Kind: captions
Language: id
Zaman yang terus bergerak,
sambut dengan penuh semangat.
Saatnya kita melangkah.
Hadapi segala tantangan.
Tingkatkan setiap kompetensi
untuk pelayanan berdampak.
Bersama ASN
belajar.
Ciptakan SDM unggul berprestasi
selalu inisiatif dan kolaboratif
untuk inovasi yang berkelanjutan.
menjadi ASN berakhlak mulia.
Siap menyongsong Indonesia emas.
ASM
belajar wujudkan
pemerintahan
berkelas dunia. Satukan tekad pantang
menyerah
jadi ASN getar berkualitas.
Amen. belajar wujudkan
perintah
kelas dunia
tekad pantang menyerah
jadi AS berkualitasku
[Musik]
belajar
[Musik]
เฮ
[Musik]
Asalamualaikum warahmatullahi.
wabarakatuh. Selamat pagi sobat ASN.
Bagi Anda yang tengah menyaksikan acara
ini, yang sudah bergabung melalui
platform Zoom meeting ataupun yang
tengah menyaksikan melalui live YouTube
BPSDM Jatim TV. Senang sekali kembali
menyapa Anda semua. Saya Lukman Ali
tentunya dalam acara webinar ASN Belajar
seri 22 tahun 2025. Pengelolaan arsif
digital dan bagaimana autentikasinya.
Persembahan spesial dari Korpu SDGIS
BPSDM Provinsi Jawa Timur. Sahabat SN,
sebagaimana yang kita tahu pesatnya
perkembangan teknologi digital saat ini
tentunya menjadikan arsip digital
menjadi salah satu komponen yang penting
dalam sebuah birokrasi utamanya untuk
kepentingan pengambilan keputusan
kemudian evaluasi program hingga
bagaimana pertanggungjawaban dari sebuah
birokrasi tersebut. Namun pada
praktiknya sendiri kita ketahui
bahwasanya ASN ini masih minim sekali
kesadaran terkait dengan prinsip
pengarsipan digital yang benar. Dan juga
kita ketahui bahwasanya ada beberapa
masalah yang seringki timbul seperti
masalah-masalah terkait duplikasi data
ataupun terkait dengan hilangnya
informasi penting. Nah, melalui webinar
ASN Belajar seri 22 kali ini kita akan
belajar dan berbagi banyak sekali
insight. Salah satunya adalah terkait
dengan pengelolaan arsif secara digital
yang sesuai dengan standar nasional dan
juga internasional dan bagaimana cara
kita bisa menjamin integritas dan
keabsahan dari dokumen elektronik.
Selengkapnya akan kita pelajari dalam
webinar ASN belajar seri 22 tahun 2025.
[Musik]
Baik, Sobat ASN, untuk memulai webinar
ASN Belajar seri 22 pada pagi hari ini,
terlebih dahulu mari kita simak opening
speech yang kali ini akan disampaikan
oleh Dr. Ramlianto, SPMP selaku Kepala
BPSDM Provinsi Jawa Timur.
[Musik]
Asalamualaikum warahmatullahi
wabarakatuh. Salam sehat dan salam
sejahtera untuk kita semua. Sobat ASN di
seluruh tanah air, selamat bertemu
kembali dalam webinar series ASN
Belajar, sebuah wahana pengembangan
kompetensi ASN persembahan Jatim
Corporate University Badan Pengembangan
Sumber Daya Manusia Provinsi Jawa Timur.
Hari ini, Kamis tanggal 12 Juni 2025,
ASN belajar telah memasuki seri ke-22.
Sebagai bentuk terima kasih kami, kami
selalu berkomitmen sekaligus terus
berikhtiar untuk menyajikan topik-topik
pengembangan kompetensi yang menarik,
kekinian, dan tentu berdampak secara
nyata terhadap peningkatan kompetensi
dan kinerja aparatur sipil negara di
Indonesia.
Sobat ASN, hari ini ASN Belajar seri
ke-22 tahun 2025 ini menyajikan salah
satu topik yang akhir-akhir ini menjadi
perbincangan hangat di banyak kalangan
masyarakat, yakni terkait keaslian
sebuah dokumen.
Sehubungan dengan hal tersebut, kata
autentisitas saat ini menjadi diksi yang
luas digunakan. mengacu pada jaminan
bahwa sebuah dokumen adalah asli dan
tidak asli atau telah diubah dan
dipalsukan, terlebih lagi di era
teknologi informasi saat ini. Dikenal
juga kemudian penggunaan istilah
integritas dokumen atau arsip yang
berarti dokumen tersebut tidak mengalami
perubahan, manipulasi atau penggantian
setelah diciptakan.
Karena hal ini sangat menarik untuk kita
elaborasi di dunia birokrasi, maka ASN
Belajar seri ke-22 tahun 2025 ini
mengangkat topik pengelolaan arsip
digital. Bagaimana autentikasinya.
Nah, sudah menjadi tradisi akademik
dalam ASN Belajar bahwa topik menarik
ini akan kita bahas secara intensif dari
beragam perspektif bersama para
narasumber yang sangat kompeten di
bidangnya.
Sobat ASN di seluruh tanah air, di balik
setiap keputusan besar tersimpan catatan
yang membingkai cerita.
Di balik setiap kebijakan terdapat
dokumen yang menyusun sejarah.
Akhirnya kita sadar arsip bukan sekedar
dokumen diam. Ia adalah denyut kehidupan
sebuah lembaga. Ia memuat bukti hukum
menjadi dasar akuntabilitas dan
menyimpan memori kolektif yang menuntun
masa depan.
Tanpa arsip yang sahih kita kehilangan
pijakan. Tanpa otentisitas kita
kehilangan kepercayaan.
Oleh karena itu, autentikasi arsip bukan
sekedar teknis. Ia adalah tanggung jawab
etis. Menjaga arsip berarti menjaga
kebenaran.
Saat SN, kini kita hidup dalam landskap
digital yang terus melaju di mana
arsifisik perlahan bertransformasi
menjadi data yang tersebar di server,
cloud, dan sistem yang berbasis dalam
jaringan. Pengelolaan arsif digital
menuntut pendekatan baru yang tidak
hanya efisien, tetapi juga aman,
terstruktur, dan dapat dipercaya.
Autentikasi dalam ranah digital tidak
lagi bisa mengandalkan tanda tangan
basah yang konvensional.
Kini kita berbicara tentang metadata
yang otoritatif sebagai identitas dan
konteks.
Kita bicara soal H function dan digital
signature sebagai pengaman keutuhan.
Kita bicara tentang audit trail yang
merekam siapa mengakses dan mengubah
serta standar interoperabilitas agar
arsif dapat lintas sistem dan generasi.
Lebih jauh lagi, kita perlu memastikan
bahwa sistem yang dibangun memenuhi
prinsip otentik, andal, utuh, dan dapat
diakses bukan hanya untuk hari ini,
tetapi untuk 5, 10, bahkan 100 tahun ke
depan.
Sahabat ASN di seluruh tanah air. Lalu,
bagaimana kita menjaga integritas arsip
di era artificial intelligence saat ini.
Nah, untuk membahas cerdas dan tuntas
topik ini, kami telah mengundang para
narasumber luar biasa yang sudah barang
tentu sangat kompeten di bidangnya. Kami
menyampaikan terima kasih dan apresiasi
kepada para narasumber hebat yang telah
berkenan hadir dan akan berbagi berbagai
informasi strategis kepada seluruh SOBAT
ASN di tanah air.
Pertama kami menyampaikan terima kasih
kepada yang terhormat Bapak Rudi Anton,
SH. MH. Beliau adalah Direktur Informasi
Kearsipan pada Arsip Nasional Republik
Indonesia. Kedua, kami menyampaikan
terima kasih kepada yang terhormat Ibu
Ir. Tiat Suwardi, M.Si. Beliau adalah
Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan
Provinsi Jawa Timur. Dan yang ketiga
kami menyampaikan terima kasih kepada
Ibu Dr. Diah Puspitasari, SKOM, MHum.
