenis asid
tertentu, kita menggunakan kode kelas
tertentu. Karena tiga instrumen ini plus
ee tata naskah dinas itu sudah kita
inject ke dalam sebuah sistem atau
aplikasi. Tentu secara otomatis sistem
akan menginfokan bahwa jenis arsip ini
adalah sangat rahasia. Nah, tinggal kita
lihat aturan main penanganan sangat
rahasia seperti apa. Apakah semuanya
blur misalnya, apakah ada ee apa kata
kunci yang ee hanya diketahui oleh si
pencipta arsifnya misalnya,
enskripsi yang dilakukan oleh pencipta
arsifnya misalnya, itu aturan main yang
harus ditetapkan di masing-masing
lembaga. Tapi yang paling penting ingin
saya sampaikan bahwa kaitan ketiga
instrumen tadi itu sangat erat. Jadi
antara klasifikasi jadwal retensi dengan
sistem klasifikasi keamanan ini sangat
kuat. Ketika yang disebut dengan konsep
three inone itu one-nya itu adalah kode
klasifikasi. Jadi ketika kode
klasifikasi ini diinput otomatis
aksesnya seperti apa, tingkat
keamanannya seperti apa, itu diketahui.
Diketahui juga kapan arsif ini akan
pindah, kapan usul musnah, kapan usul
serah. Nah, apakah arsif ini terbuka
untuk umum atau close untuk umum, clause
ee untuk publik misalnya. Nah, ini yang
sebenarnya di dalam konteks Srikandi itu
sudah kita tanamkan di dalam aplikasi
Srikandi itu. Kalau yang Bapak tanyakan
terkait dengan ee kerasiaan dalam
konteks arsip tekstual, inilah yang kita
sering sebut ee banyak arsif yang kita
kuasai itu semua orang pengin tahu
isinya.
Dan kadang-kadang
sebagian kita juga latah juga ngomong ke
teman sebelah, "Ini rahasia ya, cuman
kamu aja yang tahu ya." Ya, ya
dilihatin. Nah, berikutnya temannya
ngomong lagi, "Ini kamu aja yang tahu
ya, yang lain enggak tahu." Ini hal
seperti ini yang terjadi. Bahkan
kebocoran itu sering terjadi karena ee
bukan karena orang luar akses ke ASIP
kita, tapi karena ee orang dalam yang
menginformasikan
ee informasi atau arsif itu kepada pihak
lain. Sebenarnya kalau kita ingin
menegakkan hukum kearsipan dengan dengan
baik Pak Salihin, soal kerahasiaan ini
itu sudah ada sanksi pidananya. Saya
lupa pasalnya entah 81 entah 83 yang
sanksinya kalau enggak salah 5 tahun
penjara. Barang siapa yang memberikan
arsif yang dinyatakan tertutup kepada
pihak lain itu ada sanksi pidananya. Itu
mungkin yang Pakin
maksud. Kalau kita ingin menegakkan
aturan main ya. Kalau secara teknis
biasanya ASIP itu memang ee tempat
penyimpanannya atau cara penyampaiannya
ee dengan map atau folder atau amplop
yang berlapis-lapis. Nah, yang ketiga
bicara tentang migrasi.
Mungkin yang Pak Solihin maksud adalah
alih media. Saya sudah mengatakan tadi
bahwa ahli media itu adalah suatu
keniscayaan.
Cuman salah satu kelemahan dari
undang-undang kita, undang-undang yang
terkait dengan arsip milik negara beda
tadi dengan Undang-Undang Dokumen
Perusahaan ya. Undang-undang Dokumen
Perusahaan menyatakan bahwa ketika arsif
yang ada di Pak Solihin, kalau Pak
Solihin punya perusahaan misalnya, Pak
Solihin ahli mediakan menjadi arsif
digital, arsif elektronik atau dalam
bentuk soft copy, maka hard copy-nya,
arsif kertasnya diperbolehkan Pak
Solihin untuk memusnahkannya.
Jadi prinsip efisiensinya benar-benar
tercapai kecuali akta otentik. Jadi
kalau sertifikat perjanjian
yang terkait dengan akta otentik, MOU,
kontrak karya, walaupun Pak Solihin alih
mediakan tapi hard copy-nya tetap harus
disimpan. Ini bedanya. Sedangkan di
Undang-Undang 43, ahli media dari fisik
ke digital yang Pak Solihin lakukan,
yang Banyuwangi lakukan hanya sebagai
backup, hanya sebagai percepatan
penyampaian informasi, bukan sebagai
pengganti arsif tekstual yang Pak Shihin
Ali mediakan. Artinya arsif tekstualnya
tetap harus disimpan sampai jadwal
retensinya berakhir. Nah, itu Pak Selin
ya. Jadi ee yang poin pertama nanti yang
sangat teknis nanti staf saya akan
menghubungi Pak Solihin. Kalau perlu
saya minta dia bimtek khusus untuk Pak
Solihin. Terima kasih Mas Lukman. Terima
kasih Pak Rudi atas jawabannya.
Bagaimana Pak Solikin? Apakah sudah
menjawab?
Baik, sekali lagi terima kasih Pak
Solikin untuk pertanyaannya. Salam sehat
selalu. Kita beralih ke penanya
selanjutnya Pak Rudi. Saya akan sapa
beliau terlebih dahulu yang sudah hadir
bersama dengan kami. Silakan Pak Henki
bisa disampaikan asal instansinya dan
kemudian disampaikan pertanyaannya
kepada Pak Rudi. Silakan, Pak.
Oke.
Terima kasih, Pak, atas waktu yang
diberikan. Mohon izin perkenalkan ee
saya Hengki dari Rumah Sakit Umum Kusma
Tuban.
Ini tadi menyimak materi yang Bapak
sampaikan terkait alih media atau
transformasi dari hard copy ke soft
copy. Nggih. Itu satu yang saya
tanyakan.
Tingkat keapsaannya sampai di mana
Bapak? Sebab tadi yang kalau enggak
salah ada tiga kali kalau gak empat kali
Bapak mengutarakan
ee bahwa sistem di perundangan
kita yang untuk instansi itu masih belum
mengatur tentang
keapesaan dari soft copy. Kalau saya
bisa mengutan seperti itu. Kalau yang di
perusahaan tadi kan sudah langsung bisa
dari shop dari hard copy dialih media
bisa langsung dimusnahkan. Nah, sekarang
yang menjadi problem kami yang di rumah
sakit terutama untuk tanda tangan-tanda
tangan dokter yang sifatnya basah karena
kita diwajibkan untuk menuju ke
elektronik medikal.
Oke, itu keapsaannya sampai di mana,
Bapak? Kalau di perundangan kita belum
menjamin akan keapsaan tersebut dari
soft dari hard copy jadikan soft.
Otomatis kalau di Permenkes kan
kearsipan kami kan 5 tahun kita
inaktif baru 5 tahun berikutnya kita
musnahkan. Nah, ini yang yang saya
tanyakan sampai di mana atau bagaimana
mengatasi hal tersebut. terkait tanda
tangan basah dari para DPJP atau dokter
untuk diagnosa pasien dan lainan, Bapak,
Pak. Terima kasih.
Silakan, Pak Rudi. Ya, terima kasih, Pak
Henki. Nih pertanyaannya bagus ini.
Jadi, ada dua pertanyaan. Yang pertama,
keabsahan soft copy terkait dengan ee
yang disebut ahli media tadi. Saya
ulangi supaya enggak salah paham. Ahli
media diatur di dalam Undang-Undang
Kearsipan, Undang-Undang 43 Tahun 2009.
yang belum diatur tanda petik yang belum
berani kita mengatur adalah klausul atau
norma yang terkait dengan pernyataan
bahwa pasca ahli media setelah
beralihnya hard copy menjadi soft copy
lalu ada pasal yang mengatur bahwa hard
copy-nya dapat dimusnahkan pasca ahli
media itu yang tidak diatur tapi kalau
ahli medianya diatur oke jadi kalau
ditanya tanyakan untuk apa akhirnya ahli
media? Ahli media bukan sebagai
pengganti tetapi sebagai
backup, tetapi sebagai percepatan
penyampaian informasi.