Beliau adalah seorang akademisi dari
Universitas Air Langga Surabaya
sekaligus Wakil Ketua Bidang 3 Asosiasi
Arsiparis Indonesia Jawa Timur.
Nah, Sobat TSN, mari kita simak dengan
seksama webinar series ASN Belajar seri
ke-22 tahun 2025. Semoga bermanfaat.
Wasalamualaikum warahmatullahi
wabarakatuh.
[Musik]
Kami ucapkan terima kasih kepada Bapak
Dr. Ramlianto, Spaku Kepala BPSDM
Provinsi Jawa Timur atas opening speech
yang telah disampaikan. Sobat ASN, kali
ini kita akan langsung masuk ke sesi
kita yang pertama. Kali ini narasumber
sudah datang dari Kepala Dinas
Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa
Timur, Ibu Ir. Tiar Swardi, M.Si.
[Musik]
Baik, saya akan sapa beliau terlebih
dahulu. Selamat pagi, Bu Tiat.
Selamat pagi. Waduh,
senang sekali bisa bertemu dengan Bu
Tiat. Ini posisi di mana, Bu Tiat?
Posisi di kantor di ruang inkubator
literasi. Wow, bagus banget tuh, Bu.
Belajar bersama. Yes, bagus banget tuh,
Bu. Apa namanya? interiornya saya jadi
juga bersemangat dan juga ceria pada
pagi hari ini. Ee anyway Bu Tiat sebelum
saya persilakan kepada Bu Tiat untuk
menyampaikan materinya, saya ingin
berbincang santai dengan Bu Tiat
terlebih dahulu. Bu, tadi kan sudah
disampaikan oleh Kepala BPSDM Provinsi
Jawa Timur ya. Kita kan sedang masuk di
era perkembangan teknologi. Utamanya kan
sekarang banyak sekali artificial
intelligence yang sedang berkembang ya.
otomatis perlu adanya perubahan mindset
yang kalau dulu misalnya arsip dikelola
secara fisik tapi sekarang sudah harus
serba digital gitu. Nah, kalau dari
pengalamannya Bu Tiat sendiri dalam
pengelolaan arsip di instansi Ibu gitu
ya. Sebenarnya apa sih Bu
kesalahan-kesalahan yang paling sering
terjadi bagi seorang arsiparis ini dalam
mengelola aset digital yang ada saat
ini? Bu Tiat
ya. Terima kasih eh Mas Lukman Ali dan
Sobat Pustaka lainnya, Sobat ASN ya,
Sobat lainnya. Jadi ee kalau kita
melihat terkait dengan keasipan tadi
yang ditanya langsung kesalahan ya,
langsung kesalahan ya. Betul. Iya.
Kesalahannya sering terjadi Bu. Iya.
Mungkin yang pertama adalah yang pasti
pada saat kita ee melakukan pengolahan
sehingga nanti ee arsifnya itu jadi.
Bagaimana kita menyimpan, bagaimana kita
menyimpan arsif. Kemudian ee arsip itu
terdiri dari arsip dinamis yaitu arsif
yang ada di masing-masing PD atau
lembaga. I nanti bila sudah selesai itu
kapan dimusnahkan, kapan menjadi arsip
statis yang harus diserahkan ke depo
atau disperkusif? Nah, itu yang
kadang-kadang ee teman-teman masih belum
memahami. Oke. Dan yang lebih sederhana
lagi mungkin yang utama bagaimana
menyimpannaknya, ruangannya seperti apa
seperti itu. Jadi sehingga kita bisa
mengetahui mana saja arsif yang bisa
digunakan, mana lagi arsif yang bisa
disimpan dan untuk selanjutnya bisa
diolah lebih lanjut. Baik, terima kasih
Bu Tiat. Jadi saya sudah tidak sabar
untuk mendengarkan materi Bu Tiat
terkait dengan dasar-dasar metode
teknologi dan juga proses autentikasi ya
untuk kearsipan digital. Saya persilakan
kepada Bu Tiat. Nanti kita akan ada sesi
Q&A di sela-sela materi di akhir materi.
Silakan Bu Tiat
ya. Ee terima kasih ee teman-teman
semua, sahabat ASN. Kalau kita bicara
mengenai arsip sesuai dengan judul di
sini adalah pengelolaan arsip digital
dan utentikasi. Jadi ee sudah jelas apa
saja yang akan kami bahas ya. Sebetulnya
arsip itu sangat luas. Mungkin kalau
kita bahas pertama terkait dengan
beberapa quots terkait dengan arsip.
Ee tadi Pak Ramli sudah menyampaikan
beberapa quotes. E kami mencoba salah
satunya ya. Jadi without memory there is
no culture, without memory there will be
no civilization society and no future.
Jadi bagaimana arsip itu sangat penting
dan bisa menjadi keberhasilan suatu
kegiatan ini ee apalagi dikaitkan dengan
kondisi saat ini digitalisasi sehingga
bagaimana kita mendigitalisasi,
mengautentikasi arsif menjadi sangat
penting.
Ee selanjutnya kalau kita melihat ee
dari alur ya yang akan kita bahas cukup
banyak sebetulnya tapi ini sebetulnya
ringkas sudah ada 14 item yang nanti
kita pelajari bersama-sama dan ee saya
yakin semua yang hadir di sini pasti
terkait erat dengan arsif ya. Mungkin
kalau kita pertama terkait dengan
kebijakan kearsipan. Bujatkan next ya.
bisa teman-teman ee ada berbagai
peraturan perundangan terkait dengan
kearsipan digital mulai dari
Undang-Undang 43 2009 tentang kearsipan,
PP28 tentang pelaksanaan Undang-Undang
43 tadi pelaksanaannya, kemudian Perka
Andri pedoman autentikasi sesuai judul
ini. Kemudian juga
peraturan Andri nomor 2 2021. Mungkin
nanti ee sahabat ASN bisa meng-googling
sendiri. Kemudian next kita lihat juga
ee
Perpres, Perantri,
undang-undang dan semuanya ini ee sangat
erat kaitannya dengan apa yang sedang
kita bahas pada pagi hari ini.
Sesudah saya nanti juga ada ee dari
Andri ya. Heeh. Bapak kami itu dari
Andri juga ada dari UNER tentu akan
membahas secara lebih detail ee terkait
dengan yang ee saya bahas hari ini.
Kemudian ee selanjutnya kita lihat
pengertian arsif dulu. Simpel sekali. Ee
mungkin nanti juga dari Andri, dari UNEL
juga membahas apa sih bedanya arsib?
Seperti misalnya di tempat kami ada
arsip, ada naskah. Apa bedanya?
Apa beda arsiparis dengan pustakawan?
Kalau arsip adalah rekaman kegiatan atau
peristiwa dalam berbagai bentuk dan
media sesuai dengan perkembangan
teknologi.
Nah, bisa dilihat di sini ya. Jadi bisa
berupa arsif yang ada di flashdk atau di
CD. Next. ee jangan dulu pindah kembali
dulu ee foto berupa foto berupa lembaran
itu semua menjadi
ee arsif yang termasuk dalam pelaksanaan
kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan
bernegara. Beda dengan naskah ya. Kalau
naskah itu lebih ke karya. Nah, ini ee
dari sini pengertian arsif. Next. Kita
lihat lebih lanjut
apa saja sih arsip. Mungkin sebelum kita
sebelum ke digitalisasi tentu ada dua
arsif dinamis dan arsif statis. Kalau
kita lihat arsif dinamis digunakan
secara langsung oleh pencipta arsif.
Nah, jadi ee sahabat ASN yang ada di OPD
masing-masing atau mungkin yang di
lembaga lainnya yang ada di tempat kita
semua, Anda semua itu yang saat ini
sedang dimanfaatkan itu adalah arsibis.
Nanti terjadi arsif vital, aktif dan
inaktif. Kemudian satu lagi arsif
statis.