Itu yang pertama. Beda dengan
Undang-Undang Dokumen Perusahaan Nomor
897.
Di sana diatur setelah Pak Henki. Nah,
nanti dilihat rumah sakit ini perusahaan
atau bukan, BLU atau apa termasuk
dikategorikan perusahaan atau masih
termasuk sebagai sebuah lembaga negara
misalnya. Kalau di perusahaan secara
eksplisit diatur setelah Pak Henki
mengalih mediakan dokumen hard copy
misalnya penuh satu ruangan tentu
menjadi dalam bentuk kopi digital dalam
ee tidak memakai ruangan dalam bentuk
fisik lagi. Itu hard copy-nya dapat
dimusnahkan
kecuali atau otentik ya Pak Inki ya.
Jangan salah paham. Nah, lain lagi
dengan pertanyaan Pak Henki misalnya,
apakah hasil ahli media arsif rumah
sakit tadi yang masih kita simpan hard
dan soft-nya? Sofnya kita jadikan bekal
untuk backup dan percepatan penyampaian
informasi. Apakah soft copy-nya
seandainya, maaf ya, seandainya hard
copy Pak Henki hilang, apakah soft
copy-nya bisa menjadi alat bukti hukum
dan nilai pembuktiannya sama dengan hard
copinya? Yes. Sepanjang Rumah Sakit Umum
Tuban telah menetapkan kebijakan tentang
tata cara alih media di lingkungan Rumah
Sakit Umum Tuban. Jadi tetapkan dulu
kebijakan ahli medianya baru besok
harinya setelah ditandatangani direksi
melakukan alih media. Tapi hadnya tetap
disimpan. Tapi soft copinya kalau
hard-nya maaf kena musibah, kena banjir,
maaf kebakaran, apakah soft copinya bisa
menjadi alat bukti Pak Rudi? Bisa.
Apakah mempunyai kekuatan pembuktian
yang sama? Sah. Sah. Sama dengan
aslinya. Tapi hardnya memang tidak ada
klausul yang mengatur di Undang-Undang
ee Kearsipan Nomor 43 tahun 2009. Beda
dengan Undang-Undang Dokumen Perusahaan.
Nah, itu Pak Hengki. Nah, yang ketiga
tanda tangan basa.
Kalau kita bicara penciptaan arsibki,
kalau kita memang sepakat Rumah Sakit
Umum Tuban akan menggunakan aplikasi
yang kita sebut dengan sejak
penciptaannya sudah bond digital, tidak
lagi menggunakan hard copy dalam
penciptaannya, semua sudah dalam bentuk
sebuah di dalam berselancar di sebuah
aplikasi maka adalah keniscayaan
pendatanganan juga harus dilakukan
secara digital. tanda tangan TTE, tanda
tangan elektronik. Ya, itu sah sepanjang
ketika Pak atau Pak Pak Enki lagi ketika
RSU Tuban akan menggunakan aplikasi
dalam pengelolaan arsif serumah sakit
termasuk pelayanan pasien,
menandatangani resep misalnya, tetap
harus ditetapkan dulu kebijakannya bahwa
RSU Tuban
mengumumkan melalui peraturan direksi
atau apapun pun telah menggunakan
aplikasi misalnya Srikandi dalam
penyelenggaraan keasipan di Rumah Sakit
Umum Tuban seperti itu, Pak. Jadi harus
tetapkan dulu supaya ada dasar hukum
ketika arsif elektronik total ini
dilakukan, ada dasar hukum ketika ahli
media dilakukan. Kalau tidak itulah yang
menjadi bulan-bulanan apabila arsif yang
tercipta dari dua proses tadi, baik ahli
media maupun totali elektronik tadi yang
tidak didasari oleh kebijakan
sebelumnya. Inilah yang oleh pihak lawan
yang kalau mengerti hukum keasipan
dianggap itu tidak mempunyai kekuatan
pembuktian karena tidak ada dasar
hukumnya. Nah, ini dialami oleh sebuah
lembaga besar sekarang yang dia
melakukan
digitasi terus-menerus tanpa menetapkan
kebijakan sebelumnya. Lagi bingung
sekarang ini sudah banyak, sudah jutaan
lembar yang didigitalisasi, digitasi
tetapi keabsahannya dipertanyakan karena
belum menetapkan kebijakan sebelumnya.
Itu Pak Henki.
Oke, terima kasih Pak Rudi. Bagaimana
Pak Henki? Nanti kalau Pak Enki belum
puas, teman-teman boleh japri saya.
Entar siap kasih puas. Siap. Ada sesi
coaching tersendiri ya, Pak. Thank you,
Pak Yi. Sekali lagi. Salam sehat selalu.
Baik, Pak Rudi. Kami rasa sesi kali ini
perlu kami akhiri karena keterbatasan
waktu. Sekali lagi terima kasih Pak Rudi
untuk berbagai insight yang menarik dan
komprehensif sekali. Sebelum ditutup,
Pak Rudi, barangkali ada closing
statement yang ingin disampaikan kepada
Sobat ASN, Bapak kami persilakan. I
terima kasih, Mas Lukman. Teman-teman
ASN yang saya banggakan,
memang bagi sebagian orang, sebagian
besar bahkan
mungkin juga pejabat tinggi sekalipun,
kearsipan ini sering dianggap sebelah
mata.
Mereka akan menganggap penting arsif itu
kalau mereka sudah terkait dengan
masalah hukum.
siapapun dia, sehebat apapun dia,
profesor hukum pun dia, doktor hukum pun
dia, kalau sudah berhadapan dengan
masalah hukum itu nangis bombai nyari
arsif itu tahu enggak Pak Ibu nangis
bombai sambil menari-nari seperti film
India menangis dia nyari arsif itu. Itu
kalau sudah berhadapan dengan masalah
hukum. Apa pesan yang ingin saya
sampaikan?
Cobalah kita mulai me-backup diri kita,
siapapun kita, selevel apapun jabatan
kita dengan arsif. Karena banyak juga
orang yang menjadi tersangka itu bukan
karena kesalahannya, tapi karena dia
tidak di-backup oleh arsif yang lengkap.
Dan orang gampang mempermasalahkan
mereka, gampang menyudutkan dia karena
dia tidak di-backup oleh arsif yang
kuat. Artinya apapun yang kita lakukan,
apapun yang diperintahkan kepada kita,
tolong minta ciptakan arsib untuk itu.
Supaya kalaupun kita apes, kalaupun kita
malang, tapi kita bergerak atas nama
perintah, itu minimal akan mengurangi
sanksi atau hukuman yang akan ditimpakan
kepada kita. Kata akhirnya, jadikanlah
arsip itu menjadi benteng kita. Kalau
pelindung kita dalam konteks hidup ya
tentu Tuhan yang Maha Esa. Tapi dalam
konteks dunia jadikanlah arsif itu
menjadi back up kita supaya kita tidak
menjadi bulan-bulanan ee aparat penegak
hukum. Karena kita memang tidak bisa
membuktikan sebaliknya terhadap apa yang
dituduhkan ke kita karena kita tidak
mempunyai arsif yang lengkap untuk
me-backup. Itu hanya itu mungkin yang
dapat saya sampaikan. Semoga ini
bermanfaat untuk kita semua. bisa
menjadi pembelajaran untuk kita. Karena
keasiban itu bicara tentang kekinian
kita dan sebagian lagi kita bicara
tentang masa depan bukan hanya kita juga
anak cucu kita. Demikian terima kasih
wabillahi taufik walhidayah.
Wasalamualaikum warahmatullahi
wabarakatuh Om. Santi santi Om. Terima
kasih. Waalaikumsalam warahmatullahi
wabarakatuh. Terima kasih sekali Pak
Rudi atas closing statement-nya. Salam
sehat selalu Bapak. Baik Sobat ASN
jangan ke mana-mana. Kita akan kembali
lagi ke webinar ASN belajar seri 22
tahun 2025 setelah jeda pandwara berikut
ini. Oke.
[Musik]
Ya, Anda kembali lagi menyaksikan
webinar ASN Belajar seri 22 tahun 2025
terkait dengan pengelolaan arsib digital
dan bagaimana autentikasinya. Kali ini,
Sobat ASN, kita akan masuk ke sesi
narasumber kita yang terakhir. Kali ini
telah hadir bersama dengan kami Wakil
Ketua Bidang 3 AAI Jawa Timur dan
pengajar di empat kearsipan dan
informasi digital UNER Surabaya, Ibu Dr.
Puspitasari Sri Rahayu, SKOM, MHum.
[Musik]
Selamat siang, Bu Diah. Selamat siang,
Mas Lukman. Kabar baik, Ibu.
Alhamdulillah.
Ini sedang di UNER, Bu Dia posisinya?
Iya, saya nggih, saya ada di UNER. Siap,
Bu Dia. Tadi sudah disampaikan ee
narasumber kita sebelumnya tadi Bu Kadis
menyampaikan terkait dengan basic-basic
ya pengelolaan arsip digital. Kemudian
tadi Pak Rudi berulang kali menyampaikan
terkait dengan instrumen wajib
pengelolaan arsif dinamis yang tadi kita
sudah lihat ada tata naskah dinas,
klasifikasi arsip JAR, JAR, dan juga
sistem klasifikasi keamanan dan akses
arsif dinamis itu sendiri. Kali ini kita
akan mendengarkan insight-insight
menarik lainnya dari Bu Dia ee selaku ee
akademisi juga seperti itu ya,
pandangan-pandangannya seperti apa
terkait dengan pengelolaan arsif digital
ini. Mohon izin remind Ibu untuk waktu
penyampaian materinya kurang lebih
selama 30 menit nanti kita akan
lanjutkan. ke sesi Q&A kami persilakan
Bu Dia. Oke, terima kasih ee Mas Rukman
dan mohon nanti kalau misalkan saya ee
apa waktunya berlebih ya nanti saya bisa
di ee dieminder ya. Oke. Jadi ee
terus saya sampaikan ee salam hormat
kepada Bu Tiat dan juga kepada Pak Rudi
ya. kami di beberapa kami memang sudah
sering ke Anri ya, ke Pak Rudi juga.
Kemarin ada dua dosen kami yang juga ke
sana ke Pak Rudi untuk belajar terkait
dengan pengelolaan ee arsif digitalnya.
Nah, kalau yang tadi sebetulnya sudah di
banyak dijelaskan ya terkait dengan apa
itu arsif digital, terus otentikasi
arsif itu seperti apa, termasuk juga
bagaimana ee kita sebagai pengelola
arsif untuk bisa
me
menjembatani ya atau bisa mengantisipasi
ya mengantisipasi agar semua dokumen
ataupun arsif-arsif kita itu bisa ee
otentik atau asli.
yang ee selama dalam masa penggunaannya.
Nah, cuman ada beberapa yang kadang kala
kadang kala itu kita ee sering
mendapatkan beberapa informasi itu yang
kita dapatkan secara online ya. Nah,
kadang ada yang pertanyaannya ee dokumen
yang kita dapatkan secara online itu
otentik atau tidak? Nah, ini adalah
salah satu hal yang mungkin harus
menjadi perhatian khusus bagi para
pencipta arsif ya. pencipta arsif dan
juga nanti pengelola arsifnya itu yang
harus bisa memastikan bahwa semua
dokumen yang di-share ke publik itu asli
dan juga nanti publik itu juga harus
atau masyarakat umum itu juga harus bisa
aware informasi yang saya terima itu
apakah otentik asli atau tidak. Nah, ini
ada beberapa hal yang mungkin akan ee
saya coba ee ini ya nanti kita akan
berdiskusi bersama ya terkait dengan
bagaimana kita bisa memastikan bahwa
dokumen-dokumen kita atau informasi yang
ada di internet itu otentik ataupun
tidak. Nah, termasuk juga mungkin sering
juga ee kita tidak hanya dokumen ya
sebetulnya ya. Jadi eh kalau kita kilas
balik lagi yang namanya arsip itu kan
recorded information, informasi yang
terekam dalam berbagai macam bentuk.
Jadi tidak hanya bentuknya adalah
dokumen kertas, tapi juga ee bisa dalam
bentuk video, audio, dan lain
sebagainya. Nah, yang saat ini marak itu
sebetulnya adalah bagaimana short-sort
video short itu yang kadang dicuplik
cuplik cuplik gitu. Nah, itu ternyata
ada yang menjadi miskomunikasi.
Ada beberapa yang akhirnya ee video
ataupun audio itu yang ee ternyata
disalahgunakan atau ee informasinya itu
ee tidak lagi otentik. Nah, itu yang
harus menjadi ee perhatian kita ya. baik
yang mulai dari menciptakan dokumen atau
arsif itu tersendiri dan juga bagi para
ee pengelola dan terutama adalah
masyarakat umum yang mendengarkan
informasi tersebut. Itu yang harus ee
menjadi banyak perhatian.
Nah, ini yang tadi sudah dijelaskan
banyak ya, bahwa saat ini kalau kita
bilang bahwa ee berarti kalau yang hal
seperti itu mending kita modelnya enggak
usah digital gitu ya. Kalau digital itu
ternyata rentan untuk dimanipulasi gitu.
Akhirnya kita kembali lagi aja ke bentuk
cetak gitu ya. Nah, tapi dengan
perkembangan teknologi yang saat ini
dengan segala macam ee apa distrupsi
informasi dan lain sebagainya kita tidak
bisa menahan itu. Sehingga yang namanya
digitalisasi arsif atau arsip elektronik
itu mau tidak mau akan kita berhadapan.
kita akan terus menghadapi hal itu. Nah,
salah satu kerentanan dari arsif digital
itu adalah satu, mudah dimodifikasi ya,
nanti mudah dicopy paste, disalin,
dipalsukan, dan terus terang ya itu
tanpa jejak. Jadi kalau ee
Sobat ASN itu kalau misalkan melihat
bahwa di dalam proklamasi, teks
proklamasi itu ada berapa kali ee
Presiden Soekarno itu mencoret beberapa
kata gitu ya atau beapa dokumen itu bisa
terjadi itu karena dia masih dalam
bentuk cetak. Tapi kalau seumpama pada
saat itu itu mereka sudah dalam sudah
ada teknologi seperti ini ya, kita sudah
ngetik dan lain sebagainya itu pakai
sistemnya adalah delete, backspace dan
lain sebagainya, kita tidak akan pernah
mendapatkan informasi bahwa ada beberapa
yang perubahan kata. Nah, itu sama
banyak yang informasi-informasi digital
ataupun dokumen-dokumen digital, video,
audio, dan lain sebagainya itu yang
telah dimodifikasi, dipalsukan itu tanpa
meninggalkan jejak. Ya, secara umum ya,
maksudnya secara masyarakat itu kita
melihatnya wih itu kok sama dengan
aslinya gitu ya. Jadi ini palsu atau
tidak itu ya kalau masyarakat umum
mungkin tidak akan bisa melihat itu
gitu. Terus otentikasi ini penting untuk
menjaga keabsaan hukum yang tadi sudah
dijelaskan ee banyak sekali sama ee Pak
Rudi itu termasuk keabsaan hukum dan
juga administrasi. Nah, ini arsif
digital yang tidak terjamin keasliannya
dapat menimbulkan konflik hukum ya ini
jelas. Terus menurunkan kepercayaan
publik terhadap institusi. Ya, ini juga
jelas ya. Jadi mungkin di akhir-akhir
ini ee beberapa perguruan tinggi ya ini
karena saya di akademisi ya beberapa
perguruan tinggi itu yang ada mosi tidak
percaya terhadap perguruan tingginya
atau ee karena ada beberapa kasus
sehingga benarkah semua dokumen atau
prosesnya itu benar gitu ya. Nah, itu
yang menjadi ee suatu hal yang ee
menjadi keresahan kami para akademisi.