Misalnya memiliki nilai guna
kesejarahan, telah habis retensinya dan
berketerangan dipermanenkan.
Ee mungkin yang simpel saja misalnya
arsip para kepala OPD itu purna ada di
tempat kami. AT ada arsip-arsip lain
yang ee itu harus di amankan secara
terus-menerus.
proses alih media atau digitalisasi dan
autentikasi.
Kalau untuk arsif
dinamis dilakukan oleh OPD pencipta
ee untuk arsip statis. Jadi digitalisasi
dan sebagainya itu dilakukan oleh
disperpusif
terhadap ASIP statis. Jadi kalau di
kabupaten kota tentu disperpusif Kota.
untuk provinsi tentu di tempat kami.
Dan kaitannya dengan arsif digital atau
elektronik ee dari Perka Andri 621
secara eksplisit
mengakui bahwa arsip elektronik sebagai
arsif yang dibuat diterima dalam bentuk
format elektronik.
Ee tentu kita semua sangat terbantu ya
ee mungkin para kepala OPD atau apapun
juga yang tanda tangan sekarang sudah
TTE itu sangat membantu kita semua
terkait dengan kemudahan dalam hal ini
dengan administrasi. Next.
Kemudian
pengertian autentikasi
merupakan proses untuk menjamin bahwa
arsif elektronik benar-benar asli dan
tidak mengalami perubahan sejaknya atau
sesuai dengan aslinya. Nah, ini yang
penting kalau kita kaitkan dengan konsep
ee kearsipan nasional, arsip otentik
diartikan sebagai arsif yang layak
diterima atau dipercaya,
identik dengan asli serta informasinya
dapat dipercaya. Ini mungkin yang
perlu kita pahami bersama. Nanti lebih
detailnya bisa dilihat di sini ya.
Ee dan yang penting lagi ee tadi Mas
Lukman Ali ee kita berbicara terkait
asik itu bisa sebagai bukti hukum,
sebagai sumber informasi penting. Jadi
ee berbeda dengan mantan. Kalau mantan
harus dilupakan, kalau asib jangan
dilupakan.
Betul enggak, Teman-teman?
Ini enggak boleh ya. Eah. Jadi seperti
itu. Jadi ee banyak peristiwa hukum yang
pada saat proses berkelanjutan
ee pihak-pihak terkait menghubungi kami
untuk meminta arsif.
Pada saat arsip tersebut ada diserahkan
kepada kita insyaallah kita
mengamankannya.
Tapi terkadang ada juga yang ternyata
hilang atau dan sebagainya. Oleh karena
itu, mari kita sama-sama untuk menjaga
arsif kita masing-masing.
Next.
Nah, ini pentingnya autentikasi
membantu memastikan bahwa arsif digital
yang tersedia tidak dimanipulasi atau
diubah setelah diciptakan. Ini penting
untuk mempertahankan keandalan dan
keabsahan arsi digital sebagai sumber
informasi yang akurat. tadi contohnya
hukum, aspek hukum, tapi tidak menutup
kemungkinan terkait dengan aspek-aspek
lain lainnya yang mungkin yang kita
pernah mengalami itu ee sipa dan
sipad dan ligitan. Nah, itu seperti itu.
Kemudian juga ee
perbatasan antara Kediri dan Blitar,
Gunung Kelut. Nah, manalah arsifnya
yaitu yang lengkap. Nah, akhirnya
ee yang akan
memenangkan perkara itu. Jadi ee perlu
berhati-hati sekali apalagi arsip
keluarga ya itu sangat penting.
Ee next.
Mengapa perlu pengelolongan arsif
elektronik? Itu kita sekarang hidup di
era digital,
hidup dalam sebuah web dokumen lah kita
istilahkan. Semakin tinggi pertumbuhan
volume arsif dalam organisasi. Siapa
yang arsifnya di masing-masing lembaga
masih menumpuk? Heeh. Angkat jari. Oh,
tapi enggak bisa diketahui ya. Bisa
berkomunikasi dengan kami. Kita ada apa,
Mas? Kita ada Sultan Ardi
singkatan dari konsultasi kearsipan
dinamis. Nah, bisa teman-teman
berkonsultasi
ee di sana juga nanti juga teman-teman
terkait dengan volume arsif bisa melihat
arsif yang ada di disperpos
ruang
record centernya lebih bagus dari ruang
Kadis. Jadi kita mencoba seperti apa sih
arsip itu. Kalau kita selama ini
membayangkan arsip adalah sesuatu yang
menumpuk berdebu, insyaallah kita rubah
semua. Monggo teman-teman OPD Jawa Timur
ee kita berkolaborasi ya, kita tata
arsif yang ada di masing-masing.
Kemudian nanti bila waktunya bisa
disampaikan kepada kami. Kemudian juga
nanti bisa dimusnahkan aturan yang juga
bervariasi jenis
teknologi informasi yang digunakan
pencipta arsip.
Saat ini cukup banyak teknologi
ehnya
word processing, email, database. Nah,
yang ini tentu ee perlu kita
rapikan bersama-sama ya. Jadi suatu
keniscayaan bahwa kita menggunakan
berbagai ee web atau tools untuk ee
pengelolaan arsif di masing-masing PD.
Next.
Terkait dengan pedoman teknis arsip
digital. Tadi sudah dijelaskan secara
makro ya, kebijakan makro.
Ee untuk teknisnya mungkin nanti mohon
maaf dari Andri kami hanya mengawali
mungkin mengembangkan domain teknis ya
Andri untuk mendukung pengelolaan arsif
digital mulai menyusun standar metadata,
ketentuan pengamanan modul pelatihan
kearsipan. Nah, termasuk kebijakan
standar metadata arsif. Nah, itu
misalnya sudah ada jadi ee mulai dari
Andri kemudian turunannya juga di Pempr
kita juga ada turunannya ya. Tentu
mudah-mudahan ini juga kan dari
kabupaten kota ya, mudah-mudahan juga
kabupaten kota juga sudah ee
mendetailkan kebijakan teknis yang
sangat diperlukan oleh lembaga atau
khususnya OPD yang ada di masing-masing
pemerintah daerah kita. Pertama, J.
Kita sudah ada Perut Jawa Timur
nomor 1 tahun 2025 tentang JRA. JRA itu
jadwal retensi arsip. Jadi dari situ
kita akan mengetahui misalnya
ee terkait dengan urusan pertanian.
Contoh
ee perluasan dan pengelolaan lahan
retensi arsifnya 5 tahun
supaya itu permanen. Kemudian misalnya
koperasi dan usaha kecil menengah
retensinya 5 tahun musnah.
Jadi monggo nanti bisa digoogling ya
untuk Prof. Perikanan retensi 5 tahun
ee kemudian perindustrian retensi 5
tahun ee penanaman modal retensi 10
tahun permanen. Contoh-contoh. Kemudian
juga misalnya terkait dengan nilai guna
ASIP untuk administrasi ee aktifnya
minimal 3 tahun dan inaktif 3 tahun
untuk legal. hukum aktif 3 tahun ee
inaktif
ee selamanya selama berlaku finance
keuangan 3 tahun dan inaktifnya baru 10
tahun bisa dimusnahkan. Jadi ee kemudian
risetch dan informasi untuk generasi
yang akan datang ee aktifnya 3 tahun
selanjutnya per. Jadi kalau teman-teman
OPD bisa mengetahui jadwal retensi
arsifnya sangat enak. Tidak akan ada ee
arsif yang menumpuk. J pertama arsif ee
kita olah, kemudian
paralel kita digitalisasi,
kemudian juga mana yang aktif, mana yang
dinamis, mohon maaf ee dikelola. Nanti
pada saatnya nanti yang statis bisa
disampaikan pada disperusif.
untuk disimpan. Nah, nanti ada batas
waktu mana yang bisa dimusnahkan.
Nah, itu bisa dimusnahkan.