Terus keterbatasan di sini sistem belum
diterapkannya sistem otentikasi digital
yang baik. Ya, nanti sebenarnya kalau
yang kayak tadi sudah dijelaskan kayak
ada srikandi dan lain sebagainya itu
sistemnya oke ya. Karena saya juga
beberapa kali juga menggunakan Srikandi
dan beberapa aplikasi yang juga
digunakan di Universitas Air Langga itu
sebetulnya aplikasinya oke. Cuman yang
jadi permasalahan tadi balik lagi ke ee
seperti yang diinformasikan sama Pak
Rudi ya, bahwa
ee yang menjadi kendala itu adalah
prosesnya gitu ya, kebijakannya. Jadi
kalau aplikasinya sih oke, semua
bisalah. cuman yang tadi ee benarkah
bahwa tadi tanda tangan dan lain
sebagainya itu memang sudah sesuai
ketentuan hukumnya. Nah, itu yang balik
lagi itu juga nanti menjadi ee
permasalahan dan juga menjadi
keterbatasan dari sistem otentikasi.
Nah, termasuk kurangnya standar prosedur
dalam pengelolaan arsip digital.
Oke. Nah, ini yang tadi sudah ya. Jadi
berbagai macam jenis nanti ada tekstual,
kartografi, audioovual, ada mikrofilm
dan juga arsip elektronik. Cuma kalau di
ee itu
istilahnya nanti adalah arsip ee
elektronik ya, bukan di arsip digital.
Nah, ini yang sudah dijelaskan juga sama
ee
Bu Tiats ya terkait dengan
arti atau makna dari arsip distal itu
sendiri. Jadi sebetulnya arsif digital
itu ya sama seperti arsip ee cetak ya
cuman bentuknya aja atau ee arsif yang
memang dia hanya bisa dibaca oleh mesin.
Jadi kalau untuk membaca arsif
elektronik atau arsif digital kita
memerlukan alat ya. Itu yang ee menjadi
perbedaannya. Nanti bagaimana ee bisa
digunakan. Nah, ini ada yang tadi alih
media ya, terus ada juga yang memang
dari awal munculnya adalah ee bond
digital. Jadi dari awal ee dokumen dan
lain sebagainya itu sudah dalam bentuk
ee fond digital. Di Universitas
Airlangga kita sudah menerapkan
yang versi adalah untuk eh bond digital.
Jadi semua dokumen ee persuratan dan
lain sebagainya itu kita sudah banyak
menggunakan bond digital dan saat ini
sedang taraf pengembangan untuk ee apa?
Tanda tangan elektronik yang nanti akan
dipakai di UNER semuanya. Jadi nanti
tanda tangan ee dokumen dan lain
sebagainya nanti akan menggunakan tanda
tangan elektronik. Tapi ini masih dalam
tahap pengembangan uji coba ee untuk
security ee sekuritasnya. Jadi untuk
menjamin bahwa ee tanda tangan yang
memang nanti bentuknya digital itu aman.
Jadi karena terus terang ya yang namanya
ee informasi dokumen dan lain sebagainya
itu kadang kalau sudah dalam bentuk
uploadan dalam bentuk digital itu mudah
sekali untuk disebar.
Nah, yang harus kita pastikan bahwa
informasi yang disebar itu memang kita
bisa
melihat atau bisa membuktikan bahwa yang
disebar itu asli atau tidak atau tanda
tangan yang digunakan nanti kalau sudah
tersebar dan lain sebagainya nanti ada
bentuk tanda tangan. Nah, tanda tangan
itu misalkan nanti ada orang yang
meng-capture ya, meng-capture terus
meletakkan gitu copy paste tanda
tangannya atau nanti kalau sudah dalam
bentuk digital ada scan code terus nanti
dimasukkan dan lain sebagainya. Nah,
bagaimana kita ee yang pencipta arsif
atau yang organisasi tersebut bisa me
memastikan bahwa tanda tangan, dokumen,
dan lain sebagainya itu memang otentik
atau asli. Nah, ini menjadi banyak
sekali tantangan karena terus terang
teknologi ini terus berkembang.
Orang pintar di luar sana dengan maksud
tertentu, dengan maksud yang tanda kutip
kurang baik itu juga banyak. Dan
orang-orang yang seperti itu terus ee
terus terang yaitu memang orang yang
pintar sekali.
Nah, ini contohnya beberapa yang ee
nanti ada font digital mulai dari
aplikasi mungkin arsif yang ada di web
pesan elektronik ya kita sering
mendapatkan email. Kalau kita sering
berkolega dengan di luar negeri itu
kebanyakan mereka masih ngirimnya adalah
dalam bentuk ee elektronik. Jarang
sekali kita menerima dalam bentuk hard
ya. Karena kalau hard ya, kapan akan
nyampainya informasi tersebut sehingga
banyak sekali informasi yang memang saat
ini sudah dalam bentuk ee digital ya,
termasuk nanti database, terus apa
geopisal data system, terus nanti ada
HRM ya, finansial, workflow dan lain
sebagainya.
Nah, dari yang sudah dikemukakan tadi
sebetulnya apa yang harus kita lakukan
agar dokumen-dokumen yang nanti kita
ciptakan ataupun nanti yang akan kita
sebarkan itu bisa terjamin keasliannya
atau kita bisa memastikan bahwa itu
dokumen saya, itu bukan dokumen saya,
gitu ya. Nah, ini tadi ya Pak Rudi sudah
menjelaskan banyak sekali terkait dengan
otentik itu apa. Jadi otentik itu ya ee
dapat dipercaya asli dan menjadi dokumen
yang sah. Jadi kalau materinya nanti ada
struktur isi konteks tidak berubah sejak
pertama kali tercipta diciptakan
disebarkan sampai dengan ee akhir dari
arsip itu sendiri. Terus nanti ada
prosesnya berkaitan dengan pemenuhan
syarat wajib tertib administrasi dan
ketentuan peraturan perundang-undangan.
Ya, itu yang tadi bahwa harus sudah ada
kebijakan gitu ya. Kebijakannya harus
jelas. Kalau saya mendigitalkan arsip
apa yang harus saya lakukan? termasuk
kalau ee siapa yang boleh tanda tangan,
siapa yang boleh menggunakan stempel,
termasuk yang tadi TND ya, tata naskah
dinas itu ee format ya, format font-nya
itu kan diatur. Nah, itu untuk
memastikan bahwa salah satunya untuk
memastikan bahwa dokumen kita yang kita
ciptakan itu ee otentik atau asli memang
diciptakan oleh ee organisasi tersebut.
Terus di sini dengan ee objek atau kopi
digital berkaitan dengan tindakan
pengamanan informasi yang dikenakan pada
objek digital termasuk atribut yang
dimiliki oleh objek digital tersebut.
Ya, nanti kalau ee kita baca di
perundang-undangannya Andri terkait
dengan pengelolaan arsip elektronik itu
ada istilah yang namanya adalah
metadata, Gu. Ya. Nah,
otentik ini proses pemberian tanda atau
pernyataan tertulis. Tanda lainnya
sesuai dengan perkembangan teknologi
bahwa arsif yang otentik adalah asli
sesuai dengan aslinya. Nah, ada beberapa
yang kadang menyisipkan ya ee
menyisipkan
informasi atau apapun yang bisa
memastikan bahwa dokumen digital itu
memang asli atau dokumen itu memang dari
ee instansi tersebut yang memberikan.
Terus tujuannya adalah menjamin
keabsahan keaslian informasi dalam
arsip, mencegah pemalsuan, manipulasi
data, memberikan perlindungan hukum
terhadap isi arsif tersebut, dan
memastikan identitas pembuat arsif dapat
diverifikasi. Nah, jadi entikasi arsif
dan lain sebagainya ini sebetulnya ya
agar tidak terjadi pemalsuan atau
manipulasi data. Termasuk salah satunya
bahwa identitas pembuat arsif ini dapat
diverifikasi. Jadi tadi tanda tangan
memang benarkah beliau yang tanda tangan
atau ada orang lain yang memasukkan
tanda tangan tersebut.