Pada saat pemusnahan pun nanti kita
tetap mengajukan ee permohonan kepada
gubernur. Jadi, tidak ada istilah arsif
akan berantakan di tempat kita
masing-masing.
Kemudian klasif classifik arsip juga ini
sudah pergup 3023.
Sistem klasifikasi keamanan akses arsip
dinamis juga kita ada Pergup Jatim nomor
72 tahun 2021. Ini juga antara lain
ketiga ini selain disperpusif juga ee
diterbitkan bersama dengan biro hukum
dan biro organisasi.
Ee kami yakin dengan
pengelolaan administrasi dengan
mengandalkan aturan-aturan ini, aturan
teknis ini, insyaallah semua akan
berjalan dengan lancar.
tidak ada OPD yang asibnya menumpuk.
Nah, untuk kabupaten kota yang belum,
nah, ayo didorong ee disursipnya, biro
hukumnya untuk menerbitkan hal ini
karena
ee sangat diperlukan atau mengadop dari
kami dengan berbagai modifikasi. Silakan
dengan senang hati.
Eh, next. Terkait dengan sistem
manajemen arsif elektronik nasional.
Untuk nasional
kita sudah ada sistem informasi
kearsipan dinamis terintegrasi.
Jadi aplikasi pengelolan arsif dinamis
ee kolaborasi dari Kementerian PAN RB,
Kominfo, BSSN, dan Andri.
ee dari Srikandi ini mulai dari kita
menciptakan surat, membuat surat
internal sampai kita mengirimkan antar
OPD kepada kemudian juga kepada
kementerian itu bisa satu sistem itu
secara nasional. Demikian juga bila ada
disposisi
itu juga lengkap bisa langsung melalui
sistem tersebut.
Dan yang menarik termasuk juga untuk ee
penyimpanan arsif. Jadi di sana di
Srikandi itu kita masukkan JRA sehingga
ee teman-teman OPD akan langsung bisa
mengetahui begitu ada begitu ada arsif
masuk akan diketahui klasifikasinya
seperti apa, JRA-nya berapa, sehingga
nanti di kemudian hari akan diketahui
kapan dimusnahkan,
kapan itu menjadi asli dinamis statis,
kapan kalau memang harus diserahkan
keusif untuk disimpan di depo dan
sebagainya.
ee Sandi ini dibangun dengan Perpres
SPBE 958
ya. Jadi ee menghubungkan aspek-aspek
kearsipan pemerintahan
dan juga ada sistem informasi kearsipan
nasional. Ini terkait dengan data pusat
data terkait dengan kearsipan.
SIKIKN ini bertujuan menyimpan arsip
negara dalam bentuk digital sehingga
dapat diakses publik dan dilestarikan
dalam jangka panjang.
Jadi ee sahabat-sahabat ASN dengan
Srikandi dan SIKN, sistem manajemen
arsif elektronik Indonesia semakin
terstandar dan terintegrasi
ee secara nasional. Dan ini juga Andri
dan kami selalu sering melakukan
sosialisasi
terus-menerus dan tatapan Bu kita dalam
waktu dekat juga ya ee akan melakukan
kembali sosialisasi dan pendampingan
terhadap kedua hal ini. Next.
Selanjutnya ee sistem informasi
kearsipan nasional. Nah, ini tadi yang
sudah dijelaskan. kita coba dalam bentuk
bagian di atas srikandi. Jadi ee dengan
srikandi ini ee kita akan ee JRA masuk.
Kemudian juga kita jadi bisa mengetahui
kapan arsif itu aktif inaktif.
Ee jadi pencipta arsif atau Bapak Ibu
yang ada di OPD di lembaga nanti
memasukkan arsifnya nanti ee nanti bisa
berkolaborasi ee berkomunikasi dengan
kami. Seperti itu. Ee intinya adalah ee
niatan dari pemerintah pusat adalah
menjadi satu kesatuan terintegrasi dan
diberikan kemudahan.
Ee untuk Jawa Timur juga kita paralel
menggunakan sistem srikandi ini terutama
sekali untuk komunikasi dengan ee
lembaga terkait seperti itu. Dan
sistem informasi kearsipan statis. Nah,
ini tentunya di disisperusif ya, baik
yang ada di provinsi maupun kabupaten
kota.
Selanjutnya
yang sebelah kanan jaring jaringan
informasi kearsipan nasional. Nah, ini
ee data kearsipan secara internas
nasional secara terintegrasi. Nanti
mungkin di hampir slide hampir terakhir
ee kita tunjukkan linknya apa,
website-nya apa, nanti bisa dilihat
bersama-sama
secara mandiri.
Ee bagaimana alur pengelolaan arsip
digital bagi OPD? Nah, ini tentu
pasti sudah dilakukan oleh
sahabat-sahabat semua. Jadi, mulai dari
penciptaan arsip
dengan berbagai versi ya, ada PDM,
dan sebagainya dan tentu dilengkapi
dengan metadata arsif. Jadi judul,
pencipta, tanggal dan sebagainya.
Kemudian juga pengelolaan dan
pemeliharaan
masih di OPD masing-masing.
Arsip disimpan dalam sistem elektronik
yang aman diterapkan prinsip backup
enkripsi dan kontrol akses. Kemudian
juga penjaminan integritas file.
Jadi selain digital ini kami juga ingin
menekankan setiap OPD juga jangan lupa
terkait dengan ruang kearsipan juga ee
monggo untuk diperhatikan ya agar arsif
yang ada di kita semua tata dengan rapi.
Selanjutnya utentikasi. Jadi terkait
dengan keaslian arsif diverifikasi
menggunakan tanda tangan digital atau
sistem
signature ada pencatatanikasi
dalam metadata atau log sistem dan
pengklasifikasian
dan penataan.
ini sesuai dengan klasifik arsip yang
tadi kita sudah ada perg ada kabupaten
kota belum ada perg harusnya sudah semua
ya CRA juga harusnya sudah ada semua
selanjutnya dikelompokkan berdasarkan
fungsi
atau tugas organisasi
lebih lanjut lagi akses dan penggunaan
ini juga penting jadi tidak hanya
disimpan tapi bagaimana bisa digunakan
kembali dapat dicari dan diakses sesuai
dengan hak akses pengguna digunakan
untuk keperluan administrasi hukum atau
informasi publik. Dan jangan lupa
penyusutan. Penyusutan ini juga penting
jangan sampai arsip itu menumpuk.
Menumpuk baik secara digital maupun
secara berkas non digital. Jadi ee ini
sepertinya PR kita bersama ya untuk
penyusutan ini. Penyusutan arsip ini.
Arsipeleksi jadiannya dipindahkan ke
arsip permanen atau dimusnahkan jika kad
luarsa. Tadi berdasarkan JRA tadi
contoh tadi ya. Oh kalau pergup Jatim
tentang keuangan. Nah tadi kita bisa
lihat ya ee JRA teman-teman semua. Tapi
yang terlengkap
1 2025
yang versi terakhir. Jadi semua sektor
yang ada di Pempr sudah lengkap.
Kemudian pengalihan ke arsip statis
untuk arsip permanen. Nah, ini
diserahkan kepada kita
eh arsip diserahkan ke atau lembaga
kearsipan daerah.
pengalihan disertai metadata dan
otentikasi itu tentu nanti diserahkan
kepada kami atau kepada Andre atau di
kabupaten kota kepada disperpositif kota
masing-masing.
Next. Metode teknologi dan proses
autentikasi arsif digital. Nah,
itu menggunakan tanda tangan elektronik.
Tentu juga berdasarkan PP71 2019 tentang
SPBE dalam Pasal 60 ditegaskan bahwa
tanda tangan elektronik berfungsi
sebagai alat autentikasi dan verifikasi
atas identitas penandatanganan serta
kebutuhan informasi elektronik. Ya, jadi
dokumen digital yang ditandatangani
secara elektronik diakui secara hukum
setara dengan tanda tangan.