Oke.
Nah,
di sini otentikasi arsip elektronik
digunakan dalam rangka menilai ee
otentitas arsip elektronik yang telah
mengalami berapa kali perubahan dan oleh
tidak dapat dikatakan sama dengan yang
aslinya atau ee pertama kali dicoba ya.
Jadi kadang tadi salah satunya adalah
alih media ya. Jadi alih media ee
mungkin di prosesnya pada saat alih
media. Kalau tadi ee Pak Rudi dan Bu
Tiat itu menjelaskan bahwa harus ada
kebijakan terkait dengan ee proses ahli
media ya. Itu nanti prosesnya sudah oke.
Tapi nanti kadang pada saat kita
penyebaran untuk akses informasi
tersebut. Nah, yang sudah diakses itu
bagaimana kita menjamin bahwa ee yang
di-share ya, yang di-share ke publik itu
memang sama asli dengan yang tadi ee
awal diigitalkan.
Nah, itu ee maksud dari otentik
arsi-arsip itu seperti apa.
Oke. Nah, ini juga sama nanti tahapan
pengelolaan yang tadi sudah dijelaskan
ya. Nah, ini bagaimana kita bisa
menjamin bahwa dokumen kita itu dokumen
elektronik kita itu otentik. Ini tahapan
awal. Tahapan awal. Dan ini memang harus
ditaati ya tadi bahwa harus ada aturan
baku bagaimana pengelolaan arsif
elektroniknya di arsif nasional itu
sudah membuat peraturan, sudah membuat
perka. Nah, tinggal nanti turunan ke
bawah-bawahnya gitu ya. Jadi, setiap
organisasi harus bisa menurunkan dari
peraturan ee yang ada terus nanti
digunakan di perusahaannya atau di
organisasi tersebut. Jadi, ee
pengelolaan ini mulai dari pembuatan dan
penerimaan arsif itu harus benar-benar
terjamin ya dari awal terjamin bahwa
memang sudah sesuai dengan ketentuan
mulai dari pembuatan dan penerimaannya.
Jadi mulai dari arsif diciptakan sampai
nanti arsif itu di-share itu memang
harus sesuai dengan kebijakan yang
berlaku. Nah, tinggal organisasi
tersebut dia mengacu pada kebijakan yang
mana. Ya tadi yang sudah dijelaskan ya,
bahwa memang kebijakan ini penting
apalagi terkait dengan arsif digital.
Setelah nanti sudah dibuat sesuai dengan
aturan yang ada, aturan yang berlaku
nanti penggunaan arsif ya. penggunaan
arsif ya juga harus bisa memastikan
apalagi nanti sistemnya dalam sistem
elektronik ya sudah di-share ke siapa.
Jadi kalau nanti misalkan di aplikasinya
Srikandik atau di kalau di UNER itu kita
menggunakan e-office gitu ya. Waktu kita
sudah create, sudah ada tanda tangan.
Di dalam aplikasi itu juga nanti akan
terlihat apakah ada yang memodifikasi
ya. Jadi ada yang namanya approval
surat. Jadi kalau sudah dibuat nanti
akan masuk di atasnya siapa yang approve
ya, siapa yang mengedit. Nah, ini yang
menjadi hal krusial yang penting di
dalam pembuatan aplikasi ee atau
software pengelolaan arsif elektronik
ya. Jadi, segala macam jejak
di dalam ee pengelolaan arsif
elektroniknya itu harus terekam juga
ya. Jadi misalkan pembuatan siapa yang
create pertama? Oke, admin gitu ya.
Admin ini kan pasti ada namanya. Namanya
siapa? Dia membuat surat nanti akan
dikirimkan apakah ada ee modifikasi dari
yang asli. Ternyata ada itu tertulis
siapa gitu ya sampai nanti approve
ditandatangani.
Nah, nanti kalau sudah approve tanda
tangan itu kan berarti akan di-share.
Maksudnya di penggunaan saya sudah share
ke siapa
ya? di penggunaan. Berarti kan saya
kirim ke siapa dokumen tersebut ya? Saya
kirim nanti kalau sudah
ee siapa yang sudah membaca,
siapa yang sudah menerima gitu. Nah,
termasuk nanti terakhir di penggunaan
ini apakah nanti perlu membalas
suratnya, apakah hanya cukup diketahui
atau nanti ada yang namanya disposisi.
Nah, ini didisposisikan ke siapa? Nah,
itu kalau di dalam pengelolaan arsif
elektronik di dalam sebuah sistemnya itu
harus terekam semuanya ya. Jadi harus
terekam di sistemnya tersebut sehingga
di nanti kalau misalkan ada permasalahan
dan lain sebagainya itu kita bisa
melacak ini siapa yang sudah membuka,
siapa yang sudah mengedit gitu ya. Jadi
kalau ada editing, ada perbedaan akan
kelihatan
ada penyimpanan arsif, nanti ada
pemeliharaan alih media, nanti ada
penyusutan arsip elektronik ya. Jadi
walaupun bentuknya elektronik,
elektronik kan tidak makan tempat gitu
ya. Kalau cetak kan nanti saya perlu
gudang dan lain sebagainya. Nah, arsif
elektronik ini apakah perlu juga
disusutkan? Nah, ini sebetulnya
aturannya akan sama dengan arsip cetak
ya. aturannya akan sama. Jadi
pengelolaan arsif baik itu cetak ataupun
nanti arsif bentuknya elektronik itu
sebetulnya ya ee tidak akan berbeda
kebijakannya seharusnya. Jadi kalau
memang sudah masanya harus dimusnahkan,
seharusnya di arsip elektroni juga harus
dimusnahkan ya. Karena nanti kalau ee
walaupun kita ngomong, "Oh, ini tidak
makan tempat secara space secara ini ya,
fisik ya, tapi sebetulnya dia memakan
tempat space secara elektronik
ya. Jadi cara elektronik nanti akan
mengganggu apa? mengganggu stabilitas,
mengganggu akses, mengganggu pada saat
mungkin kita download, kita share itu.
Karena saking penuhnya tempatnya itu
bisa saja waktu kita akses ataupun kita
share itu ee apa? Tanda kutip
ngambek ya, jadi enggak mau di-download
atau nanti loading-nya lama dan lain
sebagainya itu ya salah satunya memang
sudah terlalu penuh gitu. Nah, sehingga
arsif ee yang namanya penyusutan dan
lain sebagainya ini juga diperlukan
ya. Ini diperlukan untuk yang ee
walaupun sifatnya adalah ee elektronik
ya. Nanti juga ada yang akuisisi arsif
kita ngambil dan lain sebagainya. Nah,
sama juga nanti ada deskripsi terus
nanti ada preservasi. Nah, akses dan
pemanfaatan arsif. Nah, nanti yang perlu
dibedakan adalah nanti kalau kita
masalah di preservasi yang kita simpan
itu arsif yang memang kualitasnya bagus,
yang asli, tapi kalau nanti untuk akses
dan lain sebagainya, nah ini yang
mungkin ee resolusinya itu akan bisa
kita kecilkan karena setiap orang
mungkin bandwid atau paket datanya itu
kan tidak sama dengan ee di setiap
negara atau di setiap ee tempat ya itu
mungkin akan berbeda-beda. ya.