Jadi tidak perlu ragu-ragu kita ya
terkait
hanya memang kalau TTE itu yang penting
adalah proses internal kita sehingga TTE
itu disetujui. Nah, itu tentu ee
keamanan di masing-masing OPD ee perlu
ketat ya sehingga TPE itu bisa
diterbitkan.
Eh, next.
Selanjutnya juga selain TTE arsif
digital dilengkapi metadata terper
misalnya tanggal klasifikasi
revisi. Nah, untuk mendukung pencarian
dan audit dan penggunaan cek SAM atau
Hryptografis
juga ee umum diterapkan.
Jadi, nilai HAS disimpan sebagai bagian
dari metadata untuk memastikan
integritas berkas. Jadi perubahan tidak
sah pada konten arsif akan terdeteksi
secara keseluruhan kombinasi teknologi
PTTE, metadata standar, mekanisme fixity
checking atau cek SAM dan sistem l
keamanan digunakan untuk menjamin bahwa
arsif digital Indonesia tetap otentik
dan dapat dipercaya.
Seperti itu, sahabat ee ASN.
Selanjutnya terkait dengan pengujian
fisik.
Hasil digitalisasi ee dapat digunakan
melibatkan pengujian karakteristik fisik
arsip asli. Misalnya dari kertas, tinta,
tulisan tangan, dan uji forensik.
Pengujian informasi melibatkan pengujian
informasi yang terkandung dalam aspek
digital seperti
integritas data, penggunaan tanda tangan
digital, penggunaan algoritma hasing,
kemudian juga pernyataan tertulis atau
tanda lainnya.
Otentikasi juga dapat dilakukan dengan
memberikan pernyataan tertulis atau
tanda lainnya yang menunjukkan bahwa
arsif tersebut asli. Nah, apa manfaat
autentikasi arsif digital ini? Next.
Next. Sudah, ya.
sehingga
ee
ASN belajar ini muncul dengan tema ini.
Tentu terkait dengan keandalan
informasi. Memastikan bahwa informasi
yang dikandung dalam arsip digital
adalah akurat dan terpecaya.
Keabsahan hukum ini menjadi sangat
penting. Menjamin bahwa arsip digital
dapat digunakan sebagai bukti hukum yang
valid dan pengamanan arsib memperkuat
pengamanan arsip digital dari manipulasi
atau perubahan yang tidak sah.
Kalau kita lihat contoh autentikasi ASI
digital eh misalnya penggunaan T
digital, watermark,
penggunaan algoritmaing, dan penggunaan
sistem manajemen arsif yang
terintegrasi.
Selanjutnya bagaimana terkait dengan
metode penyimpanan arsip digital. Nah,
ini bisa kita lihat
penyimpanan secara online. Tentu
biasanya misalnya di hardisk, server
seperti itu atau offline.
Saya yakin ini semua sudah paham. Jadi
bisa melujar dengan komputer
yang membutuhkan campur tangan manusia
ya. misalnya esteris
dan nearline ini yang sering kita
ee gunakan juga. Jadi penyimpanan arsif
pada media sistem digital removable
namun dapat diakses secara cepat melalui
sistem
sterotomasi yang terhubung ke jaringan
komputer
seperti itu. Nah, namun yang penting
adalah ee kepastian keberlanjutannya.
misalnya kita menggunakan Google Drive
atau apapun juga jangan sampai tidak
kadang-kadang ada batas waktu atau penuh
atau apapun. Jadi kita harus hati-hati
sekali ya. Ee kalau ini terutama
arsip-arsip pribadi mungkin ya
kadang-kadang wah ternyata penuh. Ee
saya yakin kalau terkait dengan arsif
OPD atau arsif lembaga semua ini sudah
berjalan secara sistematis.
Nah, bagaimana strategi kita dalam
mengelola arsif digital? Tentu duplikasi
dan penyimpanan yang tersebar. Ya, itu
untuk mencegah hal-hal yang tidak
diinginkan.
Transfer secepatnya ke arsip nasional
atau lembaga kearsipan daerah
apabila bernilai guna sekunder. Jadi
bisa ke Andri atau ke tempat kami atau
di superposif Kota. Sistem backup yang
reguler dan komprehensif. Jangan lupa
secara teratur m-backup preservasi
dokumentasi dan password dari sistem dan
aplikasi. Rutin juga kita lakukan
pengamanan fasilitas penyimpanan untuk
perangkat digital.
penerapan standar yang tinggi
untuk melindungi arsip dari perubahan
atau pemusnahan yang tidak sah dan
perlindungan dari serangan virus
komputer dan penerapan prosedur
penanganan keadaan kritis apabila arsif
elektronik tidak di-backup atau disimpan
di luar fasilitas penyimpanan.
ini menjadi penting bagi kita untuk
menerapkan strategi ini. Karena apapun
juga kita berupaya terkadang ada musibah
atau apa ya, ada hal-hal yang tidak
diinginkan yang terjadi. Next. Mungkin
terkait dengan hal-hal yang tidak
diinginkan atau musibah tersebut
misalnya bencana alam, kerusakan
bangunan seperti tempat kami pernah juga
di Galeri Waras tiba-tiba bocor kena
hujan, angin kencang. Nah, seper apakah
kita ada backup dan
kecelakaan industri, musibah teknologi,
virus komputer, kerusakan peralatan
komputer, tindakan kriminal,
kesalahan manusia.
Tanya manusia tak luput dari kesalahan,
tapi kita berupaya meminimalisir
kesalahan yang di
kondisi penyempatan yang tidak stabil.
Misalnya penyimpan media magnet ee dekat
peralatan. Kemudian kualitas material
yang buruk,
koreksi pada kompis yang jil kualitasnya
seperti hardisk misalnya. Hardisk pun
bermacam-macam, komputer bermacam-macam.
Jadi ee kita perlu hati-hati sal terkait
dengan keadaan hal yang tidak
diinginkan. Selanjutnya next kita coba
terkait dengan contoh implementasi
pengelolaan arsif digital ya. tadi kita
ee lihat ada Srikandi dan
SIKNIK ya. Jadi ini ee dikelola oleh
Andri dan kolaborasi dengan tadi eh
Kementerian Kominfo dan DIi Kemenpan.
Next. Kita langsung lihat saja. Ini
contohnya
srikandi
ee sistem persuratan yang sudah digabung
ke dalam
ee arsif sehingga kita bisa otomatis
menyimpan ee arsif digital seperti itu.
Kemudian yang tengah jaringan informasi
kearsipan nasional untuk Provinsi Jawa
Timur. Nah, itu bisa dilihat oh kita
tidak menyediakan barcode ya. bisa
dilihat ee Bapak Ibu semua eh
siknjatimprov.go.id
bisa juga melalui jiknri.
idid. Jadi, Asrip-Arip Asatis kita ee
Jawa Timur bisa dilihat di sini ee arsif
yang ada itu merupakan rekap dari
berbagai arsif statis baik yang kami
kumpulkan secara mandiri maupun berasal
dari lembaga lain atau OPD seperti itu.
Nah, dan alhamdulillah terkait dengan
SIKNJKN ini ee Ibu Gubernur setiap
tahunnya mendulang penghargaan karena
kita cukup lengkap ee teman-teman juga
ee sangat aktif untuk ee menyampaikan
kearsipan dan ini sangat bermanfaat bagi
generasi muda. Jadi ee sahabat ASN arsip
ini tidak hanya sekedar berkas tapi
terutama sekali terkait dengan aspek
hukum, kelancaran administrasi, tapi
yang penting lagi adalah nilai-nilai
kebaikan yang perlu kita simpan dan kita
sebarkan. Nah, ini bisa terinformasikan
antara lain melalui ini SIKN CIKN ini.
Selanjutnya ee hampir selesai ee apa
tantangan implementasi pengelolaan ASIP
digital tentu political WH
harus semua gitu mulai dari atas sampai
bawah ya. untuk PPR Jawa Timur.
Alhamdulillah kita
arsip berupaya dengan baik. Semua
stakeholder yang ada kemudian juga
sarana prasarana. Nah, ini yang
kadang-kadang mungkin wah tidak ada
anggaran. Anggaran memang penting, tapi
bukan segala-galanya.
diperlukan perangkat keras dan perangkat
lunak
seperti itu. Kemudian juga sumber daya
manusia
di arsiparis ataupun nonarsiparis yang
handal dan mampu menempatkan teknologi
informasi dan komunikasi. Ee saya
berterima kasih kepada BPSDM terkait
dengan
acara hari ini karena memang terkait
dengan ke ini sangat diperlu terkait
dengan ee mendorong kelancaran semua
kegiatan yang ada di OPD. Syukur-syukur
lagi nanti ada berbagai diklat bintek
dan sebagainya dan terkait dengan SDM ee
Bapak Ibu mungkin sebelumnya tadi ya
tidak harus arsiparis juga mungkin kalau
belum memenuhi ada teman-teman lainnya
yang tentunya kita jangan bosan-bosan
ee untuk teman-teman kita berikan
kesempatan untuk belajar ada di BPSDN
kemudian kalau kita disperpusit juga ada
kalau Bintek mungkin masih bisa kita ya
sosialisasi
Andri juga ada jadwal per tahunnya. Ayo
kita teman-teman kita beri semangat
untuk belajar. Termasuk saya sendiri
sampai saat ini detik ini masih selalu
belajar. Kelembagaan unit organisasi
kearsipan di setiap instansi pusat dan
daerah merupakan satu keharusan. Ini
suatu peniscayaan
bagaimana kita bisa menyimpan arsip
dengan baik kalau lembaganya
ee belum optimal. Alhamdulillah untuk
kita di Jawa Timur semua sudah ee
setingkat eson 2 ya untuk lengkap. Jadi
ee kita juga perlahan-lahan bergerak
untuk semakin melengkapi semua yang ada.
Jadi untuk di superpus Jawa Timur
alhamdulillah kita selalu berupaya keras
untuk berkolaborasi dengan OPD
sehingga alhamdulillah nilai kearsipan
kita untuk Jawa Timur itu bernilai aa
dan itu merupakan rekapitulasi dari
nilai kearsipan yang ada di Jawa Timur,
OPD PEMPR maupun OPD kabupaten kota ya.
Jadi ee
kewajiban kami juga untuk membina
disperpus kota. Ayo kita sama-sama ya
terus belajar, terus giat, tidak ada
kata selesai untuk belajar termasuk juga
ee terkait dengan kearsipan. Dan yang
terakhir kesimpulan. Kesimpulannya tentu
terkait dengan pengelolaan arsip digital
tentu
mulai dari undang-undang
ee hingga turunnya kita mencoba untuk
melengkapi karena ini menjadi dasar bagi
kita semua.
Jawa Timur atau mungkin juga ee
teman-teman lainnya untuk menjalankan
kegiatan.
Ee suatu keniscayaan bagi kami bila kita
melakukan satu kegiatan mulai dari
peraturan bila belum ada termasuk sampai
ke SOP-nya ee kita terbitkan untuk Jawa
Timur. Alhamdulillah kita sudah mencoba
lengkapi. Kemudian sistem
sistem kearsipan
ee tadi terkasih digital ada beberapa
hal antara juga srikandi dan siknjikn
termasuk juga terkait dengan yang
dinamis yang di ada di masing-masing
teman-teman. Silakan nanti ee terkait
dengan penyimpanan pengolahan arsip
digital silakan dikelola dengan baik.
aturan sudah lengkap oleh JA
klasifikasi kita sudah adaup kemudian
juga metode autentikasi nah di sini ada
tanda tangan elektronik
teknologi informasi pengolan arsif
digital dapat terlaksana secara
terintegrasi
dan efisien.
Jadi ee itu sahabat-sahabat ASN sedikit
pengantar terkait dengan ee arsif
digital dan otentikasi.
Nanti mungkin pada saat diskusi ee kita
bisa bersama-sama mengupas tuntas.
Demikian ee dari saya kasih.
Asalamualaikum warahmatullahi
wabarakatuh.
[Musik]
Waalaikumsalam warahmatullahi
wabarakatuh. Terima kasih sekali lagi Bu
Tiat untuk materinya. Jujur saya sebagai
orang yang berlatar belakang manajemen
dan tidak tahu-menau terkait dengan
keilmuan kearsipan, saya jadi semakin
paham betapa arsip itu penting dan saya
baru tahu juga ternyata arsip itu dibagi
menjadi dua, arsip dinamis dan juga
arsip statis yang memang memiliki nilai
guna kesejah gitu ya Bu ya. Nah, sedikit
pertanyaan yang mau saya sampaikan
sebelum kita masuk ke sesi Q&A bersama
dengan Sobat ASN yang tentunya sudah
tidak sabar menyampaikan pertanyaan
kepada Bu Tiat. Bu Tia tadi sudah
disampaikan bahwasanya ee kita perlu
memiliki backup juga ya Bu ya. Selain
dari arsip digital kita juga masih
menggunakan arsip offline gitu ya. Yang
tentunya arsip offline ini memerlukan ee
ruang penyimpanan tersendiri gitu.
Apakah nanti di beberapa tahun ke depan
kita akan shifting ke arsip digital 100%
atau memang menurut Bu Tiat arsip
offline ini memang masih perlu
diperlukan. Ee berapa tahun mendatang
pun itu arsip offline tetap dibutuhkan.
Kalau menurut Bu Tiat seperti apa, Bu?
Ya, ee terima kasih. Jadi terkait
arsibital ini kan memang suatu
keniscayaan ya, suatu keharusaan itu
terkait dengan kecepatan, ya, kecepatan
dalam pengolahan, penyimpanan, maupun
hal-hal lainnya. Eh, shifting memang
dilakukan saat ini, tapi apapun juga ee
kita tetap ada dua. Heeh. I digital dan
non digital. Itu tetap ada. Berarti
istilahnya tetap harus ada yang arsip
offline-nya ya, Bu ya? Iya. Untuk tapi
tidak semua ya kan ada tadi ada ada JRA
ASIP ada klasifikasi jadi nanti mana
yang sudah ada pembagiannya. Baikbaik
terima kasih Bu Tiat untuk
konfirmasinya. Sekarang saya akan
membuka kesempatan bertanya. Bagi sobat
ASN yang ingin bertanya, silakan Anda
bisa langsung saja raise hand atau
barangkali bagi sobat ASN yang tengah
bergabung melalui live YouTube bisa
langsung sampaikan pertanyaannya di
kolom chat YouTube. Nanti akan kita baca
untuk pertanyaan yang menarik. Saya akan
undang untuk penanyaan yang pertama.
Silakan Bapak bisa disampaikan namanya
asal instansi dan langsung saja
disampaikan pertanyaannya kepada
narasumber kita Bu Tiat. Monggo, Pak.
Pak Koir masih termute suaranya Bapak.
Ee apakah suara saya dapat terdengar,
Pak? Sudah terdengar dari Bu Tiat. Sudah
terdengar jelas. Siap. Silakan. Silakan,
Pak. Ya, terima kasih sebelumnya atas
kesempatan yang telah diberikan. Nama
saya Abdul Qir. Saya dari Kementerian
Perhubungan di Jakarta. Ee izin
bertanya, Bu Tiar. eh JRA ketentuannya
itu apakah per instansi atau mengacu
pada peraturan Andri. Ya, Bu. Misalkan
untuk pengelolaan arsif keuangan. Saya
beroleh informasi bahwa untuk dokumen
terkait keuangan itu minimal 10 tahun
JRA-nya. Kemudian pertanyaan kedua ee
apakah jika sudah mencapai umur J 10
tahun penanganannya itu seperti apa ya,
Bu? Apakah dimusrahkan?
Apakah dimusnahkan atau dikilokan
seperti itu, Bu? Terima kasih.