Nah, ini pengelolaan arsifnya tadi ya ee
harus dengan prinsip satu ada
ontentisitas
yang dapat membuktikan pada saat
diciptakan dikirim oleh pihak yang benar
ya sampai dengan tujuannya. Terus
keandalan isinya diyakini gambaran utuh
akurat mengenai transaksi ee kegiatan
yang ada. Ini keutuhan. Jadi sebetulnya
sama aja antara arsif elektronik ataupun
arsif cetak itu prinsip-prinsip seperti
ini juga akan ee didapatkan. Nah,
termasuk nanti di sini ini hal yang
menjadi penting tadi ya. Jadi pada saat
kita membuat create itu sebetulnya
secara otomatis kalau kita pakai MS Word
atau ini sebenarnya sudah ada
metadatanya ya. metadata nanti apalagi
nanti kalau yang sudah dalam bentuk
aplikasi atau software pengelolaan arsif
elektronik mulai dari diciptakan sampai
dengan didistribusikan gitu ya. Nah, itu
ada metadatanya termasuk siapa yang
mengakses gitu ya nanti kurun waktunya
nomor berkasnya berapa gitu ya. Terus
ini sudah diedit oleh siapa saja orang
itu hanya download atau dia editing.
Nah, itu di sistem
itu bisa masuk dan itu masuknya nanti
ada ranah ranahnya adalah di bagian
metadata, ya. Itu ee
apa nanti kita bisa ngomong ke
programmernya ya. Setiap gerakan yang
ada di dalam sistem terkait dengan satu
dokumen itu harus terekam.
Jadi akan kelihatan ini siapa dan lain
sebagainya
ya.
Nah, alat untuk ee atau teknologi untuk
otentikasi arsif digital ya. ini kalau
saya bilang ini ee beberapa teknologi
yang mungkin bisa kita gunakan atau alat
yang bisa menjamin bahwa nanti kalau
saya share dokumen saya itu
saya bisa memastikan bahwa dokumen saya
itu asli gitu ya atau otentik gitu. Nah,
itu kita bisa salah satunya adalah
dengan tanda tangan digital ya.
Mekanisme kriptografi digunakan untuk
menjamin keaslian integritas ee tidak
bisa sangkalan suatu dokumen atau arsip
digital. Jadi kita bisa ee tanda gitu
bisa kita pastikan bahwa pada saat kita
menandatangani nanti sudah kita
bentukkan dalam bentuk elektronik itu
juga harus bisa kita jamin bahwa tanda
tangan kita itu memang tidak dirubah tu.
Nah, ini sudah beberapa instansi ya,
sudah beberapa instansi yang kayak
punyanya ee apa di Jawa Timur ataupun di
UNER itu juga sudah mulai mengembangkan
tanda tangan secara elektronik di sini.
Jadi, nanti kalau dokumennya di-share
karena ini bentuknya nanti barcode gitu
ya, ee perubahan sedikit dari barcode
itu akan bisa mengidentifikasi apakah
dokumen ini diedit atau tidak.
Oke.
Nah, ini ada tanda tangan digital
signature seperti ini. Nah, nanti ada
balai sertifikasi elektronik ya yang
untuk bisa memastikan bahwa tanda tangan
kita itu memang sudah ee
sudah bisa kita gunakan secara
elektronik ya. Nanti sah secara hukum
menggunakan pangan sertifikasi
elektronik yang terdaftar di Kominfo.
Terus nanti ada mematuhi standar
peraturan pemerintah ya. balik lagi ya,
tapi tetap harus ada peraturan atau
kebijakan yang menaunginya. Jadi tidak
bisa kita serta-merta wah ini sudah
elektronik, sudah pokoknya aman deh
gitu. Tapi kita tidak punya kebijakan
itu ya. Nah, itu juga sama aja bohong.
Terus ini beberapa yang sudah
menggunakan ee tanda tangan digital.
Terus ada lagi nanti yang ee sistem
manajemen arsif elektronik ya. Jadi
contohnya seperti srikandi. Jadi mulai
dari penciptaan secara elektroniknya
sampai nanti the end of arsip itu sudah
tercatat, sudah sesuai dengan prosedur
yang ada gitu ya. Itu banyak sekali. Ini
salah satu contoh di setiap instansi
beberapa yang sudah menggunakan secara
elektronik sampai dengan tanda tangannya
itu sudah dalam bentuk elektronik itu
juga sudah banyak.
Terus ini ada juga bisa menggunakan ee
watermark gitu ya atau fingerprinting
gitu ya. Jadi ee di dalam
dokumen-dokumen kita itu bisa kita kasih
watermark. Jadi nanti kalau misalkan
di-share
ee ada yang editing dan lain sebagainya
itu watermark di sini nanti akan bisa
kelihatan kalau diedit dan lain
sebagainya. Nah, itu salah satu hal yang
bisa kita gunakan untuk menjaga
dokumen-dokumen yang nanti kita share
atau dokumen digital kita itu kita bisa
tahu apakah dokumen kita itu dipalsuh
atau tidak. Nah, salah satunya ya ini
kita bisa menggunakan eh watermark gitu
ya atau fingerprinting. Nanti ada
steganografi ya. stanografi. Kalau
stanografi itu ee kalau watermark ini
kan sebenarnya kelihatan nanti ee
tandanya itu akan kelihatan. Tapi kalau
yang di steganografi ini ini ya secara
kasat mata ya sudah. Oh itu dokumen
biasa aja. Cuma nanti ada alat ya, ada
alat yang kita bisa memindai ada
informasi di dalamnya itu bisa kita cek
ini punyanya siapa dan lain sebagainya.
Jadi kalau misalkan ada modifikasi atau
ada perubahan, nah itu yang tadi
informasi di dalam yang kita kasihkan
itu juga pasti akan berubah.
Nah, ini adalah beberapa teknologi yang
bisa kita gunakan untuk
bisa menjamin dokumen kita ya. dokumen
atau informasi yang kita buat itu pada
saat kita sebar atau nanti pada saat
kita share itu kita bisa
memastikan lagi bahwa yang misalkan
kalau ada kasus dan lain sebagainya kita
bisa cek oh ini dokumen saya oh ini
ternyata sudah dipasukan nah salah
satunya bisa dengan steganografi.
Nah ini juga strateginya yang di sini.
Nah, bisa juga dengan analisis citra
atau video forensik ya. Ini kalau tadi
mau oh ini benar enggak sih? Nah, ya ini
kita bisa ke tadi salah satunya Anri itu
juga bisa mencek apakah dokumen ee yang
beredar itu asli atau enggak. Nah, itu
bisa kita minta bantuan ke Andri untuk
cek atau juga bisa ke beberapa ee
kepolisian ya itu untuk bisa cek video
forensik di sini. Dan di UNER itu ada
juga beberapa ee program studi itu yang
memang sedang mengembangkan terkait
dengan eh digital forensik. Jadi, ada
beberapa dosen yang memang konsen di
sana ya. Jadi untuk bisa menganalisa
apakah dokumen atau informasi secara
digital itu ee dia otentik atau tidak.
Nah, ini ada beberapa yang sedang
mengembangkan itu ya. Ini bisa
mengidentifikasi, manipulasi, pemalsuan,
terus ee bisa memverifikasi apakah arsif
itu asli atau tidak. Nah, termasuk juga
menyediakan bukti digital yang valid
secara hukum.
Nah, ini beberapa tools ya. Ya, mungkin
kalau masyarakat umum ya nanti
masyarakat umum bisa ee mencoba gitu ya
nanti bisa di sini ada evit eh forensic
gitu ya untuk bisa cek apakah dokumen
itu sudah ada, pernah dimanipulasi,
pernah di ee edit dan lain sebagainya.
Nah, itu bisa menggunakan di sini itu ya
atau ISO 3. Nah, ini beberapa aplikasi
yang gratis ya. Tapi kalau yang namanya
gratis itu kan mesti ada ee batasan.
Nah, biasanya nanti kalau memang mau ee
lebih eksert dan lain sebagainya, nah
itu biasanya nanti ada tambahan biaya.
Tapi untuk awal ini kita bisa cek juga
seperti ini ya.