Apakah di apa sebelum dikilokan tadi
apa? Apakah di ee
kemarin e baik Bu untuk ASIP keuangan
itu
siap itu Bu. Terima kasih, Bu.
Bu Tiat bisa langsung saja dijawab, Bu.
Makasih. Ee jadi kalau terkait dengan JA
itu perurusan ya. Jadi jadi perurusan
memang kalau kita terkait dengan
keuangan itu memang ee 10 tahun.
10 tahun dan
kalau tidak memiliki nilai guna
selanjutnya bisa dimusnahkan.
Hanya memang mekanisme untuk
memusnahkannya tidak langsung. Kalau
musnahkan itu tidak langsung begitu
begitu selesai langsung dibakar atau
dirajang ya. Tapi ee ada mekanismenya
antara lain kalau kita ee kita
mengajukan dulu sehingga nanti ada
persetujuan,
ada persetujuan dari pimpinan yang di
atas kita. Jadi ada mekanismenya.
Memang kalau keuangan itu ee 10 tahun.
Jadi nanti kita lihat perurusan Mas yang
tadi ee saya sampaikan misalnya
pertanian tadi 5 tahun.
Nah, untuk Jawa Timur finalisasinya kita
pergup 1 tahun 2025. Jadi semua urusan
yang ada di Jawa Timur sudah kita
terbitkan ja
Mas.
B apakah sudah terjawab atau ada hal
yang ingin dikonfirmasi kembali Bapak
sekalian ee Mas eh kita juga mungkin
banyak juga teman-teman OPD Provinsi
Jawa Timur yang hadir silakan
men-download
ee pergup terkait dengan jaranah
masing-masing gitu. Nanti bagian TU-nya
atau bagian kearsipannya sudah bisa
mencet. Nah, nih dinamis mana yang harus
dimusnahkan, mana yang diserahkan.
perpusif. Nah, jadi kita nanti smo rapid
baik itu ya, Mas. Pada intinya untuk JA
ini sudah ada ketentuannya tapi kita
juga harus lihat nilai gunanya dan
memang harus kita ajukan sebelum kita
musnahkan ya Bu Tiat ya. Ya. Baik,
terima kasih Pak Koir atas
pertanyaannya. Salam sehat selalu Bapak.
Kita akan masuk ke penanya selanjutnya.
Saya persilakan untuk langsung saja bisa
open mic dan disampaikan nama dan asal
unitnya. Ya, silakan Ibu.
Bu Rosdiana.
Ibu suaranya masih belum terdengar.
Bu Rosdiana masih monitor suaranya masih
belum terdengar. Ibu
masih belum masuk, Bu.
Baik, mungkin kita bisa masuk ke penanya
berikutnya terlebih dahulu karena ada
kesalahan teknis dari penanya
sebelumnya. Saya persilakan untuk
penanya berikutnya dipersilakan untuk
memberikan pertanyaannya kepada Bu Tiat
ya dengan open mic.
Baik, sudah bergabung bersama dengan
kami Ibu. Silakan Ibu ee boleh eh cek
sound dulu. Kedengar suara saya, Bu?
Sudah terdengar jelas.
Oke, terima kasih. Izin saya ee dari
Kementerian PU ee saya mau bertanya, Bu
ee penciptaan arsip ya ee untuk
mengetahui kelengkapan standar arsif
yang benar. Nah, sekarang nah ee karena
persoalan efisiensi ya, Bu. Nah, sering
sekali ee satu arsif itu contoh kita
ciptakan nih dari kita pencipta arsif.
ee hanya kata pengantar, Bu. Nah,
mungkin lampiran arsif itu sudah dican
dalam bentuk PDF gitu. Ee
kita nyimpannya hanya dalam bentuk
digital yang lengkap, ya, Bu. Nah, kalau
yang kita simpan yang diparak itu hanya
kata ee surat pengantar gitu. Nah,
sebenarnya standar dari arsip nasional
Bu seperti apa? Apakah memang harus
dicetak sebagai kita pencipta arsip atau
bisa ee hanya surat pengantar yang asli
lampirannya dalam bentuk digital? Terima
kasih, Bu.
Langsung saja dijawab terkait dengan
standar arsip nasional seperti apa, Bu
Tiat?
Ee
kita penyimpanan secara arsif digital
seperti tadi bisa, Ibu.
Makanya kita kan ee pada saat kita
memproses itu mengolah itu kan ada
entikasi, ada TTE dan water bisa nanti
pada saat penyimpannya tentu ee memang
sudah seperti itu bisa kita lakukan.
Ee jadi arsip digital itu memang selain
untuk kemudahan, kecepatan
juga untuk efisiensi.
Seperti tadi kan
bisa seperti itu, Bu dilakukan.
Jadi penyimpannya penyimpannya nanti ee
berupa surat itu kemudian lapiran ya.
Ya, bagaimana Ibu? Apakah sudah menjawab
atau ada hal yang ingin perlu
dikonfirmasi lebih lanjut Ibu?
ee dan yang penting otentikasinya itu ya
sudah terjaga kan sistem di internal.
Jadi sampai surat itu terbit TTE. Nah,
itu yang penting
ee sudah jadi sistemnya sudah baik tapi
bisa dilakukan. Sistem farmasi yang
digunakan tentu sudah sudah bagus.
Siap. Baik, terima kasih Bu Tiat untuk
jawabannya. Kita masuk ya. Ee izin boleh
bertanya satu. Silakan Ibu silakan. ee
terkait untuk alih media, Bu. Ee
maksudnya saya pernah ee arsif yang kita
ciptakan itu ee dialih mediakan gitu
sebelum kita serahkan ke unit pengolah.
Nah, itu mekanismenya seperti apa ya, Bu
dan arsip yang seperti apa yang kita
alih mediakan. Terima kasih, Bu.
Ee terima kasih, Bu. Jadi kalau terkait
dengan alih media
yang pasti itu dari arsif nanti kan ada
yang dinamis ya arsif dinamis itu kan
adalah arsif yang kita yang kita gunakan
di OPD kita pada saat arsif itu masih
digunakan nanti kita akan melihat ke JRA
kita misal JRA nanti ada batasannya
untuk per masing-masing sektor
itu nanti bisa pada waktunya JRA nanti
bisa disampaikan ke unit kearsipan.
Nah, terkait scanning kemudian nanti
kapan diserahkan yaitu kembali ke JA dan
ee kode
klasifikasi di masing-masing arsif
tersebut.
Seperti itu. Mungkin bisa dicek kembali
ke TU-nya nanti ya. Ee coba kembali
dilihat CRA kemudian kode klasifikasi.
Karena di kode klasifikasi itu ee sudah
ada aturan-aturan yang terkait. misalnya
kapan nanti diigitalisasi gitu.
Ee kemudian juga ada satu tambahan
terkait dengan persyaratan ahli media
mungkin ah langsung ahli media tap
sebetulnya ada juga persyaratannya Bu
kalau kita lihat tentu daftar arsip alih
media itu harus kitaat
ee kita buat tentu kemudian juga berita
acara yang dialih media seperti itu. ee
kalau kita lihat Undang-Undang 32 2014
juga bahwa setiap instansi pemerintah
dapat melakukan perekaman arsif
elektronik yang disai dengan daftar
arsif ah media dan berita acara alimi
seperti itu. Nah, tentu itu ada SOP.
Nah, bagaimana SOP-nya itu? Nah, turunan
dari tadi Bu, mulai dari undang-undang
kururan ya sehingga kita bila sudah ada
SOP tentu akan mudah bagi semua OPD atau
mungkin di tempat Ibu ya tadi di
Kementerian
ee PU untuk mengelola kearsipan.
Mungkin ini juga nanti bisa menjadi
masukan ee untuk bagian sekretariat TU
atau kearsipan ya. Bagaimana SOP-nya
sudah ada belum?