Terus nanti ada juga yang stenografi
tadi ya. Jadi dokumennya di dalam
dokumen itu kan nanti ada informasi
tersembunyi. Jadi kalau ada yang ee
beberapa kalau sekarang mungkin kita
sering lihat di beberapa ee video
YouTube-nya artis atau apapun itu kadang
di saat mereka terus ngobrol dan lain
sebagainya itu ada jamnya atau ada
beberapa informasi yang pada saat
mungkin Anda kita capture gitu ya, kita
capture atau kita ambil untuk yang short
movie atau short video ya atau untuk
TikTok itu informasi inya itu masih akan
tetap masuk ya. Nah, ada juga yang ee di
kalau yang sudah ee expert dan lain
sebagainya nanti dia akan memberikan
informasi yang di dalamnya yang tidak
kelihatan sehingga kalau di-capture
terus nanti ada editing. Nah, ini bisa
kelihatan di sini ya. Karena terus
terang saat ini luar biasa untuk
pemalsuan ee informasi secara digital
itu luar biasa untuk kepentingan ya
kadang untuk menaikkan rating atau untuk
menambah isu yang tambah enggak jelas
atau emang ada ee kebutuhan lainnya ya.
Terus mengamankan sistem kearsipan. Nah,
dari penyusupan data tersembunyi. Nah,
ini tadi ya baik nanti yang menggunakan
srikandi, eofice, dan lain sebagainya.
Nah, ini harus bisa mengamankan sistem
dari penyusupan. Jadi, jalur nya jalur
karena kita sudah namanya elektronik itu
pasti ee
bisa dibobol oleh hacker atau apapun.
Nah, ini jalur
datanya itu harus kita amankan ya.
Jadi biasanya kalau ee
sobat-sobat ASN itu bisa lihat kalau
misalkan jalur itu aman atau enggak itu
kalau misalkan di kita mengetikkan ya
http nah http.2
eh sl/ slash gitu oner acid gitu ya. Nah
itu nanti ada tambahan S https gitu. Nah
S itu security
ya. https menambahkan https. Jadi pada
saat ee
Bapak, Ibu atau Sobat ASN itu sudah
melakukan transaksi secara elektronik,
pastikan web yang kita akses itu dia ada
S-nya ya, ada sekuritasnya. Nanti bisa
klik kanan untuk melihat apakah ada
security-nya atau tidak, pengamannya ada
atau tidak. Jadi kalau memang dia tidak
ada security-nya itu ee kita jangan
meng-upload atau melakukan transaksi
yang ee nanti
secara tidak langsung itu membuka
data-data pribadi kita ya. Tapi kalau
nanti dia ada S-nya security, kita bisa
sedikit menjamin bahwa dokumen tersebut
atau data-data kita itu ee aman dari
penyusupan yang ada di sini.
Terus nanti meningkatkan kemampuan
investigasi dalam forensik digital. Nah,
ini alatnya nanti banyak ya. Nanti ada
stake expo, Siget ya. Ini yang beberapa
dari kami yang dari apa ee Prodi
Teknologi Informasi itu sedang melakukan
mahasiswanya ya ini sedang melakukan
pengujian-pengujian untuk deteksi ee
ke otentik dokumen yang ada di sini.
ya. Nah, ini juga yang sedang kita
lakukan ya di tahun 2025 ini kita
menggunakan ee kita sedang mengembangkan
aplikasi untuk otentikasi arsif. Nah,
ini pembuatan data set. Nah, kemarin
saya sudah ee ber ee bukan berkolaborasi
ya secara masih secara informal saya
sudah minta bantuan ke
Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Jawa
Timur. Cuma saya memang belum sempat
sowan ke sana karena saya masih di
beberapa
hari yang lalu saya masih ada di luar
kota. Jadi saya belum sempat untuk san
ke sana. Nah, di sini pembuatan data
set. Jadi kalau aplikasinya itu kita
sudah, nah ini beberapa contoh ya ini
yang sudah kita buat yang ada di sini
untuk mendeteksi
ee apakah dokumen digital ya dokumen
digital yang ada ya nanti bisa dalam
bentuk kita scan atau memang dia bond
digital itu di aplikasi yang sedang kita
buat ini kita bisa mendeteksi apakah
dokumen tersebut itu asli atau palsu
gitu ya. Jadi nanti tinggal memasukkan
aja. Ini bisa dalam bentuk file-nya itu
tidak hanya PDF ee gambar tapi juga bisa
audio video. Nah, ini yang kita berikan
contoh. Tapi ini belum final ya. Ini
masih sistemnya yang sudah kita buat.
Nah, yang perlu kita masukkan di sini
adalah data set ya tadi data set. Nah,
seperti yang tadi sudah dijelaskan sama
narasumber sebelum-sebelumnya ya. Nah,
data set ini yang nanti akan kita
masukkan di sini itu adalah dua nanti.
Satu dokumen yang memang sudah memang
asli ya. Yang kedua, dokumen palsu.
Sehingga di mesin pintar yang sedang
kita buat ini bisa bisa mendeteksi
apakah ee dari data-data yang nanti kita
masukkan ini data asli, ini data palsu.
Nah, nanti kalau ada dokumen yang mau
kita uji itu dia bisa mendetect ini asli
atau palsu. Nah, ini yang saat ini
sedang kita buat atau sedang kita
kerjakan proyek yang ee nanti insyaallah
di tahun
2025 akhir itu seharusnya sudah ee bisa
kita uji coba secara lebih banyak ya.
Nah, ini nanti ke depannya akan seperti
ini.
Oke.
Nah, setelah yang ada berarti yang perlu
kita perhatikan nanti adalah kompetensi
arsiparisnya
ya. Jadi arsiparis sekarang tidak hanya
berkutat pada pengelolaan dokumen secara
cetak atau ee terkait dengan ee
klasifikasi dan lain sebagainya, tapi
harus di sini paham terkait terkait
dengan prinsip otentikasi
ya. Jadi otentikasi itu mulai dari
penciptaan yang harus sesuai dengan
norma prosedur yang ada, kebijakan yang
ada sampai nanti akhirnya. Terus yang
kedua adalah literasi digital. Jelas ya.
Jadi harus paham beberapa alat tools
untuk membuat, meng-create, memanipulasi
data digital dan lain sebagainya itu
kita juga harus paham ya. Kita harus
belajar itu. Terus penguasaan sistem
kearsipan digital ya kita ya setiap
instansi pasti punya. Nah, itu mau tidak
mau kita tidak wah saya enggak mau. Wah,
saya maunya pakai yang cetak aja enggak
bisa. Saat ini kita harus semuanya mulai
beralih ke bentuk digital. Walaupun tadi
ada beberapa dokumen yang ee mungkin
tidak bisa kita
digital murni ya gitu. Misalkan kalau
semuanya digital nanti contohnya kalau
pada saat kita menikah gitu ya, menikah
terus nanti dapat surat nikahnya itu
dalam bentuk digital dikasih CD atau
dikasih flash disk. Nah, enggak iso
foto-foto nanti ya fotonya nanti flash
disk gitu enggak kelihatan. Jadi masih
ada beberapa dokumen itu yang memang
masih ee kita butuhkan dalam bentuk
cetak. Terus analisis forensik digital.
Nah, ini ee beberapa yang memang dia
konsen di situ. Nah, ini mulai harus
bisa ee belajar itu juga.
Oke, nanti kerentanannya ya itu
manipulasinya gampang nanti tergantung
sama teknologi. Nah, standar ini ya
standar tadi. Jadi banyak sekali
instansi itu yang kadang menyepelekan
atau menggampangkan ya menggampangkan
dengan adanya ee pedoman kebijakan dan
lain sebagainya. Padahal itu tadi yang
sudah dijelaskan ya bahwa ini menjadi
tulang punggungnya sebetulnya. Terus
ancaman keamanan cber ya. Terus masalah
jangka panjang nanti ada preservasi.
Nah, ini permasalahan yang lain lagi.
Terus kurangnya kesadaran dan ee daya
manusia. Oke, ee ini saja materi yang
saya sampaikan. Ee saya kembalikan
kepada Mas Rukman. Terima kasih.
[Musik]
Ya, sekali lagi terima kasih kami
ucapkan kepada Bu Diah untuk
insight-insetnya. Menarik sekali ya.
Ternyata ada tools-tools yang bisa kita
gunakan untuk mencek apakah dokumen ini
itu absah isinya atau tidak gitu ya.