Ee kami pikir ini penting sekali Bu
karena misalnya terkait dengan
kementerian itu kan proyek-proyek ya,
proyek-proyek yang luar biasa berkasnya
mungkin mulai dari studi FS, DED,
berkas-berkas lain ya lelang dan
sebagainya ee memang harus harus sampai
SOP itu didetailkan juga masing-masing
lembaga yang ada seperti itu sehingga
nanti jelas kapan Ibu merekam
elektronik, daftar ASIPnya seperti apa,
berita acaranya seperti apa. apa itu
sudah ada standar
dan ini mungkin juga bisa diterapkan ee
di lembaga lainnya sesuai dengan standar
masing-masing tapi tentu tetap mengacu
kepada aturan utama yang ada di And
[Musik]
Sultan Ardi konsultasi kearsipan
dinamis yang ee bisa kita komunikasi
atau di IG untuk lebih dalam ya, lebih
lanjut.
Baik, terima kasih Bu Tiat untuk
jawabannya. Semoga menjawab ya Bu ya
tadi pertanyaan yang sudah disampaikan
Bu Tiat terima kasih sekali lagi atas
rawuhnya di webinar ASN belajar seri 22
tahun 2025. Sebelum diakhiri, Ibu
barangkali ada closing statement yang
ingin Ibu sampaikan kepada sobat ASN
yang hadir di webinar kali ini. Silakan
Bu Tiat ya. Terima kasih. Ee jadi
sahabat ASN
ee arsif itu tidak hanya sekedar sekedar
berkas yang kita gunakan pada saat kita
melakukan peristiwa. Tapi arsip itu
sangat penting bagi kita semua.
ee bagaimana kita bisa menjalankan
kegiatan dengan lancar. Yang terpenting
lagi adalah bagaimana nilai-nilai
penting dan nilai-nilai kebaikan dari
arsip itu dapat kita sampaikan kepada
masyarakat luas khususnya generasi muda.
Jadi tanpa arsip tentu budaya itu tidak
akan muncul. Dan oleh karena itu mari
kita bersama-sama menjaga arsib kita dan
mensosialisasikannya kepada masyarakat.
Terima kasih. Kasih Bu Tiat. Jadi perlu
dipahami dan digaris bawahi ya, Sobat SN
Arsip itu bukan hanya sekedar dokumen
tapi juga memuat nilai-nilai kebaikan
yang perlu kita sosialisasikan. But
Tiat, sekali lagi kami ucapkan terima
kasih karena telah menyampaikan
inset-insetnya. Semoga barokah. Salam
sehat selalu untuk Bu Tiat. Kita bertemu
lagi di event-event selanjutnya, Ibu.
Thank you, Bu.
Baik, Sobat SN, sebelum saya lanjut ke
sesi narasumber berikutnya, terlebih
dahulu saya ingin ingatkan bagi Sobat
ASN yang sudah hadir di webinar ASN
belajar seri 22, jangan lupa untuk
mengisi presensi via laman semesta
Bangkom ya, Sobat ASN. Jadi, Sobat ASN
bisa akses linknya melalui kolom running
teks yang sudah ada di bawah saya ini
ataupun bisa akses juga melalui kolom
chat Zoom ataupun di live chat YouTube.
Baik, Sobat SN, sesaat lagi kita akan
masuk ke sesi pemaparan narasumber kita
yang kedua setelah jeda pandiwara
berikut ini.
[Musik]
Ya, Anda kembali menyaksikan webinar ASN
belajar seri 22 tahun 2025 terkait
dengan pengelolaan arsip digital dan
bagaimana autentikasinya. Tadi kita
sudah dengarkan paparan dari narasumber
kita yang pertama dari Kepala Dinas
Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa
Timur. Kali ini kita akan masuk ke sesi
narasumber kita yang kedua. Telah hadir
bersama dengan kami Direktur Informasi
Kearsipan atau ARI atau Pakar hukum
kearsipan Bapak Rudi Anton, S.H., M.H.
[Musik]
Selamat pagi menuju siang, Pak Rudi.
Bapak mohon maaf audionya masih belum.
Selamat pagi, Mas. Siap. Kabar baik, Pak
Rudi? Alhamdulillah wasyukurillah. Baik,
Pak Rudi. Tadi kita sudah dengarkan
berbagai insight terkait dengan
dasar-dasar pengelolaan arsif digital
oleh Bu Tiat. Kali ini kita akan
dengarkan paparan dari Pak Rudi. Mohon
izin remind Bapak untuk waktu
pemaparannya kurang lebih selama 30
menit. Nanti kita akan langsung masuk ke
sesi tanya jawab. Kami persilakan kepada
Pak Rudi untuk menyampaikan materinya.
Monggo, Pak. I. Terima kasih.
Bismillahirrahmanirrahim.
Asalamualaikum warahmatullahi
wabarakatuh.
Salam sejahtera untuk kita semua. Om
swastiastu. Namo buddhaya.
Salam kebajikan, salam sehat, salam
arsip untuk kita semua. Pertama-tama
marilah kita panjatkan puji syukur ke
hadirat Allah Subhanahu wa taala, Tuhan
yang maha esa
di pagi hari yang cerah ini kita bisa
berkumpul kembali dengan teman-teman ASN
ee seJawa Timur dan tadi saya juga lihat
ada teman-teman juga dari ee kementerian
lembaga yang ikut.
Ee ini acara ini sangat ee bagus. saya
sangat mendukung sekali terutama terkait
dengan ee apa ya pemahaman, pemberian
pemahaman keasipan kepada teman-teman
aparatur sipil negara atau siapapun yang
mengikuti diskusi kita ini.
Jadi kalau kita bicara tentang arsif
digital atau lebih tepatnya disebut di
dalam konteks ee undang-undang itu
dengan arsif elektronik ini tentu kita
ee
tidak lepas dari apa pengertian arsif
itu sendiri. Coba ditampilkan
ya. Jadi ketika kita bicara ee arsif
elektronik, arsif digital, sebenarnya
dalam Undang-Undang 43 tahun 2009 itu
telah kita antisipasi. Jadi waktu kita
menyusun undang-undang itu, apapun jenis
arsif yang tercipta
dari ee proses penyelenggaraan suatu
organisasi
itu dalam bentuk media apapun ya.
sepanjang itu mengikuti perkembangan
teknologi, informasi dan komunikasi
itu adalah semua yang tercipta itu
adalah yang dimaksud dengan ee arsif
yang kita ee diskusikan hari ini. Jadi
dalam pengertian arsif di pasal 1 ayat 2
Undang-Undang 43 itu jelas bahwa arsif
yang dimaksud dalam pengertian ini tidak
saja hanya dibatasi dari arsib-arsip
tekstual, tapi arsif yang tercipta dalam
bentuk berbagai media apapun termasuk
yang tercipta sejak awal atau dalam
bentuk bond digital sejak awal. Nah, ini
telah kita antisipasi pada saat itu.
Jadi ketika kita bicara ee
digital maaf ee autentikasi sebenarnya
yang perlu kita ee sepakati bersama
apakah arsif yang kita ciptakan sejak
awal itu dalam bentuk apakah itu
tekstual, apakah itu dalam bentuk arsif
ee elektronik atau yang di dalam diskusi
ini kita sebut dengan arsif digital itu
itu kembali kepada apa yang kita atur
sebelumnya. Jadi untuk memastikan sebuah
jenis arsif itu adalah arsif yang
autentik, tentu kita tidak lepas dari
kesepakatan aturan main ketika arsif itu
kita ciptakan, baik dalam konteks
tekstual maupun dalam konteks arsif
elektronik. Itu yang harus kita
sepakati. Jadi yang pertama-tama tentu
ketika kita bicara arsif itu autentik
atau tidak itu sejalan dengan tujuan
penyelenggaraan keasipan yang di pasal 3
itu. Coba lanjut
ya. Lanjut lagi.
Nah, next. di pasal 3 Undang-Undang 43
tahun 2009.
Lanjut bahwa arsif ee tujuan
penyelenggaraan