Saya juga baru tahu Bu, itu nice insight
banget buat saya. Thank you sekali lagi
Bu dia untuk insight-nya. Sekarang kita
akan masuk ke sesi Q&A. Kami persilakan
sekali lagi kepada Sobat SN yang ingin
bertanya kepada narasumber kita bisa
langsung saja mengaktifkan feature
handen atau memberikan pertanyaan di
kolom chat Zoom ataupun live chat
YouTube akan kami bacakan untuk
pertanyaan menarik. kali ini sudah ada
yang bergabung bersama dengan kami masih
belum. Oke, sebelumnya saya mau tanya
terlebih dahulu kepada Bodia sembari
kita menunggu ee sobat TSN yang ingin
bertanya. Ee sejauh ini apakah publik
sudah terinformasikan secara masif
terkait dengan tools-tools yang tadi
sudah Ibu katakan? Karena kan
seringkiali ya Bu ya, bahkan sekarang
itu TikTok yang digadang-gadang sebagai
sumber informasi valid gitu. Dan kadang
kita ketika ngelihat TikTok dan like-nya
itu banyak, kita langsung menyimpulkan,
oh ini informasi sudah benar nih. Ini
informasi sudah valid. Apalagi kalau
namanya ibu-ibu ya, kadang kala tangan
itu lebih cepat daripada otak gitu ya,
buat mikir gitu. Nah, sebenarnya apa
sih, Bu langkah-langkah preventif yang
dilakukan oleh para institusi atau
entitas ee untuk menghindari supaya
hal-hal hoa ee itu tidak terjadi di era
digital saat ini? Kalau menurut Budia
seperti apa, Bu?
Oke. Jadi ee kita itu ini permasalahan
massal sebetulnya ya. Jadi kadang kita
itu enggak mikir dulu tapi ee langsung
bertindak gitu ya. Dianggapnya wah ini
informasinya ee oke gitu. Dan itu juga
sering saya dapatkan via WA apalagi WA
grup keluarga atau WA grup apa gitu ya.
Kadang di-share-share gitu dan itu
orang-orang sepuh ya yang biasanya wah
ini pokoknya bagus di-share di-share
gitu. Tapi apakah ini valid atau tidak?
Nah, itu yang menjadi konsen kita. Dan
salah satu hal yang kalau ditanya
bagaimana masyarakat Indonesia itu
apakah dia ee teredukasi atau tidak.
Nah, itu mungkin bisa saya bisa ngomong
mungkin 60% belum teredukasi itu ataupun
kalau dia tahu tapi dia menganggap alah
gitu ya. Karena ada beberapa yang kadang
wis pokoke rame sik gitu ya nanti
pikirkan belakangan. Nah, itu ee tipikal
masyarakat kita saat ini, gitu ya. Jadi,
yang mereka itu kadang butuh hiburan,
kadang mereka butuh ini sehingga tanpa
harus tanpa melihat apakah itu ee valid
atau tidak. Nah, salah satu hal yang
perlu di dunia akademisi kami itu salah
satunya adalah edukasi. Nah, edukasi itu
bisa melalui banyak platform ya. Jadi di
beberapa media channel-channel di UNER
itu juga kita sudah bisa mengedukasi
termasuk kita turun ke lapangan, kita
turun ke masyarakat untuk bisa
memberikan literasi digital terkait ee
hoa itu apa, terus bagaimana
mengantisipasinya.
Ya, itu yang bisa kita lakukan di sini.
I tapi kalau kita misalnya bicara
terkait dengan platform, tadi kan Ibu
sudah memberikan beberapa contoh tools
yang bisa kita gunakan untuk cep
keabsahan ya. Kalau menurut Ibu yang
paling user friendly deh buat
orang-orang yang mungkin literasi
digitalnya masih kurang baik gitu ya.
Terus apa yang bisa Ibu rekomendasikan
kepada sobat ASN yang hadir saat ini
supaya bisa gampang cek kalau dokumen
ini benar atau tidak gitu
ya. Itu bisa pakai yang exit forensic
gitu ya. Oh oke. Bisa pakai yang itu ya
Bu ya. Iya. Jadi ini sebetulnya gampang
aja. Tinggal upload aja sih dokumen apa
tinggal upload gitu. Baik. Jadi tidak
perlu banyak apa ee banyak isian dan
lain sebagainya. Sekarang kan kalau kita
semakin banyak isian form itu kan nanti
pasti resign masih out ya enggak mau.
Jadi penginnya tuh upload langsung
ketemu. Nah, itu salah satu hal yang ee
bisa kita gunakan untuk yang itu. Baik.
Baik Bu Dia. Punten Ibu karena ternyata
waktu kita sudah mendekati akhir ya.
Jadi sepertinya kita tidak bisa
melanjutkan sesi diskusi ini lebih
lanjut. Tapi sekali lagi kami ucapkan
terima kasih Ibu atas pemaparannya.
Insetnya menarik banget. Jadi untuk
Sobat ASN ya, jangan sekali lagi
termakan dengan informasi-informasi yang
belum tentu absa atau terbukti
kebenarannya bisa pakai rekomendasi
tools yang tadi sudah Ibu dia berikan ya
di slide tadi. Ee barangkali Bu Dia
sebelum ditutup sesi pada siang hari ini
ada closing statement yang ingin
disampaikan kepada Sobat ASN yang masih
menyimak acara webinar kali ini. Kami
persilakan Bu Dia.
Oke, ee untuk para sahabat ee ASN gitu
ya, para sobat ASN terutama adalah nanti
para pengelola dokumen atau pengelola
informasi. Yang perlu diingat bahwa
aplikasi ataupun software pengelolaan
arsif ataupun aplikasi otentikasi arsip
itu hanya alat ya, hanya alat. Jadi yang
perlu diperhatikan tadi adalah proses ee
kita create arsipnya itu yang harus
sesuai dengan standar yang ada sehingga
yang apa yang kita ciptakan dan apa yang
nanti kita akan sebarkan itu sesuai atau
otentik. Itu aja Mas Wahyu. Terima
kasih. Siap. Terima kasih sekali lagi Bu
Dia untuk paparannya. Salam sehat
selalu. Barangkali kita bisa ketemu lagi
di event-event selanjutnya. Thank you Bu
Dia sudah hadir di webinar kali ini,
Ibu. Oke, terima kasih. Terima kasih,
Bu. Baik, Sobat ASN. Tidak terasa kita
sudah berada di penghujung acara webinar
ASN Belajar seri 22 tahun 2025,
pengelolaan arsibig digital dan
bagaimana autentikasinya. Sekali lagi
kami haturkan terima kasih kepada
seluruh narasumber maupun pihak yang
telah terlibat dan mendukung acara
webinar di siang hari ini. Dan sebelum
saya tutup, kami ingin menginformasikan
bagi Sobat SN yang masih menyimak,
jangan lupa untuk cek berkala semesta
Bangkom guna mengunduh sertifikat. Akhir
kata saya Lukman Ali beserta kru dan tim
BPSDM Jawa Timur yang terlibat pamit
undur diri. Terima kasih.
Wasalamualaikum warahmatullahi
wabarakatuh dan sampai jumpa di webinar
ASN seri berikutnya.
[Musik]
Zaman yang terus bergerak
sambut dengan penuh semangat.
Saatnya kita melangkah.
Hadapi segala tantangan.
Tingkatkan setiap kompetensi
untuk pelayanan berdampak.
Bersama ASN belajar.
Ciptakan SDM unggul berprestasi.
selalu inisiatif dan kolaboratif
untuk inovasi yang berkelanjutan.
Jadi ASN berakhlak mulia
siap menyongsong Indonesia emas.
ASN
belajar wujudkan pemerintahan
berkelas dunia satukan tekad pantang
menyerah
jadi ASN tetas
[Musik]
belajar wujudkan
pemerintahan
kelas dunia
bukan tekad pantang menyerah
jadi
berkualitar
[Musik]
belajar
[Musik]